facebook RSS # #

05.12.2019 06:51

Polska Agencja Prasowa Serwis Samorządowy
 
2019-11-13 15:56       aktualizacja: 2019-11-14 11:08       WIADOMOŚCI
  A A A

Transmisja sesji. Jak nagrywać obrady rady gminy, nie łamiąc ustawy o ochronie danych

Transmisja sesji. Jak nagrywać obrady rady gminy, nie łamiąc ustawy o ochronie danych
Fot.PAP/M.Obara
Minimalizacja danych, ich anonimizacja i zasady udostępniania nagrań - to tylko niektóre elementy, jakie muszą wziąć pod uwagę administratorzy w związku obowiązkiem nagrywania i transmisji obrad kolegialnych organów JST czyli np. rad gmin, powiatu - przestrzega Urząd Ochrony Danych Osobowych.

Od początku nowej kadencji samorządy zobowiązane są do prowadzenia transmisji i nagrywania obrad organów kolegialnych. Jak przypomina UODO ma to zapewnić każdemu obywatelowi prawo do uzyskania informacji o działalności organów władzy publicznej.

"Uprawnienie to obejmuje m. in. wstęp na posiedzenia kolegialnych organów władzy publicznej pochodzących z powszechnych wyborów, a także możliwość zapoznania się z transmisją obrad tych organów. Gwarantuje to Konstytucja. Ponadto posiedzenia kolegialnych organów władzy publicznej są jawne i dostępne, a protokoły i stenogramy z ich obrad są udostępniane. Wskazują na to przepisy ustawy o dostępie do informacji publicznej" - wskazuje Urząd.

Jak jednak spełniać obowiązek jawności działań władzy samorządowej przy jednoczesnym zachowaniu przepisów o ochronie danych osobowych? Jakie procedury powinien uwzględnić administrator w związku z transmisją i nagrywaniem, a także dalszym udostępnianiem nagrań?

Dobre planowanie

Przede wszystkim - jak instruuje Urząd - obrady rad gmin czy powiatów powinny być odpowiednio zaplanowane. "Ważne jest zarówno to, na jakim forum będzie np. prowadzona debata publiczna, podczas której dochodzi do przetwarzania danych osobowych, jak i zakres oraz sposób przetwarzania danych. Podjęcie właściwych decyzji w tym zakresie pozwoli bowiem ograniczyć możliwość ujawnienia osobom nieuprawnionym przetwarzanych danych osobowych" - podkreśla UODO.

Istotne jest przy tym np. ustawienie kamer, tak by obejmowały one swoim zasięgiem przede wszystkim osoby publiczne lub osoby realizujące zadania publiczne biorące udział w obradach. Ważne jest też zminimalizowanie zakresu danych pozyskiwanych w związku z transmisją - np. w przerwie obrad powinna ona zostać wstrzymana bowiem "pozyskiwane podczas transmisji dane powinny być adekwatne, stosowne oraz ograniczone do tego, co niezbędne do celów, w których są przetwarzane, zgodnie z zasadą minimalizacji danych wynikającą z art. 5 ust. 1 lit. c RODO".

Administrator, planując transmisje i nagrywanie obrad, powinien również zapewnić odpowiednie szkolenia nie tylko dla osób wchodzących w skład samorządowych organów kolegialnych, ale także dla osób odpowiedzialnych za techniczną obsługę obrad, w tym dla osób, które w instytucji zajmują się do czynnościami technicznymi związanymi z pracą kamer, aby przy realizacji prawa dostępu do informacji publicznej nie dochodziło do naruszenia zaprojektowanych i wdrożonych przez administratora procedur ochrony danych.

Rzetelne informowanie

W przypadku utrwalania obrad konieczne jest zapewnienie rzetelnej realizacji obowiązku informacyjnego wynikającego z art. 13 RODO polegające na uświadomieniu wszystkim uczestniczącym w obradach, czy udostępnienie danych jest w ogóle potrzebne i w jakim zakresie. Wszystkie osoby uczestniczące w posiedzeniach kolegialnych organów JST przed rozpoczęciem tych obrad, powinny zostać poinformowane także o samym fakcie i miejscu transmisji obrad oraz miejscu udostępnienia nagrania wraz ze wskazaniem okresu przechowywania znajdujących się w nagraniach danych osobowych.

Taką informacja powinna znaleźć się np. przed wejściem na salę obrad czy też być odczytana na początku sesji.

Właściwy sposób transmisji, utrwalania i udostępniania


Obowiązek upublicznienia nagrań w BIP i na stronach internetowych nie oznacza prawa do ujawnienia wszystkich danych osobowych przetwarzanych na posiedzeniu kolegialnych organów.

