Interwencja RPO

Rzecznik zajął się tematem po skardze obywatelki, która przez ponad dwa lata czekała na udostępnienie jej dokumentacji płacowej.

Problem zaistniał, ponieważ jej dokumentacja przechowywana była przez prywatną firmę, która w pewnym momencie przestała wywiązywać się ze swoich obowiązków. Ostatecznie zasoby znajdujące się w pieczy firmy zostały przejęte przez Archiwum Państwowe w Gdańsku. Zanim zostały one udostępnione obywatelom, archiwiści musieli poddać je pracochłonnemu procesowi porządkowania i konserwacji.

"Na kanwie tej sprawy i wyjaśnień Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych i Marszałka Województwa Pomorskiego Rzecznik dostrzegł, że w przypadku nieprawidłowego działania przedsiębiorców przechowujących dokumenty, organy odpowiedzialne za nadzór nad ich działalnością mają ograniczone możliwości działania" - czytamy w stanowisku Rzecznika.

Konwent Marszałków Województw proponuje ściślejszą kontrolę nad prywatnymi przechowawcami

Na problem jeszcze w ubiegłym roku zwrócił uwagę Konwent Marszałków Województw. W stanowisku z 7 kwietnia 2022 r. zwrócił się z prośbą "o wsparcie w sprawie zmian przepisów prawa w zakresie czasowego przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców". Jak przypomina Konwent, Ustawa o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach zleciła marszałkom województw prowadzenie zadania z zakresu administracji rządowej dotyczące przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców, czyniąc 16 włodarzy regionów odpowiedzialnymi w szczególności za:

− prowadzenie rejestru przechowawców akt osobowych i płacowych na terenie danego województwa;

− dokonywanie wpisów w rejestrze, na wniosek przedsiębiorców, po zbadaniu ustawowych warunków, oraz wydawanie zaświadczeń o wpisie;

− zawiadamianie o wpisie Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych, który na tej podstawie tworzy centralną ewidencję przechowawców akt;

− wydawanie decyzji o zakazie wykonywania przez przedsiębiorcę-przechowawcę działalności;

− wydawanie decyzji o wykreśleniu z rejestru;

− kontrolę działalności gospodarczej w zakresie objętym wpisem do rejestru;

− nakładanie kar pieniężnych za przechowywanie dokumentacji bez uzyskania wpisu do rejestru.

"Niestety przepisy dotyczące przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców często stanowią problem nie tylko dla samej administracji i dość często doprowadzają do impasu" - wskazali marszałkowie.

Konwent alarmuje np, że nie jest wskazany sposób postępowania z przechowawcą akt, który został wykreślony z rejestru działalności gospodarczej, a nadal przetrzymuje dokumentację osobową i płacową. Inne problemy to: - w ocenie Konwentu - pracodawcy, którzy zawiesili działalność oraz problem warunków (kryteriów) wydawania decyzji przez Naczelną Dyrekcję Archiwów Państwowych w sprawie przejęcia dokumentacji od przechowawcy prowadzącego działalność w formie jednoosobowej spółki.

Marszałkowie zaproponowali wobec tego kilka zmian legislacyjnych m.in. ustanowienie obowiązku sprawozdawczego do marszałka województwa oraz Naczelnego Dyrektora Archiwum Państwowego w zakresie: wskazania czynności podjętych w związku z przekazaniem dokumentacji do innego przechowawcy lub złożenia wniosku do sądu rejestrowego o stwierdzenie niemożności zapewnienia środków na koszty dalszego przechowywania dokumentacji; wskazania podmiotu przejmującego akta; listy zlikwidowanych podmiotów, których dokumentację przechowawca posiada na dzień wykreślenia z rejestru.

Konwent proponuje też, by pracodawcy za nieuprawnione zniszczenie dokumentacji płacowo-osobowej groziła grzywna lub nawet pozbawienie wolności do dwóch lat.

RPO poprosił resorty kultury oraz rodziny o wzięcie propozycji Konwentu pod uwagę. Wskazał w szczególności na możliwość nałożenia na przedsiębiorców obowiązku sprawozdawczego.

"Ułatwiłby on bowiem kontrolę nad przejęciem przechowywanej dokumentacji przez organy nadzoru w przypadku zaprzestania prowadzenia działalności przez przedsiębiorcę" - przekonuje RPO.

Stanowiska resortów

W odpowiedzi na pismo RPO minister kultury Piotr Gliński wyjaśnia, że organem uprawnionym do kontroli i rozpoznawania skarg na nieprawidłowe funkcjonowanie firm przechowalniczych jest marszałek województwa, który dokonał wpisu tej firmy do rejestru. Zatem jednostkowa sprawa skarżącej obywatelki pozostaje poza kompetencją Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego.

W odpowiedzi zaś na postulaty Konwentu Marszałków Województw minister wskazuje, że w jego ocenie lepszym rozwiązaniem od dyscyplinowania przechowawców przepisami karnymi byłoby jednoznaczne wskazanie terminu, w którym przechowawca musi przedstawić dokumenty wnioskującej o wgląd do nich osobie.

W odniesieniu do problemu z dostępem do dokumentów przechowywanych przez przechowawcę, który zawiesił działalność gospodarczą minister podkreślił, że skala takich przypadków jest marginalna. Warto w ocenie ministra się jednak zastanowić nad wyłączeniem możliwości zawieszenia działalności w odniesieniu do przedsiębiorców-przechowawców.

Sekretarz stanu w MRiPS Stanisław Szwed docenia przedstawione w Stanowisku Konwentu Marszałków Województw RP "intencje propozycji rozwiązań kwestii związanych z przechowywaniem dokumentacji osobowej płacowej pracodawców.

"Przyświecała im, jak się wydaje, troska o skuteczniejszą ochronę praw ubezpieczonych starających się uzyskać niezbędną dokumentację w celu przyznania świadczeń emerytalno-rentowych lub ich podwyższenia. Pragnę jednakże podkreślić, że w tych propozycjach postuluje się zmianę aktów prawnych, które pozostają poza ścisłą kompetencją ministra właściwego do spraw zabezpieczenia społecznego. Szczegółowe (i zarazem kluczowe) stanowisko w tym względzie, jak się wydaje, powinien zatem zająć przede wszystkim minister właściwy do spraw kultury i ochrony dziedzictwa narodowego, który odpowiada za kształt ustawy o narodowym zasobie archiwalnym" - wskazuje Szwed.

Zapewnia jednocześnie, że "minister rodziny i polityki społecznej wyrazi pozytywną opinię co do wszelkich zmian przepisów, które jeszcze bardziej wzmocnią „mechanizmy umożliwiające przejmowanie dokumentacji płacowo-osobowej osób zainteresowanych przez podmioty uprawnione do przechowywania tejże dokumentacji od przechowawców nieuprawnionych w taki sposób, aby na etapie przyznawania prawa do świadczeń i ustalania ich wysokości Zakład dysponował danymi wynikającymi ze zweryfikowanych od strony formalnej dokumentów, umożliwiającymi podjęcie decyzji w sprawie świadczeń”".

js/