System jest intuicyjny, licencje są bezpłatne, gmina poniosła tylko koszty wdrożeniowe – mówi o eDok Patryk Tomczak, sekretarz gminy Święciechowa.

Jak już informowaliśmy, w Urzędzie Gminy Święciechowa wdrożono eDok, elektroniczny system zarządzania dokumentami i sprawami, bez opłaty za licencję. Wprowadzenie systemu było możliwe dzięki porozumieniu zawartemu między COI i Ministerstwem Cyfryzacji. Wdrożeniem objęto obsługę korespondencji i procesów merytorycznych urzędu gminy takich jak przyjęcie i obsługa korespondencji zewnętrznej, obsługa teczek i spraw i prowadzenie korespondencji w sprawie pomiędzy komórkami wewnętrznymi oraz podmiotami zewnętrznymi.

Dlaczego Państwa gmina przystąpiła do projektu – jakie były powody i w jaki sposób do tego doszło?

- Sprawą wdrożenia elektronicznego obiegu dokumentów w Urzędzie Gminy w Święciechowie zajmowaliśmy się od dawna. Naszymi celami było znalezienie odpowiedniego programu oraz sfinansowanie jego zakupu środkami zewnętrznymi. Byliśmy partnerem projektu składanego do dofinansowania w ramach konkursu z Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki.

Przetestowaliśmy wtedy wiele programów i poznaliśmy różne rozwiązania stosowane przez producentów oprogramowania. Mimo zakwalifikowania naszego projektu do dofinansowania, ze względu na wycofanie się lidera naszego partnerstwa, nie został on zrealizowany.

Postanowiliśmy więc ponowić naszą próbę w ramach obecnej perspektywy finansowej, ale zupełnie przypadkowo, z prasy branżowej, dowiedzieliśmy się o krajowym systemie zarządzania e-dokumentacją i przygotowywaniu jednolitego systemu obiegu dokumentów, adresowanego do wszystkich podmiotów administracji publicznej. Wtedy dowiedzieliśmy się o oferowanym przez COI systemie eDok.

Stwierdziliśmy, że skoro ambicją Ministerstwa Cyfryzacji jest dostarczenie w przyszłości otwartego, dobrej jakości oprogramowania, to najlepszym rozwiązaniem będzie skorzystanie z proponowanych rozwiązań. To skutkowało zaprzestaniem poszukiwania przez nas rozwiązań komercyjnych i wystąpieniem o sublicencję udzielaną przez Skarb Państwa – Ministra Cyfryzacji.

Jak wygląda stopień zinformatyzowania urzędu – czy była wcześniej e-skrzynka podawcza, czy mieszkańcy załatwiają sprawy przez internet, czy mają Państwo statystyki, ile spraw drogą elektroniczną jest załatwianych?

- W gminie funkcjonowała już wcześniej elektroniczna skrzynka podawcza założona na platformie ePUAP. Niestety, statystyki pokazują, że zaledwie 1 proc. spraw było załatwianych drogą elektroniczną. Główną przyczyną tej sytuacji był brak posiadania przez mieszkańców podpisu elektronicznego – certyfikatu kwalifikowanego bądź profilu zaufanego.

Sytuacja zmieniła się diametralnie po uruchomieniu programu 500+ , kiedy wprowadzono możliwość składania wniosków elektronicznych przez bankowość internetową. Okazało się, że co czwarty wniosek był wnioskiem złożonym elektronicznie. Ponadto ostatnia zmiana Kodeksu postępowania administracyjnego, które weszła w życie 1 czerwca br., wprowadziła obowiązek doręczenia pism do podmiotów publicznych na elektroniczną skrzynkę podawczą. Od kilku miesięcy więc wszystkie pisma doręczane w trybie KPA do podmiotów publicznych są wysyłane drogą elektroniczną.

Czy w gminie są tzw. białe plamy, czy szybki internet jest na terenie całej gminy?