W przypadku danych osobowych zarówno zwykłych, jak i szczególnych kategorii wskazanych w art. 9 oraz danych z art. 10 RODO, administrator, przed publikacją nagrania w sieci (pamiętając o zachowaniu oryginału nagrania jako dokumentu podlegającego archiwizacji), powinien dokonać oceny niezbędności ich ujawnienia z punktu widzenia celu informacyjnego, któremu ta publikacja ma służyć. Niekiedy konieczna będzie pełna anonimizacja danych.

Nagrania obrad są udostępniane w Biuletynie Informacji Publicznej i na stronie internetowej jednostki samorządu terytorialnego oraz "w inny sposób zwyczajowo przyjęty".

"Należy zwrócić uwagę, że ustawodawca w sposób szczególny wyróżnił Biuletyn Informacji Publicznej, jak i strony internetowe jednostki samorządu terytorialnego, co do zasady wskazując je jako docelowe miejsca publikacji nagrań. Zarówno transmisja, jak i udostępnienie w Internecie nagrań posiedzeń kolegialnych organów jednostek samorządu terytorialnego powinno się zatem koncentrować przede wszystkim w tych właśnie publikatorach, a w innych jedynie w przypadku, gdy miejsce publikacji nagrania umożliwia administratorowi pełną kontrolę nad danymi osobowymi i realizację wynikających z RODO obowiązków (np. obowiązku aktualizacji danych, usunięcia danych, sprostowania danych itp.)" - przestrzega UODO.

Urząd akcentuje też, że publikacja nagrań zawierających dane osobowe np. na stronach podmiotów prywatnych wykorzystujących do przetwarzania danych tzw. chmurę, może się wiązać z wieloma zagrożeniami, np. brakiem kontroli nad danymi oraz niewystarczającymi informacjami dotyczącymi samej operacji przetwarzania.

Bezpieczeństwo nagrań

Administrator, realizując zasadę integralności i poufności wskazaną w art. 5 ust. 1 lit. f RODO, powinien zapewnić również bezpieczeństwo znajdujących się na nagraniach danych osobowych celem wyeliminowania ryzyka nieuprawnionej ingerencji w ich treść, ich zmiany lub nawet zamiany całego pliku. Oceniając, czy zapewniony jest odpowiedni stopień bezpieczeństwa, powinien uwzględnić w szczególności wszelkie ryzyka związane z przetwarzaniem, co wynika m.in. z art. 24 i 32 RODO.

Retencja danych

Zgodnie z zasadą ograniczenia przechowywania wskazaną w art.5 ust. 1 lit. e RODO, administrator zapewnia, by dane osobowe zawarte w upublicznionych nagraniach posiedzeń kolegialnych organów jednostek samorządu terytorialnego były przechowywane w formie umożliwiającej identyfikację osoby, której dotyczą, przez okres nie dłuższy, niż jest to niezbędne do celów, w których dane te są przetwarzane.

Zapewnienie przez administratora retencji danych osobowych zawartych w upublicznianych nagraniach, wiąże się ze stałą ich analizą i przeglądem pod kątem oceny ich niezbędności do celów, dla których są przetwarzane. Jeżeli ustawodawca określił w aktach prawnych okres, po którym dane mają być usuwane, to administrator musi przestrzegać tych terminów. Jeśli jednak w przepisach brak jest szczegółowych regulacji w tym zakresie, administrator ma obowiązek samodzielnie określić okres retencji danych, stosując się do wynikającej z RODO zasady ograniczenia przechowywania.

Materiał pt.: "Projektowanie ochrony danych osobowych w związku z transmisją i nagrywaniem obrad kolegialnych organów jednostek samorządu terytorialnego", dostępny jest na stronach UODO.

js/

TAGI: PRAWO
 
KOMENTARZE: 9 PRZEJDŹ NA FORUM

DODAJ SWÓJ KOMENTARZ

 
2019-11-18 08:51:26
Artur: @ Nie. Ty jesteś jako obywatel osobą prywatną. Tu nie działa RODO, a ktoś ewentualnie cywilnie może Cię pozywać.
 
2019-11-15 18:14:13
samorządowiec: Należy opracować regulamin, kiedy osoba fizyczna może zabrać głos w trakcie sesji. Osoba fizyczna powinna zgłosić Przewodniczącemu Rady chęć zabrania głosu w konkretnej sprawie. Przewodniczący informuje osobę fizyczną o nagrywaniu jej wypowiedzi i upublicznieni u jej wizerunku. Skargi powinny być rozpatrywane przez komisje.
Przed wejściem na sale obrad powinna zostać umieszczona informacja o transmisji i nagrywaniu sesji. Każda osoba wchodząc zdaje sobie sprawę, że jej wizerunek może zostać opublikowany.
i tym sposobem problemu nie ma.
Co do publikacji na YT - samorządy "tną koszty" YT jest jeszcze za darmo. Koszt instalacji własnego serwera lub zlecenie podmiotom zewnętrznym transmisję i późniejszą publikację jest wysoki.
 
