Połączony wysiłek 303 jednostek samorządu terytorialnego został doceniony. Projekt systemowy „CAF” został finalistą prestiżowego konkursu PMI Poland Chapter Projekt Roku 2011.

Ministerstwo Administracji i Cyfryzacji informuje, że projekt systemowy: „Przygotowanie jednostek samorządu terytorialnego do stosowania Wspólnej Metody Oceny (CAF) w procesie mierzenia potencjału i dokonań poprzez szkolenia pracowników i pomoc doradczą” dotarł do finału konkursu na Projekt Roku 2011 organizowanym przez Project Management Institute Poland Chapter. Sukces jest tym większy, iż w finale znalazły się jedynie trzy projekty.

Projekt był realizowany przez Ministerstwo Administracji i Cyfryzacji (wcześniej Ministerstwo Spraw Wewnętrznych i Administracji) w partnerstwie z firmą F5 Konsulting Sp. z o.o. w okresie 1 maja 2009 - 31 grudnia 2011 r.
W projekcie uczestniczyły 303 jednostki samorządu terytorialnego z terenu całej Polski.

Konkurs na projekt roku organizowany jest cyklicznie przez PMI Poland Chapter – stowarzyszenie zawodowe non-profit z branży zarządzania projektami. Nagradzane są zespoły projektowe, które prezentują najwyższy poziom zastosowania technik zarządzania projektami. Do konkursu mogą się zgłaszać jednostki z sektora publicznego i prywatnego.

Projekt: Przygotowanie jednostek samorządu terytorialnego do stosowania Wspólnej Metody Oceny (CAF) w procesie mierzenia potencjału i dokonań poprzez szkolenie pracowników i pomoc doradczą.
Projekt realizowany przez Ministerstwo Spraw Wewnętrznych i Administracji (obecnie: Ministerstwo Administracji i Cyfryzacji) oraz F5 Konsulting Sp. z o.o.

Projekt systemowy pn. „Przygotowanie jednostek samorządu terytorialnego do stosowania Wspólnej Metody Oceny (CAF) w procesie mierzenia potencjału i dokonań poprzez szkolenia pracowników i pomoc doradczą” był realizowany od 1 maja 2009 r. do 31 grudnia 2011 r. przez partnerstwo w składzie: Ministerstwo Spraw Wewnętrznych i Administracji (MSWiA, Lider Partnerstwa) i F5 Konsulting Sp. z o.o. (F5, Partner). Projekt był finansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego oraz środków budżetu państwa w ramach Priorytetu V „Dobre rządzenie” Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, ukierunkowanego na wzmocnienie potencjału polskiej administracji publicznej.

Decyzja o uruchomieniu projektu zapadła z dwóch zasadniczych powodów. Po pierwsze, badania przeprowadzone na zlecenie MSWiA w 2009 r. wykazały, że rozwiązania z dziedziny zarządzania jakością są wśród jednostek samorządu terytorialnego (JST) stosunkowo mało popularne – ich wdrażanie deklarowało jedynie 20,3% badanych jednostek (z wyraźną przewagą jednostek dużych – województw i miast na prawach powiatu). Drugą przesłanką dla uruchomienia projektu systemowego było dążenie do tego, aby wszystkie projekty jednostek samorządu terytorialnego ubiegających się o dofinansowanie ze środków EFS były przygotowywane za pomocą określonej metodologii do oceny potencjału i wyników organizacji oraz planowania usprawnień zarządczych w urzędach administracji samorządowej.

Jako cel projektu zdefiniowano upowszechnienie wśród polskich JST uznanego w Unii Europejskiej narzędzia zarządzania jakością w administracji publicznej, jakim jest metoda CAF (Common Assessment Framework – Wspólna Metoda Oceny), jak również przeprowadzenie samooceny CAF w wybranych JST.

Projekt składał się z dwóch faz. W części pilotażowej, trwającej do końca 2010 r., przeprowadzono samoocenę metodą CAF w 80 urzędach różnych szczebli samorządu terytorialnego. Upowszechniono również informacje nt. samej metody oraz jej użyteczności we wszystkich jednostkach samorządu terytorialnego w całej Polsce.
W II fazie projektu (2011 r.), przeprowadzono samoocenę metodą CAF w kolejnych 223 urzędach. Projekt w tej edycji skierowany był do specyficznej grupy docelowej, którą stanowiły JST o najniższym wskaźniku dochodów podatkowych na jednego mieszkańca (Gg/Pp), dodatkowo nigdy przedtem nie objęte wsparciem ze środków unijnych w ramach projektów organizowanych przez MSWiA.

