Jego zdaniem majowa data jest wielkim zagrożeniem dla stabilności pracy administracji publicznej.

"Pozwolę sobie pokrótce napisać gdzie takie zagrożenia widzę oraz jak można zaradzić choć części tych zagrożeń.

Wiedzę na temat poniższych zagrożeń oraz sposobu obsługi dokumentów składanych do urzędu w formie „korespondencji” elektronicznej powziąłem z obowiązujących aktów prawnych a także konsultując nasze stanowisko z prawnikami, którzy zajmują się prawem komputerowym.

Zgodnie z zapisami Art. 58.2 Ustawy w terminie 4 lat od dnia wejścia w życie ustawy organy władzy publicznej umożliwią odbiorcom usług certyfikacyjnych wnoszenie podań i wniosków oraz innych czynności w postaci elektronicznej, w przypadkach gdy przepisy prawa wymagają składania ich w określonej formie lub według określonego wzoru.

Ponadto w Art. 58.3 ustawy napisano Minister właściwy do spraw gospodarki w porozumieniu z ministrem właściwym do spraw administracji publicznej określi, w drodze rozporządzenia, warunki techniczne i warunki bezpieczeństwa udostępniania formularzy i wzorów, o których mowa w ust. 2. ustawy.

Jak należy rozumieć zapisy tego artykułu ustawy o podpisie elektronicznym.
Z dniem 1 maja 2008 winniśmy umożliwić składanie podań do urzędu za pomocą środków opisanych w art.63 §1 KPA, treść całego artykułu poniżej abyśmy mieli odpowiednią jasność zapisów.

Art. 63.
§ 1. Podania (żądania, wyjaśnienia, odwołania, zażalenia) mogą być wnoszone pisemnie, telegraficznie lub za pomocą dalekopisu, telefaksu, poczty elektronicznej, a także ustnie do protokołu.

Zapis ten jasno wskazuje że podania można od tego dnia zacząć wnosić do urzędu w teoretycznie dowolnej formie korzystając z poczty elektronicznej. Warunkiem przyjęcia podania złożonego w pocztą elektroniczną jest zrealizowanie zapisów Art.63 §3a które mówi:

§ 3a. Podanie wniesione w formie dokumentu elektronicznego powinno:
1) być opatrzone bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu, przy zachowaniu zasad przewidzianych w przepisach o podpisie elektronicznym, oraz
2) zawierać dane w ustalonym formacie, zawarte we wzorze podania określonym
w odrębnych przepisach, jeżeli te przepisy nakazują wnoszenie podań według określonego wzoru.

Łącząc powyższe przepisy zobligowani jesteśmy do przyjęcia w urzędzie „formularzy elektronicznych „jeżeli przepisy prawa wymagają składania ich w określonej formie lub według określonego wzoru (1) oraz korespondencji przychodzącej pocztą emailową w dowolnym formacie pod warunkiem że zostanie opatrzona ona bezpiecznym podpisem elektronicznym (2).

Mała dygresja – gdyż te zapisy mogą wprowadzać Państwa w zakłopotanie. Doręczenia w formie elektronicznej opisane w Rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów z dnia 29 września 2005 r. w sprawie warunków organizacyjno-technicznych doręczania dokumentów elektronicznych podmiotom publicznym określa zasady doręczania „do podmiotu” publicznego zatem to rozporządzenie nie dotyczy relacji Interesant-Urząd tylko Urząd – Urząd !!!

Zapytać by należało co z datą wszczęcia postępowania ? Otóż zgodnie z Art. 61 § 3a „Datą wszczęcia postępowania na żądanie strony wniesione drogą elektroniczną jest dzień wprowadzenia żądania do systemu teleinformatycznego organu administracji publicznej” a co za tym idzie dzień w którym otrzymaliśmy podanie przez skrzynkę podawczą lub kiedy zostało zdeponowane one w postaci poczty elektronicznej u naszego dostawcy Internetu (!!!) Tutaj w zasadzie pojawia się jeszcze kilka niejasności które wynikają z definicji co to jest „system teleinformatyczny” tego jednak nie tykamy gdyż wnioski są przerażające (3).

