Czesław Tomalik, prezes Związku Gmin Śląska Opolskiego przedstawia szczegółową instrukcję postępowania dla gmin, które chcą uzyskać oszczędności w wydatkach budżetowych na zakup energii elektrycznej.

Poniżej publikujemy w całości przesłany materiał. Wytłuszczenia od autora.

Międzygminne przetargi dla oszczędności

Korzystając z wypróbowanej metody Związek Gmin Śląska Opolskiego doprowadził do zawarcia Porozumienia Gmin w sprawie współpracy w zakresie przetargów na zakup energii elektrycznej. Do wysunięcia tej propozycji skłoniły nas pozytywne doświadczenia z prac Zespołu Negocjacyjnego powołanego Porozumieniem Gmin i działającego w ramach naszego Związku od września 2010 r. do sierpnia 2011 r.

Po wieloetapowych negocjacjach z koncernem energetycznym Tauron obie Strony zgodnie rekomendowały 22 gminom i przedsiębiorstwu energetycznemu wzór Umowy na utrzymanie instalacji oświetlenia ulic, placów i dróg publicznych na terenie Gminy, wypracowany w oparciu o standardy przedstawione w Kalkulacji zawierającej szczegółowy wykaz uzgodnionych przez obie Strony czynności niezbędnych do wykonania usługi utrzymania instalacji oświetlenia ulic, placów i dróg publicznych na terenie gminy i innych czynników kosztotwórczych.

W artykule pt. „Z energią o energii" (Serwis Samorządowy PAP z dnia 12 października 2011 r.) opisałem genezę, przebieg i efekty negocjacji pomiędzy grupą gmin zrzeszonych w Związku Gmin Śląska Opolskiego a koncernem energetycznym dotyczących warunków umów na utrzymanie instalacji oświetlenia ulicznego.

Obecnie realizujemy następne przedsięwzięcie służące racjonalizacji wydatków gmin na energię elektryczną. Związek Gmin Śląska Opolskiego utworzył grupę zakupową z udziałem 47 podmiotów: 23 gmin oraz 24 gminnych spółek i instytucji kultury posiadających osobowość prawną. Na podstawie ich pełnomocnictw Prezydent Kędzierzyna-Koźla Tomasz Wantuła ogłosił przetarg na zakup energii elektrycznej.

W dniu 18 lipca 2012 r. na stronie portalu internetowego zamówień publicznych Wspólnoty Europejskiej ukazało się ogłoszenie pn. „Dostawa energii elektrycznej na potrzeby grupy zakupowej Związku Gmin Śląska Opolskiego w latach 2012-2013" (komplet dokumentów SIWZ jest dostępny na stronie internetowej Urzędu Miasta Kędzierzyn-Koźle).

Zamówienie obejmuje zapotrzebowanie na energię elektryczną (EE) dla obiektów administrowanych przez urzędy gmin, gminne jednostki organizacyjne, gminne instytucje kultury oraz spółki z udziałem gminy, na które składa się 3417 punktów poboru EE na potrzeby eksploatacji: budynków, lokali, obiektów użytkowych, oświetlenia ulicznego, sygnalizacji świetlnej oraz urządzeń wodociągowo-kanalizacyjnych i ciepłowniczych.

Od 2 lat słyszymy o udanych, wspólnych dla grup gmin przetargach na zakup energii elektrycznej. Kluczem do sukcesu takich grupowych zakupów jest połączenie zapotrzebowania poszczególnych podmiotów w jeden duży wolumen. W przypadku naszego przetargu to prawie 50 GWh łącznie w okresie zamówienia. Oszczędność w gminnych wydatkach budżetowych powstanie w wyniku rywalizacji wielkich koncernów o tak duże zamówienie publiczne.

W 2010 r. pięć miast woj. śląskiego na czele z Rybnikiem, zrzeszonych w Związku Subregionu Zachodniego powołało Spółkę Obrotu Energią, która w ich imieniu kupuje media: prąd i ciepło. Rok temu pisał o tym Dziennik Zachodni pt. „Śląskie miasta razem kupią tańszy prąd".

Jesienią 2011 r. miasto Lubin przeprowadziło wspólny przetarg stojąc na czele grupy 29 gmin i 5 powiatów woj. dolnośląskiego. W listopadzie rzecznik prezydenta Lubina poinformował, że „ceny za kilowatogodzinę, w zależności od rodzaju taryfy dla energii, są o od 18% do nawet 31% niższe od cen zawartych w taryfie firmy Tauron".

