Należy dołożyć szczególnej staranności przy udostępnianiu przez telefon danych osobowych – podkreśliła rzeczniczka prasowa GIODO Małgorzata Kałużyńska-Jasak.

W pytaniu, które trafiło do redakcji Serwisu Samorządowego PAP, napisano, że zastępca wójta wystąpił ustnie do dyrektora gminnego ośrodka pomocy społecznej, by ten udostępnił dane osobowe klientów GOPS wójtowi.

Dane miały dotyczyć: imienia i nazwiska świadczeniobiorców pomocy społecznej otrzymujących zasiłki na spłatę zadłużeń czynszowych oraz świadczeniobiorców otrzymujących dodatki mieszkaniowe, a także kwoty przyznanych świadczeń w 2014 r. i 2015 r.

Czytelnik zapytał, jaką należy zastosować procedurę, by być w zgodzie z przepisami ustawy o ochronie danych osobowych.

Małgorzata Kałużyńska-Jasak, dyrektor Zespołu Rzecznika Prasowego GIODO:

Poruszone kwestie należy rozpatrywać przede wszystkim na podstawie przepisów innych, niż ustawa o ochronie danych osobowych. W grę wchodzą tu przepisy ustawy o pomocy społecznej oraz ustawy o dodatkach mieszkaniowych.

Zgodnie z art. 100 ustawy o pomocy społecznej, informacje o osobach otrzymujących tę pomoc, wraz z jej wysokością stanowią tajemnicę. Zatem zarówno wójt, jak i ośrodek pomocy społecznej muszą wskazać podstawę prawną upoważniającą do pozyskania i udostępnienia danych osobowych, aby nie narazić się na zarzut naruszenia prawa.

Wskazać też należy, że kluczową kwestią jest ustalenie, kto jest administratorem żądanych danych osobowych. W tym przypadku jest nim najprawdopodobniej gminny ośrodek pomocy społecznej, jako wykonujący zadania pomocy społecznej (art. 110 ustawy o pomocy społecznej), a nie wójt.

Chyba że w danej gminie ze względów organizacyjnych (finansowych) nie zostanie powołany odrębny podmiot – gminny ośrodek pomocy społecznej, a zadania wykonywać będzie organ gminy. Skoro zatem ośrodek pełni rolę administratora danych, zobowiązany jest do przestrzegania wszystkich zasad wynikających z ustawy o ochronie danych osobowych. Jedną z nich jest zasada legalizmu polegająca na wymogu istnienia podstaw do przetwarzania danych osobowych.

Ustawa o ochronie danych osobowych wymaga bowiem, aby udostępnienie czy pozyskiwanie, które są jednymi z form przetwarzania danych osobowych, opierało się na jednej z wymienionych w jej przepisach przesłanek, stanowiącej o legalności takiego działania.

Ponieważ w tej konkretnej sytuacji mamy do czynienia z instytucjami publicznymi, tylko przepis prawa może być jedynym możliwym do spełnienia warunkiem udostępnienia lub pozyskania danych osobowych. Zgodnie bowiem z art. 7 Konstytucji RP, organy władzy publicznej mogą działać jedynie na podstawie i w granicach obowiązującego prawa.

Dodatkowo warto zaznaczyć, że zgodnie z ustawą o dodatkach mieszkaniowych istnieje możliwość weryfikacji przez wójta statusu majątkowego osoby wnioskującej o taki dodatek.

Art. 7 tej ustawy wskazuje bowiem, że dodatek mieszkaniowy przyznaje, na wniosek osoby uprawnionej do dodatku mieszkaniowego, wójt, burmistrz lub prezydent miasta, w drodze decyzji administracyjnej. Do wniosku dołącza się deklarację o dochodach gospodarstwa domowego za okres 3 miesięcy kalendarzowych poprzedzających dzień złożenia wniosku oraz inne niezbędne dokumenty.

Ustęp 4 art. 7 stanowi zaś, że upoważniony przez organ, o którym mowa w ust. 1 (wójt, burmistrz lub prezydent miasta), pracownik przeprowadzający wywiad środowiskowy może żądać od wnioskodawcy i innych członków gospodarstwa domowego złożenia, pod rygorem odpowiedzialności karnej, oświadczenia o stanie majątkowym, zawierającego w szczególności dane dotyczące posiadanych:
1) ruchomości i nieruchomości;
2) zasobów pieniężnych.

Odmowa złożenia oświadczenia stanowi podstawę do wydania decyzji o odmowie przyznania dodatku mieszkaniowego.

Zgodnie zaś z ust. 4a powołanego przepisu, przed złożeniem oświadczenia, o którym mowa w ust. 4, pracownik przeprowadzający wywiad środowiskowy poucza składającego oświadczenie o odpowiedzialności karnej za złożenie fałszywego oświadczenia.

Z tego wynika, że informacje o statusie majątkowym klientów ośrodka pomocy społecznej można pozyskać bezpośrednio od tych osób, dlatego powstaje pytanie, dlaczego i na jakiej podstawie prawnej zastępca wójta prosi o to ośrodek pomocy społecznej?

Inną sprawą jest kwestia kierowanej prośby w formie ustnej, a nie pisemnej. O ile więc przepisy nie przewidują obowiązku wystąpienia z pytaniem o dane osobowe wnioskowo, to należy dołożyć szczególnej staranności przy udostępnianiu przez telefon. Trzeba bowiem mieć na względzie obowiązek należytego zabezpieczenia danych podczas ich przekazywania, aby nie dostały się w ręce osób nieuprawnionych.

/kic/Serwis Samorządowy PAP