W przypadku wniesienia podania które zawiera wady np. nie zawiera podpisu kwalifikowanego winniśmy postąpić zgodnie z Art. 64 który stanowią iż:

Art. 64.
§ 1. Jeżeli w podaniu nie wskazano adresu wnoszącego i nie ma możności ustalenia tego adresu na podstawie posiadanych danych, podanie pozostawia się bez rozpoznania. oraz § 2. Jeżeli podanie nie czyni zadość innym wymaganiom ustalonym w przepisach prawa, należy wezwać wnoszącego do usunięcia braków w terminie siedmiu dni.

Na co powinniśmy zwrócić uwagę przyjmując korespondencję w formie elektronicznej ?

Przede wszystkim nie możemy odrzucić korespondencji emailowej która zawiera załączniki podpisane kwalifikowanym podpisem elektronicznym, nie wolno nam zatem stosować w urzędzie filtrów antyspamowych i antywirusowych które mogły by przysłany do urzędu plik potraktować jako niechcianą korespondencję i skasować taką pocztę - kuriozalne jednak prawdziwe. Nie wolno nam wymuszać na interesantach w jakiej formie mogą składać do urzędu podania jeśli taka forma nie wynika z przepisów prawa (przyp. Art. 58.2 Ustawy o podpisie elektronicznym). Zobowiązani jesteśmy przyjąć i zweryfikować dokument, który otrzymaliśmy i jeśli Interesant tego zażąda w treści pisma odesłać mu potwierdzenie wniesienia podania zgodnie z Art. 63 § 4 KPA (Organ administracji publicznej obowiązany jest potwierdzić wniesienie podania, jeżeli wnoszący je tego zażąda.). Na szczęście możemy tu zastosować przepisy KPA o Doręczeniu Art. 39 i Art. 391 wykręcając się od przekazania potwierdzenia otrzymania korespondencji w formie elektronicznej zatem potwierdzenie odesłać możemy drogą tradycyjną.

Udało nam się przyjąć dokument do urzędu „drogą elektroniczną” bez względu na to czy dokument dotarł do nas droga tradycyjną czy też przyszedł przez „skrzynkę podawczą”.

Interesant zażądał od nas aby decyzja lub postanowienie w tej sprawie zostało mu przesłane w formie elektronicznej. Jak należy się zachować ? Formę doręczenia w trybie KPA ustawodawca zawarł w Art. 39 brzmi ona następująco:
Organ administracji publicznej doręcza pisma za pokwitowaniem przez pocztę, przez
swoich pracowników lub przez inne upoważnione osoby lub organy. Ponadto definicja doręczenia została rozszerzona w drodze nowelizacji o Art. 391.
§ 1. Doręczenie może nastąpić za pomocą środków komunikacji elektronicznej w rozumieniu przepisów o świadczeniu usług drogą elektroniczną, jeżeli strona:
1) wystąpiła do organu administracji publicznej o doręczenie albo
2) wyraziła zgodę na doręczenie jej pism za pomocą tych środków.

I tu na szczęście Ustawodawca zawarł nam tylną furtkę – dzięki czemu uda nam się prośby Interesanta nie zrealizować. Doręczenie może nastąpić w formie decyzji elektronicznej ale nie musi tak więc odsyłamy naszemu interesantowi decyzję lub postanowienie w formie tradycyjnej.
A teraz pojawia się pytanie dlaczego nie odesłać decyzji w formie elektronicznej? Mamy przecież możliwość napisania podania w dowolnym edytorze a w zasadzie nie edytorze tylko formacie, który dopuszcza Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 11 października 2005 r. w sprawie minimalnych wymagań dla systemów teleinformatycznych ???

