W ubiegłym tygodniu do naszej redakcji zwrócił się samorządowiec, który poinformował o trudnościach w funkcjonowaniu e-Doręczeń. Jak zaznaczył, system w obecnej formie budzi wątpliwości.

„My (informatycy) walczymy o przeżycie z tym systemem (…). Szeroko komentowano obowiązek stosowania systemu po 01.01.2025r., ale o realiach działania systemu nic!” – napisał urzędnik.

Sposób funkcjonowania e-Doręczeń budzi też zastrzeżenia innych samorządowców. Zdaniem Adama Grzegrzółki, dyrektora Biura Organizacji Urzędu w stołecznym magistracie, obecne problemy „prawdopodobnie mają związek z przeciążeniem systemu e-Doręczeń i problemami z jego wydajnością”. 

Jak zaznaczył, warszawscy urzędnicy mają problem głównie z opóźnieniami w wysyłce i brakiem dowodów doręczenia przesyłek.

„Przesyłka powinna wyjść ze skrzynki pocztowej niezwłocznie (tak jak mail ze skrzynki nadawczej), a maksymalnie, zgodnie z regulaminem Poczty Polskiej, w ciągu 24 godzin. Tymczasem wiele przesyłek pozostaje w skrzynce nadawczej przez kilka dni, ze statusem „w trakcie weryfikacji”. Większość tych przesyłek ostatecznie zostaje wysłanych, ale po kilku dniach od nadania” – wyjaśnił Grzegrzółka.

Dodał , że dla znacznej części przesyłek, mimo upływu kilku dni, urzędnicy nie otrzymują potwierdzenia, że przesyłka wpłynęła na skrzynkę odbiorcy.

„Jest to poważny problem, ponieważ nie jesteśmy w stanie potwierdzić doręczenia listu”- wyjaśnił.

Wśród innych problemów zgłaszanych przez urzędników dyrektor wymienił przypadki zaginionych przesyłek, przesyłek, które nie wyszły ze skrzynki nadawczej, przesyłek, których nie da się pobrać czy takich, które zostały doręczone, jednak informacja w systemie wskazuje, że odbiorca ich nie otrzymał.

„Występują też problemy z chwilową niedostępnością systemu e-Doręczeń lub jego niezapowiadanymi z wyprzedzeniem czasowymi włączeniami” – zaznaczył. Podkreślił jednak, że mimo trudności, urząd stara się wysyłać kolejne przesyłki.

„Widzimy, że Poczta Polska podejmuje działania naprawcze: wgrywają poprawki, podejmują próby ustabilizowania systemu. Mamy nadzieję, że działania te przyniosą efekty” – powiedział.

Podobne problemy wskazują pracownicy urzędu miasta Lublina.

„Mamy przypadki przesyłek, które zostały nadane 9 i 10 stycznia br. i wciąż mają w naszej skrzynce e-Doręczeń status "w trakcie weryfikacji" (nie zostały nadane przez PP). Z przesyłek wysłanych przez urząd np. 15 stycznia nadal ponad 350 przesyłek ma status "w trakcie weryfikacji"” – powiedziała Iwona Woźniak, dyrektor Biura Obsługi Kancelaryjnej Urzędu Miasta Lublin.

Jak poinformowała, lubelscy urzędnicy odnotowali też przypadki naruszenia ochrony danych osobowych.

„Wiemy ponadto, że zdarzają się naruszenia ochrony danych, ponieważ do klientów podmiotów publicznych docierają numery PESEL urzędników nadających wiadomości bezpośrednio ze skrzynki eDoręczeń danego podmiotu publicznego. Przy wykonywaniu operacji w ramach systemu zintegrowanego z eDoręczeniami (np. systemu klasy EZD), a nie bezpośrednio na skrzynce przez pracownika, takie dane nie są udostępniane” – wyjaśniła Iwona Woźniak.
 

Urząd czasowo zrezygnował z e-Doręczeń

Z uwagi na występujące problemy i doniesienia medialne niektóre urzędy czasowo zrezygnowały ze stosowania e-Doręczeń. Taką decyzję podjęli m.in. urzędnicy w Zielonej Górze.

„W trosce o prawidłowy i niezakłócony obieg korespondencji urzędowej, wstrzymano aktywację systemu e-Doręczeń w tutejszym urzędzie. Oczekując na rozwiązanie problemów technicznych systemu e-Doręczeń w całym kraju, w Urzędzie Miasta Zielona Góra nadal korzysta się z możliwości wysyłania korespondencji za pośrednictwem platformy teleinformatycznej ePUAP” – napisała Monika Zapotoczna, dyrektor Departamentu Komunikacji Społecznej w UM Zielona Góra.

Niektórzy chwalą nowy system

Nie wszyscy urzędnicy skarżą się jednak na wdrożenie systemu e-Doręczeń.

„Jeśli chodzi o kwestie techniczne to wdrożenie nie spowodowało żadnych problemów. W przypadku praktycznego zastosowania e-Doręczeń urząd korzysta obecnie z okresu przejściowego, przyjmując tym samym korespondencję poprzez e-Doręczenia. Natomiast z czasem planuje się wdrożyć proces kompleksowo, poprzez również wysyłkę” – powiedziała Katarzyna Kucharska, sekretarz urzędu gminy Rychtal.

Sekretarz dodała, że dotychczas urząd nie otrzymał jeszcze korespondencji w drodze e-Doręczeń od mieszkańców i instytucji.

W podobnym tonie wypowiedział się urzędnik z Redzikowa.

