facebook RSS # #

17.10.2017 03:55

Polska Agencja Prasowa Serwis Samorządowy
 
2017-10-06 14:44       aktualizacja: 2017-10-06 15:38       Wiadomości PAP
  A A A

Papierowy urząd. System tradycyjny jest wciąż podstawowym sposobem dokumentowania w jst

Papierowy urząd. System tradycyjny jest wciąż podstawowym sposobem dokumentowania w jst
Fot. Fotolia
„Nadal jesteśmy +papierowi+ Liczba drukowanych pism rośnie. Miesięcznie drukujemy około 550 tys. stron” - powiedziała Iwona Woźniak, dyrektor Biura Obsługi Kancelaryjnej Urzędu Miasta Lublin podczas konferencji „Dokument elektroniczny w archiwum. Metody postępowania, dobre praktyki i techniki zarządzania”.

Urzędniczka w wystąpieniu do archiwistów z Archiwów Państwowych przedstawiła doświadczenia lubelskiego samorządu z systemem elektronicznego zarządzania dokumentami (EZD).

Zaznaczyła, że urząd stara się komunikować elektronicznie, jednak liczba dokumentów papierowych wymaganych przez inne instytucje jest coraz większa.

„Organy kontrolujące, takie jak samorządowe kolegium odwoławcze czy regionalna izba obrachunkowa, żądają od nas papieru. Tylko jeden urząd skarbowy kontaktuje się z nami elektronicznie. Reszta na czele z ZUS-em w formie papierowej” – mówiła Woźniak.

Zaznaczyła, że pomimo funkcjonującego w urzędzie systemu elektronicznej dokumentacji, zdecydowana większość pism jest drukowana.

Pracownicy lubelskiego magistratu są użytkownikami ponad 50 systemów teleinformatycznych i różnych aplikacji mających wspomagać ich pracę. Jednak jak przyznała Woźniak, nie wszyscy są w stanie obsłużyć elektroniczny system dokumentacji, a niektórzy mają nawet problem z podstawową obsługą komputera.

„Mamy jeszcze takich pracowników, przed którymi musimy postawić drukarkę(…). Cały czas doradzamy i wspieramy ich. Prowadzimy szkolenia w ramach służby przygotowawczej do pracy w systemie” – powiedziała.

Od 2015 r. urząd pracuje nad ustandaryzowaniem i zintegrowaniem systemów elektronicznych takich jak: skrzynka podawcza, poczta elektroniczna, system obsługi egzekucji administracyjnej, portal geodezyjny czy system obsługi dokumentów stanu cywilnego.

Woźniak wskazała, że w urzędzie pojawiają się problemy z elektronicznym zarządzaniem dokumentacją. Błędy pojawiają się już na etapie ich rejestracji w systemie teleinformatycznym.

„Często informacje na rękopisach są nieczytelne. Wiadomość z poczty elektronicznej nie mają żadnych danych kontaktowych oprócz adresu email. Zdarza się, że pracownicy nieprawidłowo je rejestrują, przypisując do złych klasyfikacji lub złych komórek organizacyjnych”- wskazała.

Dodała, że instytucje odchodzą od umieszczania daty na piśmie lub przysyłają pliki w formatach, których system nie jest w stanie otworzyć.

„Problemy z prawidłową rejestracją dokumentów są dużym wyzwaniem dla urzędników i dla archiwistów. Dlatego powinniśmy być dla siebie sprzymierzeńcami. Urzędnicy powinni wiedzieć po co zajmują się dokumentowaniem” – podkreśliła pracownica lubelskiego magistratu.

Konferencji „Dokument elektroniczny w archiwum. Metody postępowania, dobre praktyki i techniki zarządzania” odbyła się Warszawie w dniach 5-6 października.