Otóż ustawodawca określił nam w jakiej formie należy przygotować decyzję administracyjną, którą to będziemy mogli przesłać drogą elektroniczną do Interesanta. Definicja jak to zrobić znajduje się Art. 391. §2 który stanowi: „Minister właściwy do spraw informatyzacji określi, w drodze rozporządzenia, strukturę i sposób sporządzania pism w formie dokumentów elektronicznych w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz.U. Nr 64, poz. 565), a także warunki organizacyjno-techniczne ich doręczania, w tym formę urzędowego poświadczania odbioru tych pism przez ich adresata oraz sposób udostępniania ich kopii, uwzględniając potrzebę zapewnienia bezpieczeństwa przy stosowaniu pism w formie dokumentów elektronicznych oraz sprawność postępowania”

Po przekopaniu się przez te wszystkie rozporządzenia doszliśmy do Rozporządzeniem Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 27 listopada 2006 r. w sprawie sporządzania i doręczania pism w formie dokumentów elektronicznych. To w tym rozporządzeniu jest pogrzebany przysłowiowy „pies”.

Przyjrzyjmy się zapisom §3 tegoż rozporządzenia:

Punkt 3. Przy sporządzaniu pism w formie dokumentu elektronicznego wykorzystuje się wzory
dokumentów elektronicznych, które zawierają wyróżnik określający szczegółowo zakres użytkowy dokumentu elektronicznego.
No właśnie pojawia się pierwsze tajemnicze słowo-hasło „wyróżnik” co to jest i jak się to tworzy ?
Otóż nie dowiemy się tego gdyż jak mówią zapisy punktu 5 tegoż samego paragrafu „Minister właściwy do spraw informatyzacji udostępnia w Biuletynie Informacji Publicznej zasady tworzenia wyróżników, o których mowa w ust. 3.”.

Wszystko by było w porządku gdyby Minister właściwy ds. informatyzacji opublikował w swoim Biuletynie Informacji Publicznej zasady tworzenia tych tajemniczych wyróżników. To niestety nie pierwszy martwy zapis który nie został zrealizowany przez Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji, który odpowiada za informatyzację Państwa.

Kolejny niezrealizowany zapis kryje się w następnym punkcie tegoż samego paragrafu rozporządzenia cyt. „Minister właściwy do spraw informatyzacji tworzy i udostępnia organom administracji publicznej centralne repozytorium wzorów pism w formie dokumentów elektronicznych. W centralnym repozytorium umieszcza się, przechowuje i udostępnia wzory pism, które:
1) spełniają wymagania określone w przepisach wydanych na podstawie art. 16 ust. 3
ustawy o informatyzacji;
2) spełniają wymagania określone w przepisach wydanych na podstawie art. 18 pkt 1
ustawy o informatyzacji;
3) uwzględniają niezbędne elementy struktury dokumentów elektronicznych określone w
przepisach wydanych na podstawie art. 5 ust. 2a ustawy o narodowym zasobie
archiwalnym i archiwach.

Otóż do dnia dzisiejszego nie ma uruchomionego Centralnego Repozytorium wzorów i pism. Adres strony internetowej pod która jeszcze kilka miesięcy temu funkcjonowała zaślepka tegoż systemu od prawie dwóch miesięcy nie jest dostępny.

Tak więc mamy już jasność – nie możemy wydać decyzji w formie elektronicznej gdyż po prostu nie mamy wykładni prawnej która tą czynność nam umożliwi. Wracamy do początku wywodu dotyczącego wydawania dokumentów w formie elektronicznej i odpisujemy interesantowi iż na mocy Art. 39 KPA nie musimy wysyłać decyzji w formie elektronicznej i informujemy go że decyzję prześlemy do interesanta drogą tradycyjną.

Zapewne jesteście Państwo przerażeni tym co przeczytaliście jednak powinienem Państwa przestrzec – niestety to nie koniec mamy jeszcze sytuacje kiedy interesanci przychodzą do naszej kancelarii podawczej i mogą przynieść na dowolnym nośniku danych wniosek elektroniczny prosząc o wydanie stosownego potwierdzenia przyjęcia wniosku (mogą to być na szczęście jedynie pisma z innych urzędów..)