Preludium do wspólnego przetargu na Opolszczyźnie była akcja z października i listopada 2010 r., w której nasze gminy oszacowały roczne zapotrzebowanie na energię elektryczną, nasz Związek na tej podstawie poinformował spółki - sprzedawców prądu w Polsce o założeniach planowanego przez gminy członkowskie wspólnego postępowania przetargowego na zakup energii elektrycznej dla ich potrzeb.

Właściwe przygotowania do przetargu na zakup energii elektrycznej rozpoczęły się po pomyślnym zakończeniu negocjacji oświetleniowych. W dniu 6 grudnia 2011 r. na roboczym spotkaniu przedstawicieli gmin członkowskich na temat sprawdzonych sposobów uzyskiwania oszczędności w wydatkach gminy na zakup energii elektrycznej przedstawiono doświadczenia Gminy Opole z przeprowadzonych przetargów na zakup energii elektrycznej dla celów oświetlenia ulicznego i prezentację firmy doradczej Energia Optimum z Jaworza na temat pozytywnych doświadczeń ze współpracy grup miast i gmin w woj. śląskim, które prowadzą do dużych oszczędności wydatków z budżetów gmin.

Zaproponowaliśmy Gminom zrzeszonym w Związku Gmin Śląska Opolskiego zawarcie Porozumienia, analogicznego do wcześniejszych porozumień dotyczących negocjacji oświetleniowych.

Gmina jako jednostka sektora finansów publicznych jest zobowiązana rozpocząć zakupy energii elektrycznej w trybie ustawy - Prawo zamówień publicznych, a przetargi muszą objąć wszystkie wymienione części energii elektrycznej.

Niezbędne jest uwzględnienie argumentów spółki doradczej, że największe oszczędności można uzyskać w grupie gmin i to wówczas, gdy łączny wolumen energii elektrycznej dla grupy gmin nie będzie dzielony na część oświetleniową i pozostałe. Wówczas do dużego przetargu staną konkurencyjne spółki sprzedażowe, a oszczędności docelowo przekroczą 20% dotychczasowych wydatków.

W dniu 13 grudnia 2011 r. na posiedzeniu Zgromadzenia Związku zawarto Porozumienie Gmin. Strony Porozumienia wyraziły zgodę na współpracę w ramach Związku Gmin Śląska Opolskiego w zakresie przetargów na zakup energii elektrycznej - w celu udzielenia zamówień publicznych na zakup energii elektrycznej dla potrzeb wymienionych Gmin i ich gminnych jednostek organizacyjnych.

Spośród Gmin - Stron Porozumienia zawartego w dniu 13 grudnia 2011 r. ostatecznie do wspólnego przetargu przystąpiły 22 gminy (w kolejności alfabetycznej): Bierawa, Cisek, Dobrzeń Wielki, Domaszowice, Głuchołazy, Grodków, Kędzierzyn-Koźle, Kluczbork, Komprachcice, Korfantów, Lasowice Wielkie, Lewin Brzeski, Olesno, Olszanka, Pokój, Polska Cerekiew, Skoroszyce, Strzelce Opolskie, Świerczów, Wilków, Wołczyn, Zawadzkie. Za zgodą Prezydenta Kędzierzyna-Koźla i Zarządu Związku do grupy zakupowej dołączyła jako 23. - Gmina Ujazd, choć nie jest członkiem Związku i nie uczestniczyła w Porozumieniu z dnia 13 grudnia 2011 r.

Strony Porozumienia powołały Zespół Koordynujący pod przewodnictwem Krzysztofa Szczukockiego - przedstawiciela Urzędu Miasta Kędzierzyn-Koźle, z udziałem przedstawicieli urzędów gmin: Olesno, Grodków, Strzelce Opolskie, Wołczyn i Świerczów. 

Z Zespołem współpracują eksperci z zakresu zamówień publicznych z Kluczborka i Kędzierzyna-Koźla. Strony Porozumienia przyjęły harmonogram działań na okres 7 miesięcy do lipca 2012 r., obejmujący m.in. opracowanie w styczniu formularzy dla danych z gmin, nadesłanie do kwietnia uporządkowanych danych przez urzędy gmin oraz przetwarzanie tych danych w Biurze Związku i ich weryfikowania przez Przewodniczącego Zespołu Koordynującego.

