Lubuskie samorządy chcą ograniczenia papierologii i wdrożenia nowoczesnych narzędzi informatycznych w urzędach stanu cywilnego. W ciągu roku USC generują miliony kartek papieru - wskazują
Lubuskie samorządy chcą ograniczenia papierologii i rozwoju nowoczesnych e-usług w urzędach stanu cywilnego. Jak szacują w ciągu roku w USC generuje się blisko 3,5 mln kartek papieru z samymi tylko aktami stanu cywilnego.
Zrzeszenie Gmin Województwa Lubuskiego skierowało do resortu cyfryzacji postulat dotyczący opracowania i wdrożenia rozwiązań prawnych i technologicznych umożliwiających ograniczenie ilości wytwarzanej w urzędach stanu cywilnego dokumentacji papierowej poprzez wykorzystanie funkcjonalności nowych e dowodów.
Samorządowcy zwrócili uwagę, że przez obecne przepisy w procesach rejestracji stanu cywilnego wytwarzana jest bardzo duża liczba dokumentów papierowych. Jak szacuje ZGWL tylko w ciągu roku w Polsce rejestruje się około miliona aktów stanu cywilnego, co przekłada się na około 3,35 mln kartek papieru.
Według samorządowców z wytwarzaniem takich ilości dokumentacji papierowej wiążą się duże koszty, zarówno rzeczowe, jak i osobowe. „Powstawanie tak dużej ilości dokumentacji papierowej powoduje również konieczność zapewnienia w urzędach stanu cywilnego rozwiązań organizacyjnych jak i lokalowych umożliwiających przechowywanie akt zbiorowych i akt sprawy. Konieczność generowania dokumentów papierowych wpływa także na wydłużony czas realizacji usług związanych z rejestracją stanu cywilnego” – zauważają przedstawiciele ZGWL.
Dlatego Związek zaproponował wykorzystanie rozwiązań oferowanych w nowych dowodach osobistych. Od marca bieżącego roku wydawane są w Polsce dowody osobiste z warstwą elektroniczną. Każda osoba, która posiada taki dowód osobisty może potwierdzać swoją obecność w urzędzie i składać elektroniczne podpisy pod elektronicznymi dokumentami, bez konieczności generowania dokumentów papierowych.
Tymczasem, jak zaznaczają przedstawiciele ZGWL obecnie wykorzystanie powyższej technologii nie jest możliwe w procesach rejestracji stanu cywilnego co wynika, z braku odpowiednich rozwiązań prawnych oraz technologicznych. Jak podkreślają samorządowcy zastosowanie rozwiązań zawartych w e-dowodach wymaga, bowiem, aby obowiązujące przepisy dopuszczały możliwość zastąpienia obecnych dokumentów papierowych dokumentami elektronicznymi, które mają taka samą moc prawną.
„Niezbędne jest także opracowanie i wdrożenie w rejestrze stanu cywilnego nowych funkcjonalności, które umożliwią wytwarzanie dokumentów elektronicznych oraz ich podpisywanie z wykorzystaniem e-dowodów. Konieczne jest także wyposażenie urzędów stanu cywilnego w niezbędną w tym celu infrastrukturę (czytniki do e-dowodów)” – podkreśla ZGWL.
Według Związku wprowadzenie wymienionych zmian w procesach rejestracji stanu cywilnego spowoduje m.in. że poszczególne dane, które są wymagane do realizacji zadań nie będą musiały być przenoszone do systemu rejestracji stanu cywilnego ręcznie co poprawi zdecydowanie ich jakość danych (z powodu wyeliminowania czynnika ludzkiego) oraz bezpieczeństwo. „W ten sposób skróci się też czas realizacji zadań oraz zmniejszą się koszty funkcjonowania urzędów stanu cywilnego (mniejsza liczba urządzeń, niższe zużycie materiałów eksploatacyjnych, niże zużycie energii, ograniczenie ilości zużywanego papieru, mniejsza powierzchnia materiałów archiwalnych)” – przekonują samorządy.
ZGWL zaapelowało też o integrację rejestru stanu cywilnego z systemami elektronicznego zarządzania dokumentacją (EZD) oraz systemami teleinformatycznymi wspomagającymi tradycyjną formę realizacji czynności kancelaryjnych w urzędach stanu cywilnego. Jak zauważają samorządowcy obowiązki wynikające z przepisów Instrukcji Kancelaryjnej powodują, że czynności kancelaryjne (rejestracja pism wpływających i wychodzących, rejestracja spraw, tworzenie akt sprawy) zajmują znaczącą ilość czasu w zakresie realizowanych zadań.
mp/