facebook RSS # #

19.08.2019 00:41

Polska Agencja Prasowa Serwis Samorządowy
 
2019-07-02 23:51       aktualizacja: 2019-07-03 15:58       Wiadomości PAP
  A A A

Papierowe urzędy. Watchdog: w polskich urzędach wciąż królują segregatory i sterty papierów

Papierowe urzędy. Watchdog: w polskich urzędach wciąż królują segregatory i sterty papierów
Fot. PAP/W.Pacewicz
W polskich urzędach wciąż królują segregatory, teczki i sterty papierów – oceniają przedstawiciele Sieci Obywatelskiej Watchdog Polska. Z ich analizy wynika, że zaledwie co czwarty urząd realizuje wymogi ustawy, przesyłając drogą elektroniczną wszystkie decyzje administracyjne do innych urzędów.

Dwa lata temu weszła w życie nowelizacja ustawy Kodeks postępowania administracyjnego, która nakłada na podmioty publiczne obowiązek wymiany korespondencji w postępowaniu administracyjnym drogą elektroniczną. Sieć Watchdog sprawdziła jak powiaty wywiązują się z tego obowiązku. 

Na 205 starostw powiatowych, które odpowiedziały na wniosek o informację publiczną, tylko 52 zrealizowało w pełni to zadanie, czyli 25 proc. urzędów powiatowych. Więcej starostw, bo aż 61, nawet nie odpowiedziało na zwykłe maile wysłane jako wnioski o informację publiczną.

Jak podają autorzy analizy na drodze do przestawienia korespondencji między urzędami z papieru na e-mail stoi wiele przeszkód. Najczęściej podawanym przez urzędników powodem jest zbyt duża objętość dokumentacji, którą trzeba byłoby zeskanować i czasochłonność takiego procesu. Łatwiej wysłać to pocztą. 

Drugim powodem już awaryjność ePUAPu i brak wystarczającej ilości podpisów elektronicznych w urzędzie czy też po prostu brak przeszkolonych pracowników.

Szczegółowe wyniki badania

We wrześniu 2018 roku Sieć Watchdog wysłała do wszystkich starostw powiatowych w Polsce wniosek o informację publiczną, pytając w nim m.in. czy starostwo posiada wdrożony elektroniczny obieg dokumentów; czy wszystkie decyzje administracyjne w sprawach, których dotyczy art. 39 KPA, są doręczane w sposób elektroniczny oraz o ewentualne problemy organizacyjne/techniczne/inne, które stoją na przeszkodzie w realizacji tych zadań. 

Na wniosek odpowiedziało 68 proc. pytanych urzędów (214 z 314 starostw). 

Czy Starostwo Powiatowe posiada wdrożony elektroniczny obieg dokumentów?

Z odpowiedzi urzędów wynika, że 80 proc. z nich ma tzw. EOD czyli Elektroniczny Obieg Dokumentów (dokładnie 163 na 205 urzędów). Jednocześnie w 91 proc. (148 na 163) z nich jest to tylko wspomagająca forma zarządzania dokumentami. Jedynie w 20 przypadkach był to główny kanał przesyłania dokumentów. Według autorów badania oznacza to, że w polskich urzędach wciąż królują segregatory, teczki i sterty papierów.

A ile spośród tych 163 systemów EOD jest kompatybilnych z ePUAPem (Elektroniczną Platformą Usług Administracji Publicznej)? Nie jest źle, bo aż 136 (83%). Z drugiej strony, jeśli urząd ma sprawnie obsługiwać elektroniczną wysyłkę decyzji administracyjnych, to podstawą w każdym urzędzie powinien być Elektroniczny Obieg Dokumentów kompatybilny z platformą ePUAP. A zatem, jeśli odnieść się do potrzeb badanej grupy, będzie to mniejszy procent  – 66% urzędów ma w ogóle szansę bez problemów wysyłać decyzje elektronicznie.

Robi to jednak jedynie 25 proc. urzędów (52 na 205 zbadanych). Zatem zaledwie co czwarty urząd realizuje wymogi ustawy, przesyłając drogą elektroniczną wszystkie decyzje administracyjne do innych urzędów.

Dlaczego to nie działa?

75 proc. urzędów (153) podało przyczyny, z powodu których nie jest w stanie realizować obowiązku nałożonego na nie przez artykuł 39 ust. 2 Kodeksu postępowania administracyjnego, czyli wymieniać się z innymi urzędami korespondencją jedynie za pośrednictwem elektronicznych skrzynek podawczych.

Najczęstszy powód nieprzesyłania decyzji drogą elektroniczną, podany przez 27 proc. (41) urzędów, które podzieliły się przyczynami trudności, to objętość dokumentów, której ePUPAP nie udźwignie albo brak wielkoformatowego skanera.

W przypadku 12 proc. (19) powiatów zgłaszających przyczyny niewypełniania przepisów ustawy, pojawia się twierdzenie, że problemem jest brak Elektronicznej Skrzynki Podawczej po stronie odbiorcy. Kolejną częstą przyczyną rezygnowania z przesyłania dokumentów ePUAPem jest jego awaryjność. Taki powód podało 10 proc. (15) urzędów z grupy, która wypowiedziała się w tym temacie.

Zdaniem urzędów przeszkodą jest konieczność przesłania oryginalnych dokumentów, na przykład przy dokumentacji budowlanej (12 wskazań). Pojawiają się też problemy takie, jak niewystarczającej ilości podpisów elektronicznych, które są drogie (6 wskazań). Czasem, zamiast czekać na przełożonego z podpisem elektronicznym, urzędnik woli wysłać decyzję tradycyjną pocztą, zwłaszcza że często to same urzędy życzą sobie, by odpowiedź przyszła do nich w takiej właśnie formie.  