„Na razie nie mamy większych problemów. Słyszałem, że niektórzy narzekali, że przesyłki przychodzą po dłuższym czasie. (…) Jakieś opóźnienia są w stosunku do ePUAP-u, ale to pewnie zależy od tego, że serwery się nie wyrabiają. (…) Kilka godzin opóźnienia to nie jest problem. Problem jest, kiedy to przyjdzie na następny dzień, bo można terminów nie dotrzymać” – powiedział tamtejszy urzędnik.

Poczta Polska: problemy ma 30 podmiotów

Do problemów związanych z funkcjonowaniem e-Doręczeń odniosła się rzeczniczka prasowa Poczty Polskiej Joanna Trzaska-Wieczorek. Przekazała, że problemy związane z obsługą e-Doręczeń dotyczą 30 podmiotów i są na bieżąco rozwiązywane. Wcześniej minister cyfryzacji zwrócił się do prezesa Poczty, aby do czwartku wysłał raport nt. e-Doręczeń.

„Wdrażanie systemów na dużą, masową skalę jest skomplikowanym procesem. Oczywiście, że chcielibyśmy uniknąć jakichkolwiek problemów, ale nie wszystko jest zależne od Poczty Polskiej. Choćby wybór firm informatycznych, które integrują samorządy czy urzędy z systemem e-doręczeń" – wyjaśniła rzeczniczka.

W styczniu br., liczba nadanych PURDE, czyli doręczeń całkowicie elektronicznych wyniosła 191 tys., z czego odrzuconych zostało ok. 0,5 proc. W przypadku PUH, czyli doręczeń hybrydowych odsetek odrzuconych to nieco ponad 1 proc. - wskazała rzeczniczka. 

„Skala występujących problemów jest zatem bardzo ograniczona. Te występujące są rozwiązywane na bieżąco lub zostaną naprawione w najbliższych dniach” - zadeklarowała.

Przedstawicielka Poczty wskazała, że kolejnym problemem, który zidentyfikowali eksperci są „nieustanne", elektroniczne zapytania dotyczące statusu e-przesyłki, wysyłane przez nadawców lub odbiorców. „Takie działanie powoduje ponadnormatywne i nieuzasadnione obciążenie systemu" - oceniła Trzaska-Wieczorek. Zadeklarowała, że informacje te przekazano Ministerstwu Cyfryzacji i Centralnemu Ośrodkowi Informatyki.

Kubalski: Nie przekonują mnie tłumaczenia o problemach

Zdaniem Grzegorza Kubalskiego, zastępcy dyrektora biura Związku Powiatów Polskich zgłaszanych przez urzędników problemy wymagają „natychmiastowej reakcji” ze strony Ministerstwa Cyfryzacji i Poczty Polskiej.

„Jest to problem systemowy, a nie incydentalny/lokalny, więc nie przekonują mnie tłumaczenia o problemach z integracją poprzez API, przeciążeniem serwerów (skądinąd najwyraźniej przez źle napisany kod), itd. W związku z powyższym w imieniu swojej organizacji oczekuję natychmiastowej reakcji ze strony tak Ministerstwa Cyfryzacji, jak i Poczty Polskiej” – powiedział.

Przedstawiciel ZPP podkreślił, że oczekuje od ministerstwa „podania do publicznej wiadomości komunikatu o problemach z funkcjonowaniem systemu e-Doręczeń albo poinformowania, że Ministerstwo Cyfryzacji nie zamierza takiego komunikatu zamieścić”.

„Zgodnie z art. 6 ust. 1 pkt 2 lit. e ustawy o doręczeniach elektronicznych możliwe jest odstąpienie od tej formy doręczania w przypadku zaistnienia innych przyczyn mających charakter techniczny. Komunikat MC ułatwiałby podjęcie takiej decyzji przez poszczególnych nadawców” – wyjaśnił Kubalski dodając jednocześnie, że brak takiego komunikatu nie będzie przeszkodą do odstąpienia od e-Doręczeń.

Grzegorz Kubalski zwrócił się też z prośbą do Poczty Polskiej o przedstawienie harmonogramu prac stabilizujących działanie e-Doręczeń.

„Biorąc pod uwagę, że nie widać efektów dotychczasowej stabilizacji jest to niezbędne do oceny, czy system ma szansę na prawidłowe funkcjonowanie w perspektywie najbliższych dni” – wyjaśnił Kubalski.

Podobne oczekiwania mają też urzędnicy obsługujący e-Doręczenia.

„Biorąc pod uwagę istniejące ryzyka naruszenia przepisów prawa i terminów w zakresie doręczeń, jako strona samorządowa oczekiwalibyśmy wydania przez instytucje odpowiedzialne za eDoręczenia oficjalnego komunikatu, dającego podstawę do zastosowania wyjątków i stosowania doręczeń w trybach dotychczasowych (ePUAP, w ramach systemów teleinformatycznych podmiotów lub tradycyjnie)” – napisała Iwona Woźniak z UM Lublin dodając, że do chwili obecnej taka informacja pojawiła się tylko raz „i była wynikiem nacisku wielu samorządów, Unii Metropolii Polskich i Związku Miast Polskich”.

E-doręczenia to elektroniczny odpowiednik tradycyjnych przesyłek listowych za potwierdzeniem odbioru, który miał ułatwić sposób wymiany korespondencji między instytucjami publicznymi, przedsiębiorcami i obywatelami. Aby skorzystać z nowej usługi należy założyć adres do doręczeń elektronicznych (w skrócie ADE), co obowiązkowo robić muszą urzędy. Jak podała Poczta Polska, obecnie działa ponad pół miliona aktywnych ADE, a jednostka nadała ponad 4 mln przesyłek w ramach PUH oraz prawie 600 tys. przesyłek w ramach PURDE.

mc/ mp/