2019-11-14 15:16:57
gościu do transmisji: do Michał Zemełka - ja odnoszę wrażenie że chodzi właśnie o to by chronić dane osobowe gości, a nie osoby publiczne i tu jest pies pogrzebany.

Posiedzenie Rady jest publiczne i protokół z sesji też na BIP idzie czyli, wychodzi na to że jeśli mieszkaniec się przedstawi i zada pytanie to w protokole jak i na transmisji wideo trzeba by go zanonimizować ?
Bo nie chodzi tu wcale o ochronę danych osobowych osób publicznych a właśnie gości biorących udział w posiedzeniu - tak ja myślę.
Każdy może przyjść nagrać czy to wideo czy dźwięk i go udostępnić a my w urzędach mamy na głowie stawać - to coś tu jest nie tak
 
2019-11-14 11:52:06
archiwista: Czy ktoś wie jak długo należy przechowywać nagrania z sesji na kopiach zapasowych? Tak jak materiały dotyczące Rady czyli kat. A?
 
2019-11-14 11:30:06
Kaszalot: Czy ktoś słyszał, aby jakiś organ administracji publicznej podpisał umowę powierzenia z YouTubem? Jeśli tak, to proszę o adres na jaki należy kierować taką umowę do podpisu. Wg mnie RODO jest tak ogólne, że prawidłowa interpretacja tego co miał poeta (czyli UE) na myśli jest praktycznie niemożliwa. Dla mnie to bubel prawny.
 
2019-11-14 09:24:44
Ola: Do sekretarza - kiedyś popełniłam taki obrazek jak goście siedzą na sesji w kapturach rodem z Ku Klux Klan, szkoda że go nie zachowałam ;)
 
2019-11-14 08:32:31
Michał Zemełka: A jeśli ja, jako zwykły obywatel, nie tam żaden administrator, wejdę na posiedzenie i zrobię telefonem transmisję na żywo na YT. Mogę, czy nie mogę? Mnie również obowiązują te wszystkie opisane w tekście regulacje?

W mojej opinii nagrywanie publicznych posiedzeń osób zatrudnionych w aparacie państwowym nie powinno być ograniczane przepisami. Zawsze przecież, jeśli w jakimś szczególnym przypadku czyjeś dobra zostałyby w jakiś sposób naruszone (chociaż naprawdę ciężko mi sobie wyobrazić taką sytuację w odniesieniu do publicznych posiedzeń), to taka osoba ma rozmaite narzędzia dochodzenia swoich praw, chociażby przez powództwo cywilne.

A jeśli komuś się to nie podoba, to najpewniej ma coś do ukrycia, bo jaki może być inny powód? Poza tym nikt nie zmusza do pełnienia funkcji publicznych: jeśli ktoś nie jest gotowy sprawować ich jawnie i przejrzyście, to niech zmieni branżę.

Obywatele powinni posiadać realne narzędzia do kontroli osób wydających ich pieniądze a skomplikowane regulacje dotyczące nagrywania posiedzeń (o ile dotyczą zwykłych obywateli, o co spytałem na początki) wielu osobom wytrącają je z ręki.
 
2019-11-14 08:24:19
om: Prawny nowotwór: jedna ustawa zwalcza drugą. Urzędnik rozliczany będzie ze stosowania wzajemnie sprzecznych ze sobą praw. Dla rządzących sytuacja doskonała - na każdego znajdzie się paragraf.
 
2019-11-14 08:07:00
sekretarz: Stek bzdur! Proponują aby mieszkańcy przychodzili na sesję wyłącznie w kapturach albo opaskach na oczy!
 
newsletter

TAGI

PARTNERZY 


  Związek Gmin Wiejskich  

KONTAKT
Polska Agencja Prasowa SA
ul. Bracka 6/8, 00-502 Warszawa
Tel.: (+48 22) 509 22 22
Faks: (+48 22) 509 22 34
REDAKCJA SERWISU SAMORZĄDOWEGO PAP
ul. Bracka 6/8, 00-502 Warszawa
Tel.: (22) 509 29 25
Faks: (22) 509 23 72, (22) 509 22 20
e-mail: samorzad@pap.pl
e-mail klubowy: klub@pap.pl
DZIAŁ SPRZEDAŻY I OBSŁUGI KLIENTA
Rafał Szafrański
Tel.: (22) 509 27 03
Kom.: 722 202 428
r.szafranski@pap.pl
PAP Copyright © PAP SA 2013 .
Redakcja  |  O portalu  |  Licencje  |  Polityka Prywatności  |  v 1.4.25