Centra Usług Wspólnych są coraz popularniejsze w samorządach; najczęściej powoływane są w celu obsługi finansowo-księgowej, sprawozdawczości, rozliczeń płac i centralizacji podatku VAT jednostek oświatowych; największą barierą w tworzeniu Centrów jest brak szkoleń - wynika z raportu: "Samorządowe Centra Usług Wspólnych. Analiza funkcjonowania i ocena efektywności świadczonych usług".

Centra Usług Wspólnych to instrument dostępny dla samorządów od 2017 r. Centra są wydzielonymi jednostkami organizacyjnymi, które realizują zadania usługowe dla swoich jednostek organizacyjnych. Dzięki temu szkoły, przedszkola czy ośrodki pomocy społecznej na terenie jednej gminy mogą mieć np. wspólną księgowość. Takie samorządowe centra obsługi mogą też łączyć się i wspólnie prowadzić np. księgowość szkół czy przedszkoli z kilku gmin.

Dwa lata po wejściu w życie nowelizacji ustawy o samorządzie gminnym powstał raport na temat działania CUW. W badaniu wzięli udział przedstawiciele 10 z 12 miast zrzeszonych w Unii Metropolii Polskich, co stanowi 83,3 proc. badanej grupy. Badania prowadzono w: Bydgoszczy, Białymstoku, Gdańsku, Katowicach, Krakowie, Lublinie, Poznaniu, Warszawie, Szczecinie, Rzeszowie. W 8 z 10 przebadanych miast władze samorządowe zdecydowały się powołać CUW.

Raport pokazuje, że CUW powoływane są głównie dla świadczenia usług wspólnych z obszaru finansowo-księgowego, sprawozdawczości, rozliczeń płac oraz centralizacji podatku VAT; podmiotowo zaś podstawowym obszarem ich działalności są jednostki oświatowe.

Samorządowcy pytani o motywację do powołania CUW wskazywali m.in. na konieczność centralizacji deklaracji od podatku VAT od wszystkich samorządowych jednostek organizacyjnych.

W przebadanych miastach, które utworzyły CUW, jednostki te zostały zorganizowane jako jednostki budżetowe gminy. W 60 proc. przypadków podstawą utworzenia CUW było wykorzystanie już istniejących jednostek np.: Miejskiego Biura Finansów Oświaty. W znakomitej większości (80 proc.) CUW powoływane były przy wykorzystaniu własnych zasobów kadrowych samorządów.

Autorzy analizy wysoko ocenili kompetencje i kwalifikacje kadry kierowniczej CUW; podkreślono, że kierownicy posiadają wieloletni staż pracy (71,5 proc. posiada staż pracy powyżej 25 lat), jest to jednak niemal wyłącznie doświadczenie zdobyte w macierzystej jednostce np. szkole.

Jak wynika z badania - w ocenie władz samorządowych - podstawowym celem powołania CUW jest: ujednolicenie procedur, polityki rachunkowości obsługiwanych jednostek, obniżenie poziomu ryzyka realizowanych procesów oraz centralizacja podatku VAT, podniesienie poziomu sprawności zarządzania obsługiwanymi jednostkami, optymalizacja zatrudnienia i zasobów w jednostkach objętych obsługą wspólną oraz obniżenie poziomu kosztów funkcjonowania, a także poprawa jakości świadczonych usług przez jednostki samorządowe oraz poprawa satysfakcji odbiorców usług.

"Cele zarządcze zostały zrealizowane prawie w całości, przy czym wykonanie zadań centralizacji podatku VAT przekroczyło założony plan. Poziom wykonania celów efektywnościowych stanowi blisko 80 proc. planowanych założeń. Cele jakościowe zostały osiągnięte w pełni. Pozostałe cele oparte na inicjowaniu wzajemnych relacji, współpracy i kooperacji pomiędzy CUW a jednostkami obsługiwanymi zostały osiągnięte na poziomie 77 proc." - wskazują autorzy badania.

Jak podają, największy priorytet otrzymały zadania centralizacji podatku VAT (5,8 miesiąca) oraz ujednolicania polityk rachunkowości i standaryzacji procesów (9,0 miesiąca). Najniższy priorytet otrzymało zadanie obniżenie kosztów funkcjonowania (33 miesiące) oraz wprowadzenie narzędzi współpracy pomiędzy jednostkami administracyjnymi (26,4 miesiąca).

Do największych zidentyfikowanych problemów występujących przy tworzeniu CUW w samorządach - w opinii kierowników jednostek obsługiwanych - należą: brak lub niewystarczająca liczba szkoleń, brak wsparcia firm zewnętrznych i konsultingowych oraz brak wiedzy i informacji.

Zaś do największych zidentyfikowanych problemów występujących przy tworzeniu CUW - w opinii władz samorządowych - należą: brak lub niewystarczająca liczba szkoleń oraz brak odpowiedniego zaangażowania kierowników i pracowników jednostek objętych obsługą wspólną.

Badanie pokazało, że ogólna ocena funkcjonowania CUW (w skali 1- 5) określona została na poziomie odpowiednio: 3,69 ocena kierowników jednostek obsługiwanych oraz 3,80 - ocena władz samorządowych.

"Ponad połowa respondentów wskazuje na potencjalne możliwości rozszerzenia zakresu podmiotowego lub przedmiotowego działalności CUW w samorządach, co dodatkowo utwierdza o słuszności wdrożonych rozwiązań organizacyjnych i przyszłości rozwoju rynku usług wspólnych w sektorze publicznym" - zaznaczają autorzy badania.

"Główne, zdiagnozowane przyczyny nieutworzenia CUW w samorządach pokrywają się ze zgłaszanymi problemami występującymi przy ich tworzeniu: zaangażowanie i kompetencje kierowników i pracowników jednostek objętych obsługą wspólną (element wskazany przez władze samorządowe) oraz przygotowanie i wdrożenie odpowiedniego programu szkoleniowego dla osób zaangażowanych w proces tworzenia i funkcjonowania CUW (element wskazany zarówno przez kierowników jednostek objętych obsługą wspólną jak i władze samorządowe)" - stwierdzono w raporcie.

Raport został przygotowany przez zespół naukowy w składzie: dr Paweł Modrzyński z Uniwersytetu Technologiczno-Przyrodniczego w Bydgoszczy, dyrektor Toruńskiego Centrum Usług Wspólnych; dr Robert Gawłowski - z  Wyższej Szkoły Bankowej w Toruniu, inicjator Ośrodka Badań Samorządowych WSB oraz dr Joanna Modrzyńska - nauczyciel akademicki Uniwersytetu Mikołaja Kopernika w Toruniu i dyrektor zarządzający Art of Manners przy współpracy z Unią Metropolii Polskich.

js/