Jma/ woj/
 
KOMENTARZE: 6 PRZEJDŹ NA FORUM

DODAJ SWÓJ KOMENTARZ

 
2017-10-14 10:57:23
zmg: Jeżeli lubelski urząd faktycznie pracuje w trybie EZD, to drukowanie jest niedopuszczalne w obiegu wewnętrznym. Błędy na etapie rejestracji? To kogo tam się zatrudnia? Pracownicy mają problem z obsługą komputera? Ładną "reklamę" Pani dyrektor zrobiła urzędowi. Czyli przez wiele lat zaniedbano temat informatyzacji. Dlaczego nikt nie przeszkolił tych pracowników? Były i są przecież odpowiednie kursy np. ECDL. Brak daty na piśmie? Polecam przeczytać załącznik do instrukcji kancelaryjnej. Pliki w nieznanych formatach? Polecam przeczytać rozporządzenie w sprawie KRI. Dużo jeszcze można napisać o tym artykule i o tym urzędzie. Obwinianie systemu za nieprawidłowe jego używanie i brak wiedzy pracowników jest żałosne. To tak jakby obwinić samochód za spowodowanie wypadku.
 
2017-10-13 14:36:15
Dolphin: #Beneficjent

Przekonania nie będzie tak długo jak długo trzeba będzie wykonywać podwójną pracę - nawet przy najlepszych chęciach, sprzęcie, i wiedzy.
 
2017-10-13 09:50:26
kierownica: powiem tak, dawno dawno temu przy sporządzaniu pewnych czynności drukowało się 1 kartkę A-4 - strona podpisywała i sprawa załatwiona, teraz w tej samej sprawie drukuje się tych kartek A-4, aż 9 strona podpisuje, a urzędnik dodatkowo "odnotowuje w elektronicznym systemie, że strona podpisała". Papieru więcej i więcej, czynności coraz więcej, ludzi coraz mniej chętnych do pracy ot cała elektroniczna prawda.
 
2017-10-12 08:55:41
urzędnik: jak ktoś powie jak przesyłać z urzędu do urzędu pliki mapowe albo całość dokumentacji poszczególnych procedur to chętnie posłucham. No i jak inny urząd ma innemu urzędowi dostarczyć w wersji elektronicznej np. wniosek o pozwolenie na budowę wraz z wszystkimi załącznikami? W takich kwestiach planuje się i robi od szczegółu do ogółu a nie odwrotnie. Przy prostych sprawach elektroniczny obieg jest ok ale przy sprawach złożonych gdzie jest wiele papierków, map, projektów, które trzeba przesłać dalej z pieczątkami innych to już tak wesoło nie wygląda.
 
2017-10-09 12:59:12
Dolphin: Kontakt klientów/petentów z urzędem drogą elektroniczną aby maksymalnie uprościć i przyspieszyć załatwienie sprawy bez wychodzenia z domu - jak najbardziej TAK.
Natomiast elektroniczny obieg dokumentów w urzędzie nie upraszcza i nie wspomaga prowadzenia spraw. W praktyce to podwójna praca, która wymaga przede wszystkim większej ilości czasu - więc jak najbardziej NIE.
 
2017-10-09 09:43:51
Beneficjent: Urzędnicy jeszcze nie mają przekonania do dokumentacji elektronicznej. Papier to papier. Jak się go wyciągnie z teczki to on jest, widać co było zrobione, kto podpisywał pismo, kto sprawę prowadził itd. Pisma elektroniczne to raczej coś wirtualnego, coś co istnieje ale nie widamo gdzie to znaleźć, kto spr. prowadził itd. Do elektronicznego obiegu dokumentów potrzeba sprzętu (którego brak) i szkoleń (których także brak). Poza tym każda instytucja jeszcze chce dokumentu papierowego albo za zgodność kolejne 2 egz. Więc jeszcze długa droga przed nami ekonomiczna, mentalna i profesjonalna.
newsletter

TAGI

PARTNERZY 


  Związek Gmin Wiejskich     Związek Powiatów Polskich

KONTAKT
Polska Agencja Prasowa SA
ul. Bracka 6/8, 00-502 Warszawa
Tel.: (+48 22) 509 22 22
Faks: (+48 22) 509 22 34
REDAKCJA SERWISU SAMORZĄDOWEGO PAP
ul. Bracka 6/8, 00-502 Warszawa
Tel.: (22) 509 23 67
Faks: (22) 509 23 72, (22) 509 22 20
e-mail: samorzad@pap.pl
e-mail klubowy: klub@pap.pl
DZIAŁ SPRZEDAŻY I OBSŁUGI KLIENTA
Tel.: (22) 509 22 25
Faks: (22) 509 22 72
pap@pap.pl
PAP Copyright © PAP SA 2013 .
Redakcja  |  O portalu  |  Licencje  |  Polityka Prywatności  |  v 1.4.25