Zgodnie ze Strategią Cyfryzacji Polski do 2035 roku 100 % podmiotów realizujących zadania publiczne ma używać systemu elektronicznego zarządzania dokumentami, a 100 % spraw prowadzonych przez te podmioty ma być załatwiana elektronicznie. Zdaniem ekspertów będzie to ogromne wyzwanie dla samorządów, które są odpowiedzialne za wdrożenie usług publicznych. 

Paweł Szmajda, Business Development Manager w Comarch zwrócił uwagę, że pomimo postępu w cyfryzacji, administracja publiczna wciąż zmaga się z wyzwaniami m.in. w zakresie wdrożenia e-usług. 

„Problemem jest duża liczba różnych systemów informatycznych wykorzystywanych w urzędzie. W większych miastach może to być nawet około 100 systemów, używanych w obsłudze spraw inicjowanych przez e-usługi. Jest to przede wszystkim system EZD, który gromadzi akta spraw ale również różne systemy dziedzinowe, wspomagające wydawanie określonych decyzji administracyjnych, różne rejestry publiczne wydające zaświadczenia oraz systemy finansowo-księgowe” – wskazał Paweł Szmajda.

Zdaniem eksperta, krytycznym punktem cyfryzacji postępowania administracyjnego jest odejście od przepisywania treści tych samych dokumentów do różnych systemów, biorących udział w obsłudze tej samej sprawy. Prowadzi to do licznych błędów i powoduje, że urząd posiada wiele źródeł prawdy o tych samych dokumentach.

Jak podkreślił Paweł Szmajda, rozwiązaniem tego problemu jest konieczność prawnego zdefiniowania wzorców metadanych dokumentów elektronicznych przetwarzanych w urzędach. Dzięki temu możliwa będzie wymiana dokumentów elektronicznych pomiędzy systemami biorącymi udział w obsłudze spraw. Właśnie takie rozwiązanie dla urzędów dostarcza Comarch.

„Posiadamy technologię definiowalnych e-formularzy obsługujących dowolne metadane dokumentów. Dlatego po stronie front-office systemu, możemy obsługiwać tak naprawdę jedną e-usługę składania różnych dokumentów elektronicznych do urzędu. Po stronie back-office, potrafimy te metadane przetwarzać i zasilać nimi automatycznie rejestry powiązane z dokumentami. Ponieważ znaczna część rejestrów urzędowych odwzorowuje istotne treści zawarte w dokumentach, w naszym rozwiązaniu odpada problem równoległego wprowadzania tych samych danych do systemu EZD i rejestrów” – wyjaśnił ekspert.

„System Comarch EZD w pełni wspiera instrukcję kancelaryjną, a ponadto umożliwia odwzorowanie całego procesu postępowania administracyjnego. W jego ramach mogą współpracować różne systemy informatyczne, wymieniając się danymi dokumentów elektronicznych. Użytkownicy mają możliwość definiowania wszystkich działań i podprocesów związanych z obsługą konkretnego typu spraw” – podkreślił Paweł Szmajda.

Ukierunkowanie urzędu na obsługę procesów kluczem do sukcesu

Jak zaznaczył Paweł Szmajda, postępowania administracyjne w urzędzie to skompilowane procesy wpływające na czas załatwianych spraw, a tym samym obsługę e-usług. Każdy wydział jest odpowiedzialny za własne postępowania. Jednocześnie wydawanie decyzji administracyjnych wymaga współpracy wielu różnych wydziałów i ich systemów. Zdaniem eksperta, rozwiązaniem problemu jest przejście z modelu zarządzania silosowego na model procesowy, gdzie wszystko w urzędzie postrzegane jest przez pryzmat procesów. 

„Urząd ukierunkowany na procesy to taka instytucja, której podstawowym celem jest efektywna obsługa obywatela. Aby było to możliwe, konieczne jest procesowe podejście, które powinno przenikać różne struktury organizacji i ich systemy, tworząc nową kulturę zarządzania” – wyjaśnił ekspert.

Zawansowane procesy obsługiwane w prosty sposób

Ekspert ds. cyfryzacji zwrócił też uwagę, że systemy biorące udział w obsłudze spraw, posiadają często skomplikowane interfejsy, co nie ułatwia ich użytkowania przez pracowników. Jego zdaniem, sposobem na uproszczenie interfejsów jest ich ukierunkowanie na obsługę procesów oraz zapewnienie dostępności na różnych urządzeniach.

„Interfejsy zorientowane na obsługę procesów są jedynym skutecznym sposobem efektywnej edycji skomplikowanych danych z poziomu przeglądarki internetowej, prowadząc użytkownika „za rękę”. To właśnie wyróżnia interfejsy naszych systemów” – powiedział Paweł Szmajda.

