Projekt nowelizacji ustawy o informatyzacji wydaje się być dobrze dopracowany. Obciążony jest jednak istotną wadą, która może stwarzać przeszkody w praktycznym stosowaniu przepisów - chodzi o pojęcia formy i postaci dokumentów - podkreśla Kajetan Wojsyk.

Uwagi Kajetana Wojsyka z Urzędu Miasta Częstochowy, dotyczące projektu ustawy o zmianie ustawy o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne, ustawy – Kodeks postępowania administracyjnego oraz zmianie niektórych innych, przedstawiono Zespołowi ds. Społeczeństwa Informacyjnego KWRiST.

„Generalnie – pod względem merytorycznym, projekt wydaje się być dobrze dopracowany” - napisał w uwagach Kajetan Wojsyk. Jednak jego zdaniem projekt jest obciążony istotną wadą, która może stwarzać przeszkody w praktycznym stosowaniu zapisów ustawy. Wada ta dotyczy semantyki, znaczenia słów, które w polskim prawie są powszechnie stosowane zamiennie, nawet w tych samych aktach prawnych. To powoduje dość duży bałagan, a w przypadku ustawy o tak fundamentalnym znaczeniu, należy wprowadzić elementarny porządek.

Bałagan ten dotyczy pojęć: „forma” i „postać”. „Postać” to materializacja „formy” - uważa Wojsyk.
„Nie wszystkie formy dają się materializować, podobnie jak nie wszystkie postaci dają się konwertować bez znaczącej utraty informacji czy innych cech” - wyjaśnia. „Pamiętać trzeba, że oba środowiska (papierowe i elektroniczne), w których przetwarzana jest informacja, działają w tym samym czasie (współcześnie), i codziennie trwa w skali masowej niezwykle kosztowny proces konwersji postaci dokumentów w obie strony, co ustawa winna była zlikwidować, a przynajmniej znacząco ograniczyć”.

Autor uwag przypomina też, że natury nośnika papierowego i elektronicznego są tak różne, że przenoszenie treści między tymi dokumentami zawsze wiąże się z jakąś utratą nie tylko samej informacji, dla przeniesienia której służył nośnik, ale nawet istotnej cechy, jaką jest wiarygodność dokumentu lub cecha świadcząca o jego ważności w obrocie prawnym.

Jak wyjaśnia: „na obecnym etapie postępu technicznego metodami zabezpieczenia istotnych cech dokumentu są specyficzne, niedostępne powszechnie metody zabezpieczania treści dokumentu, a także innych istotnych jego cech oraz towarzyszących mu metadanych. Metody te to technologie wykonania dokumentów (np. prawa jazdy, dowody osobiste, paszporty)czy papierów wartościowych (specjalny papier, paski metalowe, włókna, znako wodne, specjalny druk itp. – dobrym przykładem są banknoty). W odniesieniu do dokumentów elektronicznych ani druk, ani tworzywo sztuczne, ani specjalny papier nie mają zastosowania – jedynie podpis elektroniczny jest w stanie zapewnić wiarygodność dokumentu.

Zdaniem Kajetana Wojsyka powszechnie niski poziom kultury informatycznej pracowników administracji publicznej, którzy w zakresie działania i stosowania podpisu elektronicznego wykazują rażąco niską niewiedzę, rodzi określone problemy.

„Pracownicy ci mylą obrazy podpisów (skany) z podpisami elektronicznymi, a w związku z łatwością umieszczania skanów w dokumentach obawiają się fałszerstw i przestępstw przeciwko dokumentom. Tym samym wolą za wszelką cenę trwać przy dokumentach papierowych, gdyż są im lepiej znane i są do nich po prostu przyzwyczajeni – mimo iż właśnie dokumenty papierowe są łatwiejsze do sfałszowania od elektronicznych. Wszystko to razem tworzy sytuację, w której sformułowania zastosowane w ustawie będą interpretowane tak, by udało się pozostać przy nośnikach papierowych”.

Dlatego Kajetan Wojsyk proponuje używania pojęć „dokumentu papierowego” i „dokumentu elektronicznego”, bez nadużywania „formy” czy nawet „postaci”, chyba że kontekst tego wymaga.

W jego opinii ustawa nie może nie uwzględniać faktu, że „dokument elektroniczny staje się drugim, obok dokumentu papierowego dokumentem, a nawet staje się ważniejszym, przyszłościowym, który ma wyrugować z użycia dokumenty papierowe. Trzeba bowiem pamiętać, że kiedy prawnie nie istniało pojęcie dokumentu elektronicznego, oczywistym było, że dokument może być tylko i wyłącznie papierowy, więc pojęcie „dokument” bez przymiotnika było jednoznaczne”.

Jako przykład takiego pojmowania dokumentu, Wojsyk podaje Rozporządzenie Ministra Finansów w sprawie sprawozdawczości budżetowej z 2006 r., gdzie np. w § 14. czytamy: „Jednostki wymienione w § 4 pkt 6 przekazują do Ministerstwa Finansów sprawozdania skonsolidowane w formie dokumentu i w formie elektronicznej”. Wynika z tego, że forma elektroniczna w świetle tego przepisu dokumentem nie jest.

W przedstawionej opinii zwrócono uwagę na fakt powielania dróg przesyłania informacji i sposobów tego przesyłania. Efektem jest wzrost kosztów i bałagan organizacyjny (porównywanie wersji, kilkukrotne rejestrowanie, potrzebę przechowywania różnych postaci dokumentów itd.).

„W polskim prawie nader często przez „oryginał” rozumie się dokument papierowy. Tymczasem podstawowym sensem i istotą ustawy o informatyzacji podmiotów realizujących zadania publiczne jest odwrócenie sytuacji – tworzenie elektronicznej przestrzeni informacyjnej, w której w sposób naturalny powstają elektroniczne oryginały, których treść jest drukowana wtedy i tylko wtedy, gdy z jakichś przyczyn jest to niezbędne” - podkreśla Wojsyk.