- Jeszcze kilka lat temu dostęp do szerokopasmowego internetu w naszej gminie był mocno ograniczony. Sytuację zmienił projekt Wielkopolska Sieć Szerokopasmowa, a następnie inwestycje wykonywane w ramach Programu Operacyjnego Polska Cyfrowa. Zrezygnowaliśmy z pobierania opłat za zajęcie pasa drogowego w celu umieszczenia w nim infrastruktury sieci szerokopasmowej. Dzięki temu w ciągu najbliższych dwóch lat sieć szerokopasmowego internetu będzie w 9 z 12 miejscowości naszej gminy.

Do kiedy zawarta jest umowa z ministerstwem na korzystanie z eDok?

- Umowa sublicencyjna przewiduje udzielenie bezpłatnych i bezterminowych licencji.

Jakie koszty związane z systemem eDok poniosła gmina lub będzie ponosiła w przyszłości? Chodzi mi o koszty wdrożenia, instalacji, konfiguracji i szkoleń. Kto te czynności przeprowadzał?

- Jak już wspomniałem, licencje są bezpłatne. Gmina poniosła natomiast koszty wdrożeniowe, na które składały się prace techniczne, asysta stanowiskowa po uruchomieniu systemu oraz instruktaż. W ramach prac technicznych było to zdefiniowanie procedur pracy, które będą obowiązywać po wdrożeniu systemu, instalacja oprogramowania serwera systemu, konfiguracja baz danych, konfiguracja aktualizacji systemu, jego uruchomienie i sprawdzenie poprawności działania.

Wszystkie te czynności przeprowadzali przedstawiciele Centralnego Ośrodka Informatyki. Użytkownik może zawrzeć również umowę serwisową na usługi utrzymania i rozwoju systemu. Za wszystkie elementy, zgodnie z umową z COI, zapłaciliśmy 16 000 zł netto.

Jak ocenią Państwo system pod względem użytkowym od strony urzędnika, który go obsługuje – czy jest intuicyjny, czy wszystkie jego funkcjonalności są potrzebne, czy może jakichś brakuje? Jeśli tak, to jakich?

- System jest intuicyjny. Posiada takie funkcje jak ewidencjonowanie korespondencji wpływającej na jednym bądź wielu rejestrach (dziennikach), rejestrowanie każdej postaci korespondencji: listy, faxy, e-maile, przesyłki z ePUAP, tworzenie różnego rodzaju statystyk i zestawień, wielopoziomowa dekretacja, korespondencja wychodząca zintegrowana z ePUAP), ustalanie zastępstw, ustawianie ścieżki elektronicznej akceptacji.

Na prawidłowe funkcjonowanie systemu elektronicznego obiegu dokumentów wpływ ma nie tylko sam program, ale także wdrożenie odpowiednich procedur, techniczne przygotowanie poszczególnych stanowisk pracy czy zmiana przyzwyczajeń pracowników. Całość wymaga wielkiego zaangażowania i pracy wszystkich pracowników, szczególnie w okresie wdrożenia. Za co im w tym miejscu bardzo serdecznie dziękujemy. Założyliśmy, że po pierwszych trzech miesiącach funkcjonowania systemu, dokonamy podsumowań i zbierzemy informacje na temat jego działania. Dokonamy analizy, co można by w nim poprawić i usprawnić w celu wprowadzenia ewentualnych korekt.

Ile osób w gminie korzysta z systemu?

- Z systemu korzysta 20 osób, czyli wszyscy pracownicy urzędu wraz z kierownictwem.

Czy w systemie jest opcja udostępniania sprawy innym komórkom organizacyjnym i czy jest obieg wewnętrzny dokumentów?

- Tak. To bardzo przydatne funkcje. Nie wyobrażamy sobie systemu bez tych funkcjonalności. Często potrzebujemy opinii w danej sprawie od innych komórek organizacyjnych. Rozwiązania zastosowane w systemie doskonale się sprawdzają w praktyce.

Dziękuję za rozmowę.
Katarzyna Kubicka-Żach

Czytaj też: Darmowy eDok. COI: pierwsze wdrożenie e-systemu zarządzania dokumentami bez opłaty za licencję


Kkż/