Technologia jest ważna

„Budując nasze systemy staramy się zapewnić ich neutralność technologiczną np. niezależność od producenta bazy danych. Pomaga nam w tym wykorzystanie technologii open source, która obniża koszty wdrożeń i utrzymania systemów. Jednocześnie open source zapewnia dostępność technologii i powszechność jej wykorzystywania” – stwierdził Paweł Szmajda. 

Ekspert dodał, że Comarch od początku projektuje swoje systemy z myślą o ich działaniu w chmurze obliczeniowej. „Nasze systemy mogą efektywnie funkcjonować we wskazanej przez klienta chmurze publicznej lub prywatnej. Jeden system może obsługiwać wiele jednostek klienta np. miasto i jego jednostki, co znacznie zmniejsza koszty wdrożeń i utrzymania systemów i zapewnia łatwą współpracę tych jednostek” – podkreślił.

Comarch stawia na bezpieczeństwo

Jednym z kluczowych aspektów funkcjonowania administracji publicznej jest nie tylko jej efektywność, ale również bezpieczeństwo. Jak zaznaczył Piotr Pietrzak, Cybersecurity Manager w Comarch, dobre systemy powinny być dostosowane do aktualnych potrzeb organizacji uwzględniając liczne zagrożenia ze strony cyberprzestępców. Takie rozwiązania zapewnia system Comarch ERP Egeria oraz Comarch EZD. 

„Posiadamy dedykowaną jednostkę cybersecurity, w ramach której przeprowadza się testy bezpieczeństwa. Wytworzone oprogramowanie jest przekazywane do działu cybersecurity i poddawane pentestom. Jeśli jednostka wystawi pozytywną ocenę, produkt może zostać wdrożony u klientów. W przypadku wykrycia potencjalnych zagrożeń, produkt jest szczegółowo analizowany, a podatności są raportowane i uwzględniane w procesie wytwarzania oprogramowania” – wyjaśnił ekspert.

Chmura to bezpieczeństwo danych

W rozmowie z Serwisem Samorządowym PAP eksperci Comarch zwrócili uwagę, że jednym z najlepszych sposobów ochrony danych w organizacji, jest zastosowanie rozwiązań chmurowych. 

„Zalet chmury jest wiele. Po pierwsze odpowiada za nią dostawca chmury, który musi zapewnić zespół specjalistów, ciągłość zasilania, szybkie łącza i umowy z operatorami telekomunikacyjnymi uwzględniające ochronę przed cyberatakami”– wyjaśnił Piotr Pietrzak.

Zdaniem eksperta jedną z częstszych przyczyn wycieków danych z organizacji są ataki na systemy zainstalowane w urzędzie. Przeniesienie tych systemów do chmury obliczeniowej dostawcy, takiego jak Comarch, znacząco zwiększa cyberbezpieczeństwo.

„W naszej firmie krytyczne systemy wewnętrzne działają w chmurze obliczeniowej Comarch, co zwiększa nasz poziom cyberbezpieczeństwa. Właśnie takie działanie proponujemy również naszym klientom, którzy mogą korzystać z naszej chmury lub chmur innych dostawców” – dodał rozmówca.

„Innym ważnym powodem przeniesienia systemów do chmury obliczeniowej jest uniknięcie kosztów zakupu sprzętu, jego serwisowania, rozbudowy oraz bezpiecznej utylizacji. Nie trzeba także posiadać wykwalifikowanego personelu do jego obsługi. Zakupy usług chmurowych są znacznie prostsze od zakupów infrastruktury, która z reguły wymaga planowania oraz specjalnego finansowania na zakup środków trwałych” – wyjaśnił Piotr Pietrzak.

Rozwiązania chmurowe otwierają przed organizacją również szereg innych korzyści, w tym możliwość przechowywania dowolnej liczby danych, odpowiednią moc obliczeniową i elastyczność rozbudowy systemu, dostosowaną do potrzeb klienta. Chmura obliczeniowa otwiera także możliwości bezpiecznej pracy zdalnej.

„Jeśli środowisko chmurowe jest odpowiednio zbudowane, to urzędnik może pracować z dowolnego miejsca i nie ma znaczenia, gdzie ten pracownik przebywa” – powiedział Piotr Pietrzak.

Więcej o transformacji cyfrowej w administracji publicznej będzie można usłyszeć na jednej z cyklu bezpłatnych konferencji „Transformacja cyfrowa z Comarch. Nowe standardy systemów klasy ERP i EZD w Chmurze”, która odbędzie się w Warszawie, Krakowie, Poznaniu, Gdyni i Wrocławiu. Uczestnicy będą mogli poznać kluczowe założenia nowej strategii cyfryzacji kraju i zapoznać się z innowacyjnymi rozwiązaniami wspierającymi transformację cyfrową.

mc/