Choć przerzucenie korespondencji między podmiotami publicznymi do Internetu miało na celu zmniejszenie kosztów, wiele urzędów uważa, że efekt jest dokładnie odwrotny – skanowanie wielostronicowych dokumentów jest czasochłonne, a godzinę pracy urzędnika trudno porównać z kosztem znaczka pocztowego. Z drugiej strony, gdyby nie grzech pierworodny w postaci przechowywania dokumentów w postaci papierowej i drukowanie ich tylko po to, by przystawić pieczątkę, nie byłoby takiego problemu.

Tymczasem starostwa dosyć często tłumaczą się brakiem Elektronicznego Obiegu Dokumentów, czy jego niekompatybilnością z ePUAPem, wygląda na to, że w wielu urzędach wciąż króluje papier.

Choć niektórzy narzekają na brak środków na informatyzację urzędu, spora część melduje w swojej odpowiedzi, że ją wdraża. Jedni wdrażają EOD, inni podpisy elektroniczne czy obsługę ePUAPu. Jak się okazuje, przeszkodą we wdrażaniu bywają sami urzędnicy. Zdarzały się odpowiedzi, w których autorzy otwarcie narzekali na pracowników, którzy mimo szkoleń mają problemy z obsługą platformy. 

Czy urzędy zgłaszają problemy do Ministerstwa Cyfryzacji?

Na tak postawione pytanie na 153 urzędy, które w odpowiedzi na nasz wniosek zgłaszały problemy, tylko 11 poinformowało o nich resort cyfryzacji. 

mp/
 
KOMENTARZE: 5 PRZEJDŹ NA FORUM

DODAJ SWÓJ KOMENTARZ

 
2019-08-01 07:48:44
MB: @xyz: Przed drugą wojną światową też mieliśmy gwarancje. Jako ciekawostka dla jak przypuszczam młodego człowieka w takiej Rosji na najwyższym poziomie tajności nic nie przetwarza się elektronicznie i króluje a jakże papier.
 
2019-07-10 11:41:03
xyz: @MB - gwarantuję Ci, że przetrwa dokument elektroniczny. Oczywiście za odpowiednią opłatą. Cyfryzacja i technologia kosztuje.
@urzędnik- bez przesady, równie dobrze można rozłożyć sobie dokumenty na pulpicie i pracować tak jak z dokumentami na biurku. Kwestia mentalności i sprawności w posługiwaniu się nowymi technologiami. Żyjemy podobno w erze cyfryzacji ;) Zresztą kiedyś ktoś już podjął temat tzw. biura bez papieru. Z taką mentalnością jak w Polsce, to jeszcze długo nie pozbędziemy się papieru i druku.
 
2019-07-03 10:11:13
MB: Zobaczymy przy jednej większej zawierusze co przetrwa papier czy dokumenty elektroniczne?
 
2019-07-03 09:21:48
urzędnik: Tym, którzy nie rozumieją, że w urzędach papier jest jednak niezbędny i zdecydowanie ułatwia pracę, proponuję spróbować pracować naraz na kilku, kilkunastu dokumentach z których trzeba wybrać potrzebne rzeczy. O wiele łatwiej jest rozłożyć sobie na biurku kilka papierowych dokumentów i na nich pracować, niż klikać co sekunda na monitorze między jednym pdf-em, excelem czy innym doc-iem, a drugim. Nie brnijmy bezsensownie w cyfryzację wszystkiego, zachowajmy umiar. Praca w urzędzie nie polega na szybkim odhaczeniu jednostronicowego wniosku.
 
2019-07-03 08:33:34
Piotr: Zniechęcającym do przejścia na EZD jest w szczególności § 34. ust. 3. Instrukcji kancelaryjnej "Ostatecznej akceptacji wersji przeznaczonej do wydrukowania i wysyłki w postaci papierowej dokonuje się przez podpisanie podpisem elektronicznym weryfikowanym w sposób określony w przepisach ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne..."
W efekcie wójt lub osoba upoważniona musi podpisywać pismo 2 razy - na papierze i elektronicznie. Jest to pracochłonne i powoduje zamieszanie. Najlepszym rozwiązaniem byłoby, w przypadku wysyłania pisma na papierze, włączenie do akt sprawy odwzorowania cyfrowego (skanu) podpisanego odręcznie pisma przeznaczonego do wysyłki. Wtedy wójt do podpisania dostaje 1 egzemplarz na papierze, który jest skanowany ad acta, a papier jest następnie wysyłany.
 
newsletter

TAGI

PARTNERZY 


  Związek Gmin Wiejskich  

KONTAKT
Polska Agencja Prasowa SA
ul. Bracka 6/8, 00-502 Warszawa
Tel.: (+48 22) 509 22 22
Faks: (+48 22) 509 22 34
REDAKCJA SERWISU SAMORZĄDOWEGO PAP
ul. Bracka 6/8, 00-502 Warszawa
Tel.: (22) 509 29 25
Faks: (22) 509 23 72, (22) 509 22 20
e-mail: samorzad@pap.pl
e-mail klubowy: klub@pap.pl
DZIAŁ SPRZEDAŻY I OBSŁUGI KLIENTA
Rafał Szafrański
Tel.: (22) 509 27 03
Kom.: 722 202 428
r.szafranski@pap.pl
PAP Copyright © PAP SA 2013 .
Redakcja  |  O portalu  |  Licencje  |  Polityka Prywatności  |  v 1.4.25