Rozporządzenie w sprawie instrukcji kancelaryjnej nie ma zastosowania do samorządowych jednostek organizacyjnych, takich jak gminne ośrodki pomocy społecznej – odpowiada MAC na pytanie Czytelnika.

Czytelnik poprosił nas o wyjaśnienie, czy rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych - załącznik Nr 2 Jednolity rzeczowy wykaz akt organów gminy i związków międzygminnych oraz urzędów obsługujących te organy i związki, zobowiązuje też Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej do stosowania zawartych w ww. załączniku symboli i haseł klasyfikacyjnych.

Zgodnie z odpowiedzią z resortu administracji, zakres podmiotowy rozporządzenia w sprawie instrukcji kancelaryjnej wynika z ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach i dotyczy:

- organów gminy i związków międzygminnych oraz urzędów obsługujących te organy i związki,

- organów powiatu i starostw powiatowych,

- organów samorządu województwa oraz urzędów marszałkowskich,

- organów zespolonej administracji rządowej w województwie i urzędów obsługujących te organy.

„Przepisy rozporządzenia nie mają więc zastosowania do państwowych i samorządowych jednostek organizacyjnych, które nie są urzędami obsługującymi ww. organy. Powyższych przepisów nie stosują więc takie jednostki, jak np.: gminne ośrodki pomocy społecznej, powiatowe centra pomocy rodzinie, powiatowe inspektoraty nadzoru budowlanego, szkoły, przedszkola, szpitale” – precyzuje Artur Koziołek, rzecznik prasowy MAC.

Z odpowiedzi MAC wynika, że takie jednostki organizacyjne obowiązane są do posiadania instrukcji kancelaryjnej oraz instrukcji o organizacji i zakresie działania archiwum zakładowego zatwierdzonych przez Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych, bądź dyrektora właściwego archiwum państwowego na podstawie upoważnienia Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych.

„W odniesieniu do państwowych i samorządowych jednostek organizacyjnych, które nie są adresatami ww. rozporządzenia, zastosowanie ma przepis art. 6 ust. 2 ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i o archiwach, z którego wynika obowiązek każdej państwowej i samorządowej jednostki organizacyjnej do posiadania instrukcji określających zasady i tryb postępowania z dokumentacją, tj. instrukcji kancelaryjnej oraz instrukcji o organizacji i zakresie działania archiwum zakładowego (bądź składnicy akt w przypadku, gdy dana jednostka nie wytwarza materiałów archiwalnych), zatwierdzonych przez Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych, bądź dyrektora właściwego archiwum państwowego na podstawie upoważnienia Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych” – wyjaśnia rzecznik resortu.

Nadzór nad narodowym zasobem archiwalnym sprawuje minister właściwy do spraw kultury i ochrony dziedzictwa narodowego za pośrednictwem Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych (art. 4 ust. 1 o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach).

Kkż/
Serwis Samorządowy PAP