Informujemy, że kolejny dyżur trenerów COI odbędzie się w czwartek 1 września 2016 r.

Centralny Ośrodek Informatyki prowadzi telefoniczne dyżury eksperckie. Urzędnicy z całego kraju mogą zasięgnąć porad na temat obsługi SRP i pracy w aplikacji ŹRÓDŁO.

Dyżury odbywają się raz w tygodniu. Kolejny już w czwartek, 1 września.

W godzinach 10.00 - 13.00 pracownicy COI będą odbierać telefony i odpowiadać na pytania z zakresu obsługi aplikacji ŹRÓDŁO. Eksperci będą dyżurować pod numerem telefonu (22) 211 26 65.

Kolejny dyżur ekspertów z Ministerstwa Cyfryzacji oraz z MSWiA planowany jest na 8 września 2016 r.

Poniżej przedstawiamy wybrane pytania i odpowiedzi, które pojawiały się podczas dyżuru z 18 sierpnia.

PESEL: Dlaczego nie są aktualizowane podstawy prawne w zaświadczeniach, które są generowane ze ŹRÓDŁA?

Zaświadczenia, które są generowane z systemu są zgodne z rozporządzeniem Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 29 września 2011 r. w sprawie określenia wzorów i sposobu wypełniania formularzy stosowanych przy wykonywaniu obowiązku meldunkowego.

Aktualizacja dokumentów będzie wprowadzona na zlecenie ministerstwa.

PESEL: Pytanie dotyczyło usuwania niezgodności w danych wyjazdu za granicę oraz rejestracji kolejnego zgłoszenia wyjazdu za granicę.

Każdy przypadek rozbieżności danych jest weryfikowany indywidualnie. Po prześledzeniu szczegółowych danych osoby w rejestrze PESEL zostały usunięte niezgodności w historycznych danych wyjazdu, po podpisaniu poprawek system pozwolił na poprawną rejestrację aktualnego wyjazdu do innego kraju.

RDO: Osoba zmarła przed odebraniem nowego dowodu osobistego, a dokument został już przyjęty przez urząd i nie ma możliwości żeby ten dowód unieważnić. Co w takiej sytuacji?

Unieważnienia dowodu osobistego osoby zmarłej dokonuje ministerstwo. Należy wysłać w takiej sytuacji do nich Zlecenie, opisując w komentarzu dokładnie zaistniałą sytuację. Zachęcamy do zapoznania się z filmem instruktażowym jak takie Zlecenie wykonać.

RDO: Przychodzą do urzędu Zlecenia informacyjne w związku ze zgonem osoby, a obywatel się przemeldował i nie mamy już jego koperty dowodowej. Po co nam te zlecenia?

System wysyła automatycznie Zlecenia informacyjne do każdego urzędu, który był wystawcą dowodu osobistego obywatela. Należy się z taką informacją zapoznać i w zależności od sytuacji zlecenie zrealizować lub odrzucić. W ramach rozwoju planowany jest szereg prac modernizacyjnych moduł Zleceń.

BUSC: Propozycja zmiany treści niektórych wzmianek.

Takie sugestie prosimy zgłaszać przez LAS-a w ITSM lub wysyłać zgłoszenie na adres propozycje@coi.gov.pl. Takie wiadomości przekazujemy do zaopiniowania do Ministerstwa Cyfryzacji. Następnie trafiają one do pracy w grupach roboczych złożonych z przedstawicieli urzędów, pracowników COI oraz ministerstwa.

BUSC: Co zrobić w sytuacji, gdy w USC mamy dwie księgi z roku 1945 i w obu tych księgach akty są numerowane od 1.

W ŹRÓDLE w takiej sytuacji tworzymy dwie księgi z roku 1945 różniące się nazwą historyczną, które są dokładnym odwzorowaniem ksiąg papierowych i do nich migrujemy akty.

PESEL: W jaki sposób nadać numer PESEL dla osoby zmarłej gdy jest on potrzeby do postępowania spadkowego?
Aby nadać PESEL takiej osobie należy skorzystać z akcji „Nadanie numeru PESEL na podstawie odrębnych przepisów”.

PESEL: Czy można złożyć wniosek o wymeldowanie przez internet?

Można się wymeldować przez internet z miejsca pobytu stałego lub czasowego jak również zgłosić wyjazd za granicę oraz powrót z wyjazdu z zagranicy.