Warto podkreślić, że już realizacja pierwszych etapów wspólnego  przedsięwzięcia, w tym inwentaryzacja umów i faktur, służyła racjonalizacji wydatków gmin na zakup energii elektrycznej. Na majowym spotkaniu roboczym Zespół Koordynujący zaproponował szczegóły utworzenia grupy zakupowej dla przeprowadzenia przetargu w połowie roku 2012. Przedstawiono istotne elementy, które znajdą się w umowie i założenia do przetargu poprzedzonego przygotowaniem wspólnej dokumentacji i przesłaniem jej do Urzędu Zamówień Publicznych celem ogłoszenia.

Według planu w kolejnym etapie miało nastąpić rozstrzygnięcie wspólnego dla grupy gmin postępowania o zamówienie publiczne, a następnie zawarcie umów przez poszczególne gminy.

Zgodnie z wolą stron Porozumienia Zamawiającym został Prezydent Miasta Kędzierzyn-Koźle, który uzyskał pełnomocnictwa najpierw od Gmin, a następnie od przystępujących do naszego przetargu, a posiadających osobowość prawną spółek prawa handlowego z udziałem gminy w rozumieniu art. 9 ustawy z dnia 20 grudnia 1996 r. o gospodarce komunalnej (Dz. U. z 2011 r. Nr 45, poz. 236) oraz gminnych instytucji kultury w rozumieniu art. 14 ustawy z dnia 25 października 1991 r. o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej (Dz. U. z 2012 poz. 406).

Wzór pełnomocnictwa został opracowany przez Przewodniczącego Zespołu Koordynującego z uwzględnieniem przykładu pełnomocnictwa udzielonego Prezydentowi Miasta Lubin przez gminy i powiaty województwa dolnośląskiego w grupowym przetargu na zakup energii elektrycznej przeprowadzonym w 2011 r. SIWZ został opracowany przez Wydział Zamówień Publicznych Urzędu Miasta Kędzierzyn-Koźle z uwzględnieniem elementów uzgodnionych przez Zespół Koordynujący.

Gminy, spółki i instytucje kultury przygotowały oświadczenia w sprawie przeznaczenia środków finansowych na zakup energii elektrycznej w okresie objętym zamówieniem publicznym - niezbędne na moment otwarcia ofert.

Nasz łączny wolumen zapotrzebowania na energię elektryczną w skali roku to 44,137 GWh, a w okresie zamówienia wyniesie 49,659 GWh. Szacowana suma wydatków w okresie zamówienia wyniesie brutto 20.386.557 zł. Dla porównania przetarg dla grupy gmin i powiatów dolnośląskiego zagłębia miedziowego dotyczył dostawy 45,073 GWh energii elektrycznej o początkowej wartości 13 mln zł i całkowitej końcowej wartości zamówienia 14,3 mln zł na potrzeby grupy zakupowej utworzonej na podstawie pełnomocnictwa udzielonego Prezydentowi Miasta Lubina.

Są to duże zamówienia publiczne. Znawcy sektora elektroenergetycznego podkreślają ten fakt w prognozach efektów podobnych przetargów, uwzględniających zysk w przeliczeniu na 1 MWh energii sprzedanej do klienta, dynamikę zysku netto Q1 za 2011 r. do Q1 za 2010 r. i zysk w przeliczeniu na 1 MWh energii sprzedanej do klienta. Pole do uzyskania powodzenia w dużych międzygminnych przetargach stwarza m.in. wysokość marży brutto w energetyce.

Analizując znaczenie wspólnych przetargów grup gmin warto podkreślić kluczową rolę inicjatorów - prezydentów miast: Rybnika, Lubina i Kędzierzyna-Koźla. Niezbędne jest zaplecze organizacyjne dla grupy zakupowej gmin, najlepiej trwałe w formie związku międzygminnego. W naszym Związku to przedsięwzięcie zwieńczyło rok jubileuszowy rozpoczęty finiszem negocjacji oświetleniowych, a koniec prac nad grupą zakupową przypadł na 21-tą rocznicę naszej działalności.

Zachęcamy wszystkie gminy w Polsce do podobnych przedsięwzięć przynoszących namacalne korzyści.

Prezes Zarządu Związku Gmin Śląska Opolskiego Czesław Tomalik