Sprawna komunikacja – zarówno wewnętrzna, jak i zewnętrzna, jest podstawą dobrego funkcjonowania urzędu. Niezbędne do tego są odpowiednie narzędzia, które ograniczą ilość papierowych dokumentów, ułatwią pracę w urzędzie poprzez np. korzystanie z komunikatorów, porozumiewanie się urzędników w trybie video-konferencji.

Podczas Konwentu Informatyków Administracji Publicznej Lubelszczyzny, samorządowcy mogli zapoznać się z rozwiązaniem Microsoft Office Communication Server 2007 (OCS). Jest to platforma informatyczna, wspomagająca w komunikacji instytucje i organizacje o rozbudowanej strukturze organizacyjnej, zatrudniające dużą liczbę pracowników i rozproszone pod względem lokalizacji.

Narzędzie jest proste w obsłudze i wykorzystuje dostępne technologie, takie jak łącze internetowe, telefonia VOIP, istniejąca infrastruktura informatyczna. Umożliwia korzystanie z komunikatora, działającego podobnie jak Gadu-Gadu czy Skype – wyjaśnia Paweł Chudy z firmy MCSK z Lublina.

Oprócz standardowych funkcji, OCS pozwala na szybkie przejście na tryb video-konferencji, przydatny szczególnie w komunikacji na odległość z większą grupą osób w różnych lokalizacjach. Platforma jest zatem doskonałym narzędziem do przeprowadzania spotkań biznesowych, obrad, zebrań czy konferencji, podczas których oprócz kontaktu wizualnego i słownego niezbędna jest wymiana i praca nad dokumentami.

Rozwiązanie posiada też wiele funkcjonalności usprawniających komunikację wewnętrzną. Integracja z kalendarzami pozwala na szybkie poznanie statusu pracownika, jego bieżących zadań i miejsca pracy.

Zdaniem Pawła Chudego, jest to szczególnie przydatne w większych jednostkach samorządowych – urzędach miasta, urzędach powiatowych, które najczęściej są rozproszone i funkcjonują w wielu budynkach. Tego typu platforma istnieje i z powodzeniem funkcjonuje w Urzędzie Miasta Bydgoszczy.

Office Communication Server stwarza nowe możliwości zarówno dla komunikacji wewnętrznej, jak i zewnętrznej w sektorze publicznym. Co więcej, wdrożenie takiej technologii wydaje się kolejnym etapem informatyzacji administracji. Już teraz da się zaobserwować rosnące zainteresowanie platformą, która pozwala na wzbogacenie tradycyjnych narzędzi takich, jak e-mail lub komunikator o nowoczesne i bardziej efektywne sposoby porozumiewania się z pracownikami i interesantami – zaznaczył Paweł Chudy.

Jego zdaniem, ze względu na dostępność dużej puli funduszy unijnych, przeznaczonych na wdrażanie nowych technologii w sektorze publicznym, jednostki samorządu terytorialnego mają obecnie większą możliwość korzystania z tego rodzaju technologii.