PRZED ROZPOCZĘCIEM KONFERENCJI

Przede wszystkim - jak radzi UODO - przed rozpoczęciem wideokonferencji należy zapoznać się z ogólnymi warunkami użytkowania lub polityką prywatności programu, z którego będziemy skorzystać.

"Sprawdź, czy Twoje rozmowy będą nagrywane i przechowywane. Zweryfikuj, do jakich celów wykorzystywane będą Twoje dane osobowe. Sprawdź, o jakie uprawnienia do danych jesteś proszony – lista kontaktów, lokalizacja itp." - zaleca UODO.

Urząd wskazuje też, by do zainstalowania aplikacji na komputerze używać oficjalnej strony aplikacji z której będziemy korzystać; w przypadku urządzeń mobilnych radzi wybrać oficjalny sklep – Google Play lub App Store.

"Upewnij się, że osoby postronne nie mają dostępu do Twojego ekranu. Sprawdź, czy aplikacja dysponuje niezbędnymi środkami bezpieczeństwa, takimi jak szyfrowanie. Korzystaj z aplikacji webowych, nie desktopowych. Zabezpiecz sieć Wi-Fi silnym hasłem" - głosi instrukcja UODO.

"Przed udostępnieniem swojego ekranu podczas rozmowy zamknij wszystkie okna, tak aby inni uczestnicy konferencji ich nie zobaczyli. Przy podłączeniu się do telekonferencji korzystaj z kodów dostępu/PIN-ów. Przeskanuj program do telekonferencji systemem antywirusowym lub antymalware-owym" - zaleca Urząd.

W TRAKCIE KORZYSTANIA Z WIDEOKONFERENCJI

"Ogranicz ilość podawania danych osobowych – użyj pseudonimu i służbowego adresu e-mail. Użyj innego hasła, niż używane przez Ciebie w innych usługach. Nie udostępniaj linków do konferencji w mediach społecznościowych. Włącz, jeśli to możliwe, domyślną ochronę hasłem spotkania on-line. Zarządzaj opcjami udostępniania ekranu" - radzi UODO.

W celu wykonywania rozmów służbowych należy korzystać z dostępu do sieci za pomocą szyfrowanego połączenia VPN.

"Nie udostępniaj dokumentów służbowych, za pomocą czatu, który może być publiczny. Jeżeli to możliwe korzystaj z opcji zamazywania tła (tak, żeby rozmówcy nie widzieli Twojego otoczenia). Korzystaj z opcji „poczekalnia” tak, abyś mógł kontrolować osoby uczestniczące w telekonferencji, unikniesz przypadkowych lub niechcianych osób" - wskazuje UODO.

Urząd podkreśla też, by logując się do telekonferencji, wyłączyć mikrofon i kamerę i włączyć urządzenia dopiero jak będzie to potrzebne.

PO ZAKOŃCZENIU WIDEOKONFERENCJI

"Wyłącz mikrofon i kamerę. Upewnij się, że zakończyłeś spotkanie on-line i zamknąłeś aplikację. Sprawdź, czy program do telekonferencji nie działa w tle" - kończy swoją instrukcję UODO.

js/