Do podstawowych wyzwań związanych z wdrażaniem projektu zespół projektowy zaliczył:

- określony na etapie definiowania zakres projektu, obejmujący jednoczesne bądź prawie jednoczesne wsparcie dla bardzo dużej liczby JST z terenu całego kraju, co oznaczało zaangażowanie odpowiednio dużego zespołu projektowego i ponadstandardowe działania w zakresie koordynacji,
- otwarty charakter projektu – co oznaczało, że cały ciężar rekrutacji jednostek kwalifikujących się do udziału w projekcie spoczywał na zespole projektowym,
- konieczność przeprowadzenia zaplanowanych działań, tj. rekrutacji oraz organizacji wsparcia w relatywnie krótkim czasie, bez możliwości wydłużenia okresu realizacji projektu,
- specyfikę grupy docelowej (odbiorców wsparcia), zwłaszcza II fazy projektu – w większości były to małe urzędy, zatrudniające do 20 pracowników; zaangażowanie w projekt wiązało się dla nich z oderwaniem pracowników od codziennych zajęć. Dodatkowo, ponieważ jednostki te nie korzystały wcześniej z dedykowanych im środków EFS, wiele pracy wymagało uświadomienie JST potencjalnych korzyści płynących z udziału w projekcie,
- współfinansowanie projektu ze środków unijnych, co wiązało się koniecznością implementacji do planu zarządzania projektem wytycznych horyzontalnych dla realizacji projektów PO KL,
- realizacja projektu przez partnerstwo dwóch podmiotów – publicznego i prywatnego, o różnych kulturach organizacyjnych i procedurach wewnętrznych,
- realizacja projektu w rozproszeniu terytorialnym – zarówno na poziomie zarządzania (siedziby lidera partnerstwa i partnera), jak i wykonania (realizacja wsparcia na rzecz JST zlokalizowanych na terenie całej Polski).

Dzięki zaangażowaniu zespołu projektowego udało się wypracować wszystkie założone produkty, zakończyć działania projektowe w terminie i przeprowadzić samoocenę we wszystkich zgłoszonych do projektu jednostkach.
Projekt zakończył się sukcesem, ponieważ po raz pierwszy na tak szeroką skalę udało się zaszczepić w polskim samorządzie nowoczesne narzędzie zarządzania jakością przystosowane do potrzeb administracji publicznej, jakim jest metoda CAF. Udało się tego dokonać w relatywnie krótkim czasie i w ramach założonego budżetu, w małych i niezamożnych jednostkach samorządu terytorialnego. Samoocena CAF pozwoliła udoskonalić istniejące procedury funkcjonowania urzędów oraz pokazała, że innowacyjne rozwiązania można zastosować skutecznie także w niewielkich JST.

Projekt stanowi także udany przykład współpracy sektora publicznego, reprezentowanego przez MSWiA, z sektorem prywatnym, którego przedstawicielem jest firma F5 Konsulting. Okazało się, że współpraca pomiędzy podmiotami z tak różnych środowisk może nie tylko przebiegać bez zakłóceń, ale także skutkować efektem synergii dzięki połączeniu zróżnicowanych doświadczeń i zasobów.

Wartością dodaną projektu jest jego unikatowe w skali Polski powiązanie z konkursem dotacji dla JST. W zrealizowanym projekcie w ramach samooceny CAF urzędy zidentyfikowały swoje słabe strony oraz zdefiniowały obszary usprawnień zarządczych. Na podstawie sformułowanych planów doskonalenia urzędów opracowane zostały przez JST własne projekty, z których większość otrzymała dofinansowanie od MSWiA w ramach konkursu dotacji. Tym samym efekty uzyskane w zrealizowanym przez Partnerstwo projekcie będą mogły być rozwijane w projektach indywidualnych JST, przyczyniając się do poprawy funkcjonowania urzędów administracji samorządowej w przyszłości. To nowatorskie rozwiązanie, nie stosowane dotychczas w podobnych projektach.

Ministerstwo Spraw Wewnętrznych i Administracji (obecnie: Ministerstwo Administracji i Cyfryzacji) pełni funkcję Instytucji Pośredniczącej (IP) w ramach Działania 5.2 Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki. Zadania Ministerstwa w tym zakresie wypełnia Departament Współpracy z Jednostkami Samorządu Terytorialnego, a działający w jego strukturach Wydział Projektów Systemowych EFS odpowiada za realizację projektów systemowych, skutecznie wspierając lokalną i regionalną administrację publiczną we wdrażaniu zasad dobrego rządzenia. Kierownikiem projektu był Łukasz Krysztofiak Naczelnik Wydziału Projektów Systemowych EFS.

F5 Konsulting Sp. z o.o. działa na rynku od 1991 roku i w chwili obecnej plasuje się w ścisłej czołówce firm konsultingowych w Polsce, koncentrując swoją działalność na świadczeniu profesjonalnych usług doradczych i szkoleniowych. O pozycji spółki oraz jej dynamicznym rozwoju świadczą otrzymywane corocznie wyróżnienia, takie jak Gazela Biznesu czy Złota Firma Wielkopolski. Wiarygodność i etykę postępowania poświadczają przyznawane firmie od kilku lat certyfikaty Przedsiębiorstwa Fair Play. Spółka nagradzana jest również za kreowanie dobrych praktyk zarządzania przedsiębiorstwami w projektach unijnych.