Samorządy mają wiele pytań związanych z przetwarzaniem danych osobowych; największe wątpliwości budzi nagrywanie i transmitowanie posiedzeń rad gmin, powiatów, sesji sejmików, wykorzystywanie wizerunku na stronach internetowych samorządów czy kwestie bardzo szczegółowe jak zawieranie umów przetwarzania danych - mówi w rozmowie z Serwisem Samorządowym PAP dyrektor departamentu zarządzania danymi w Ministerstwie Cyfryzacji dr Maciej Kawecki.

Ministerstwo Cyfryzacji opublikowało właśnie poradnik "RODO dla administracji". Ekspert MC mówi jakie aspekty RODO budzą największe wątpliwości ze strony samorządów.

"Zdecydowanie najwięcej pytań dotyczy nagrań posiedzeń organów kolegialnych: sejmików województwa, rad gmin itp. W naszym poradniku przesądzamy żeby nie ciąć nagrań i nie anonimizować ich z wyjątkiem sytuacji, w której w trakcie posiedzenia padają dane wrażliwe" - wskazuje dr Kawecki.

"Tutaj największym problemem są nie radni tylko tzw. skargowicze czyli osoby, które złożyły skargę np. do rady powiatu czy do sejmiku województwa, a następnie przedstawiają ją na posiedzeniu. I w tej skardze bardzo często znajdują się informacje wrażliwe, dotyczące osób trzecich: informacje o patologiach rodzinnych, o przestępstwach, stanie zdrowia, niepełnosprawnościach. I to jest ten odsetek działań, co do których rekomendujemy anonimizację, ale dopiero po fakcie udostępnienia. Bo musimy pamiętać, że gmina jest zobowiązana do dwóch działań: do udostępnienia transmisji online, a potem jej utrzymywania" - powiedział ekspert resortu.

Jak dodał, przepisy nie wskazują jak długo sesja rady gminy czy powiatu ma być dostępna w archiwum - przyjmuje się, że przez "racjonalny okres czasu". "Zresztą bardzo często jest tak, że przepisy takich kwestii wyraźnie nie precyzują" - mówi dr Kawecki.

Jak zauważa, w takim nagraniu sesji, udostępnionym na stronie urzędu już po jej zakończeniu dane wrażliwe jesteśmy w stanie zanonimizować. Problem pozostaje jednak z transmisjami online.

"One muszą po prostu tak być pokazywane, jak posiedzenie Sejmu, które też jest transmitowane online - tam również z mównicy mogą paść dane wrażliwe. Mamy tu konflikt dwóch wartości: prawa do prywatności i transparentności działań administracji publicznej. No i tutaj wygrywa transparentność działania administracji publicznej" - podkreślił dr Kawecki.

Jak wskazał, wiele pytań ze strony samorządów dotyczy też wykorzystywania wizerunku urzędników na stronach internetowych, transmisji i relacji z wydarzeń, tego czy jest podstawa prawna, by takie relacje zamieszczać na stronach samorządowych, czy też trzeba odebrać wyraźną zgodę obecnych tam osób na upublicznienie w takich wypadkach ich wizerunku.

"W każdym takim wypadku rekomendujemy każdemu z organów rejestrowanie strony internetowej jako tytuł prasowy i w takiej sytuacji w ogóle nie mamy wątpliwości, że to jest artykuł prasowy, który na podstawie art 2. Ustawy o ochronie danych osobowych jest wyłączony z RODO" - podpowiada dr Kawecki.

"Wiele pytań dotyczy kwestii bardzo szczegółowych jak np. BHP i tego czy z firmami, które organizują szkolenia BHP należy zawierać umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych; jest dużo pytań dotyczących zabezpieczeń: jak powinny być zlokalizowane serwery" - wylicza ekspert MC.

Odpowiedzi na te pytania samorządowcy znajdą w Poradniku.

js/