Zamiast wklepywać dokumenty papierowe do komputera, można skorzystać ze specjalnej aplikacji. Pomoże ona zorganizować archiwum elektroniczne w urzędzie.

Obieg dokumentów bez użycia papieru pozostaje ciągle upragnionym celem zarówno urzędników, jak i ich petentów. Mimo dostępności poczty elektronicznej wiele procesów wciąż wymaga oryginalnych dokumentów drukowanych. Wyszukiwanie konkretnych dokumentów lub danych w nich zawartych zajmuje jednak zbyt wiele cennego czasu.

W epoce digitalizacji rozwiązaniem jest proste przekształcenie dokumentów papierowych w dobrze zorganizowane, sprawne archiwum elektroniczne za pomocą programu ABBYY FineReader – aplikacji do optycznego rozpoznawania pisma.

Takie archiwum umożliwia szybkie przeszukanie każdego dokumentu i odnalezienie potrzebnych fragmentów, danych lub liczb w krótkim czasie i bez wstawania od komputera.

Stworzenie takiego dokumentu jest proste: należy zeskanować dokument papierowy, np. raport, wniosek, decyzję, pełnomocnictwo i inne (przyda się szybki skaner wyposażony w automatyczny podajnik) lub sfotografować go przy użyciu dowolnego aparatu cyfrowego – wystarczy aparat w smartfonie.

Powstałe obrazy lub pliki PDF należy otworzyć w zainstalowanym wcześniej programie ABBYY FineReader. Kiedykolwiek zajdzie potrzeba wyszukania archiwalnych informacji, będzie można odnaleźć je w kilka sekund, zamiast godzin.

Jedno kliknięcie wystarczy, aby wszystkie dokumenty utworzyły spójne i przejrzyste archiwum złożone z plików w formacie PDF, które można przeszukiwać. W archiwum mogą znaleźć się też dokumenty wcześniej zdigitalizowane, a ABBYY FineReader dodatkowo poprawi ich wygląd i czytelność.

Program ABBYY FineReader w urzędzie oznacza także, że pracownicy raz na zawsze zostaną uwolnieni od konieczności przepisywania tekstów z dokumentów papierowych do komputera. Po zeskanowaniu ich w programie ABBYY FineReader wystarczy po prostu zaznaczyć potrzebną informację w dokumencie i skopiować ją, a wszystko to zajmie tylko kilka sekund.

Wszystkie główne działania w programie są wykonywane za pomocą jednego kliknięcia, co oznacza, że nie trzeba być specjalistą od IT, aby wykonać powyższe czynności. To, że każdy będzie w stanie skorzystać z programu, zwiększa ogólną efektywność.

Biorąc pod uwagę czas pracowników zaoszczędzony na przepisywaniu, inwestycja w program zwraca się w mniej niż dwa miesiące, a będzie pomocą w pracy przez długie lata.

Aby sprawdzić możliwości, najlepiej wypróbować wersję demonstracyjną programu ze strony:
http://www.finereader.pl/lp/demo_2015/?utm_source=administracja&utm_medium=baner&utm_campaign=Administracja  


ARTYKUŁ SPONSOROWANY Redakcja nie ponosi odpowiedzialności za treść reklam i artykułów sponsorowanych