I tu regulację prawną dostarcza nam Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 29 września 2005 r. w sprawie warunków organizacyjno-technicznych doręczania dokumentów elektronicznych podmiotom publicznym (4) które mówi w § 5.1. Podmiot publiczny przyjmuje doręczane dokumenty elektroniczne za pośrednictwem elektronicznej skrzynki podawczej albo na informatycznych nośnikach danych, które umożliwiają zapisanie urzędowego poświadczenia odbioru. 2. Podmiot publiczny informuje w sposób powszechnie dostępny, w tym w Biuletynie Informacji Publicznej, o:

1) sposobie doręczania dokumentów elektronicznych temu podmiotowi, w tym o:
a) udostępnionym adresie elektronicznej skrzynki podawczej,
b) akceptowanych strukturach fizycznych dokumentów elektronicznych i zakresach użytkowych dokumentów elektronicznych, określonych zgodnie z § 3 i 4, oraz o rodzajach informatycznych nośników danych, na których może zostać zapisane urzędowe poświadczenie odbioru;

Chwila na analizę zapisów tego rozporządzenia daje nam jasne wytyczne co należy zrobić.
Po pierwsze starać się przyjmować możliwie dużo dokumentów poprzez „skrzynkę podawczą” a zarazem wystawiać dzięki niej UPP (Urzędowe Poświadczenie Przedłożenia) (5) . Ponadto § 5.2 tegoż rozporządzenia wskazuje nam iż musimy podać oficjalny adres elektronicznej skrzynki podawczej oraz nakazuje nam zdefiniować rodzaje informatyczne nośniki danych na których przyjmować będziemy dokumenty elektroniczne a zarazem zapisywać urzędowe poświadczenie odbioru (UPP).

Teraz można powiedzieć, że mamy jasny obraz – działania ustawodawcy polegające na wprowadzeniu chaosu do tych wszystkich przepisów zapewne są niezamierzone i wynikają z ciągłych zmian kadrowych na stanowiskach ministrów odpowiedzialnych za informatyzację Państwa a także zespołów które pracują nad ogarnięciem przepisów. Mógłbym przy okazji dodać tu kilka własnych uwag dot. spostrzeżeń pracy MSWiA czy też jakością stanowionego prawa w naszym kraju jednak powyższe przemilczę.

Jak przygotować urząd do dnia 1 maja 2008 r. ? – rozwiązanie przeciwbólowe.

Na stronach BIP należy umieścić następujące informacje:
1. Podać adres serwera www który pełni rolę skrzynki podawczej (6)
2. Podać adres email na który można przesyłać podania (7)
3. Usunąć (jeżeli jest to możliwe) ze strony BIP oraz urzędu wszelkie dostępne adresy poczty email na które potencjalnie mogą wpłynąć podania od Interesantów
4. Powiadomić Interesantów o tym że podania będą przyjmowane tylko i wyłącznie w przypadku przesłania ich na wskazany adres skrzynki podawczej.
5. Poinformować Interesantów, że potwierdzenie wniesienie podania w formie elektronicznej jest dostępne wyłącznie pod warunkiem wyrażenia zgody w przesłanym wniosku (8)
6. Opisać w BIP-ie na jakich nośnikach przyjmujemy pisma od innych urzędów, pamiętając, ze nośnik taki musi pomieścić nie tylko pismo ale i urzędowe poświadczenie odbioru.

Wewnątrz urzędu należy przygotować:
1. System teleinformatyczny służący przyjmowania dokumentów w formie elektronicznej (9)
2. System Elektronicznego Obiegu Dokumentów musi spełniać założenia ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (10).
3. Trzy stanowiska komputerowe na których zostaną zainstalowane oprogramowania trzech centrów certyfikacji gdzie będziemy mogli prowadzić weryfikację podpisów elektronicznych złożonych pod podaniami. (11)

Przypisy:

Grzegorz Szczechowiak
MADKOM