Ministerstwo Spraw Wewnętrznych i Administracji uruchomiło na platformie www.ePUAP.gov.pl centralną usługę, z użyciem której można załatwić w drodze elektronicznej sprawy związane ze zgłoszeniem wymeldowania z miejsca pobytu stałego lub czasowego. Więcej informacji:

• https://obywatel.gov.pl/meldunek
• https://mswia.gov.pl/pl/sprawy-obywatelskie/obowiazek-meldunkowy

BUSC: Podczas rejestracji danych dla bliźniąt pojawia się Raport kontroli identyfikacji. Co on oznacza?

Podczas pracy z aplikacją ŹRÓDŁO wiele czynności wykonywanych w tle jest niewidocznych dla użytkownika. Mają one na celu zapewnienie lepszej jakości danych w SRP. Raportem Kontroli Identyfikacji jest informacją, że w rejestrze występują już rekordy o podobnych danych.

Chodzi o to, by uniknąć dublowania rekordów. Jeżeli użytkownik zna przyczynę wystąpienia podobieństwa np. rejestrowane zdarzenie dotyczyło bliźniąt - może je zignorować. Jeżeli przyczyna nie jest znana, musi sprawdzić, czy akcja nie jest błędnie dokonywana po raz drugi.

RDO: Występuje problem z podpisywaniem akcji podczas odwieszania wniosku o wydanie dowodu osobistego. Nie można podpisać.

W przypadku problemów z działaniem aplikacji należy się skontaktować z zespołem Service Desk pod numerem (42) 253 54 99.

BUSC: Problem z zaciąganiem do odpisu wieku po jego zmianie na datę urodzenia poprzez sprostowanie transkrybowanego aktu.

Również w tym przypadku należy się skontaktować z zespołem Service Desk w celu przeanalizowania wykonywanych działań i zgłoszenia błędu aplikacji.

TECHNICZNE: W jaki sposób usunąć kartę osoby, która już nie pracuje, czy należy odsyłać kartę takiego pracownika?

Można to zrobić korzystając z formularza dostępnego na stronach Ministerstwa Spraw Wewnętrznych,
Jeżeli użytkownik wykorzystywał kartę kryptograficzną Athena IDProtect Duo v1 lub Gemalto ID Prime 3810, która została przekazana przez MSW / MSWiA lub Ministerstwo Cyfryzacji, wraz z wnioskiem musi dostarczyć kartę kryptograficzną.

RDO: Kiedy najwcześniej może złożyć wniosek dowodowy obywatel, który niedługo kończy 18 lat?

Zgodnie z ustawą o dowodach osobistych art. 25 pkt. 3: Osoba obowiązana do posiadania dowodu osobistego może złożyć wniosek, o którym mowa w ust. 1, nie wcześniej niż 30 dni przed datą 18 urodzin.

BUSC: Jak podczas migracji aktu wprowadzić datę gdy mamy w papierowym akcie dostępny tylko rok?

Jeżeli data zawarta w akcie migrowanym jest zapisana inaczej niż w formacie dzień - miesiąc – rok należy zaznaczyć „Czy data nieprawidłowa”. Pojawi się dodatkowe pole "Data opisowa", w które możesz wprowadzić datę w takiej formie jak znajduje się w akcie. Ponadto w polu daty uzupełnij te dane, które wynikają z daty opisowej. Np. przy zapisie w akcie "w 2010 roku" możemy wprowadzić w pole daty tylko rok nie uzupełniając dnia i miesiąca.

BUSC: Jak otworzyć rocznik z 2015 roku, aby móc migrować do niego akty z 2015 roku stworzone papierowo.
Roczniki otwierają się i zamykają automatycznie z początkiem i końcem roku i przechowują jedynie akty stworzone w wersji elektronicznej. Do migracji aktów papierowych z roku 2015, który jest rokiem przejściowym należy otworzyć księgę podobnie jak dla ksiąg z lat wcześniejszych.

RDO: Gdy dopisujemy nazwisko rodowe w rejestrze PESEL pojawia się komunikat, że dowód zostanie unieważniony – czy zawsze będzie unieważniony?

O unieważnieniu dowodu osobistego po zmianie danych w nim zawartych decyduje wystawca dowodu przyjmując bądź odrzucając zlecenie unieważnienia dowodu osobistego.

Źródło: COI
jm/Serwis Samorządowy PAP