Finansowanie rozwoju Systemu Rejestrów Państwowych będzie się dalej odbywało przy wykorzystaniu wypracowanego przez COI zysku z lat poprzednich.

- To blisko 40 mln zł. Nie mówię, że cała ta kwota będzie wykorzystana w ten sposób, natomiast istotnie spowoduje ona, że kilkuletni plan rozwoju systemów będzie mógł być sukcesywnie realizowany – mówi wicedyrektor COI Monika Jakubiak.

Z zastępcą dyrektora Centralnego Ośrodka Informatyki rozmawialiśmy o SRP, aplikacji ŹRÓDŁO, problemach urzędników i informatyków. Publikujemy część pierwszą wywiadu.

Czy Pani wie, że od dłuższego czasu COI jest jedną z najbardziej nielubianych przez urzędników i informatyków zajmujących się SRP instytucji?

Monika Jakubiak, wicedyrektor Centralnego Ośrodka Informatyki: ja tego nie odczuwam, bo spotykałam się z wieloma urzędnikami i było w tych kontaktach wiele sympatii. A jeżeli są jakieś zastrzeżenia, to do systemu i jego funkcjonalności. Natomiast sam fundament współpracy jest jak najbardziej silny. Jesteśmy w stałym kontakcie z kierownikami urzędów i z prezesem Stowarzyszenia Urzędników Stanu Cywilnego i nasze spotkania oceniam jako bardzo konstruktywne. My również zaprosiliśmy urzędników do współpracy przy rozwoju systemu. Mamy regularne spotkania. Antypatii więc nie wyczuwam.

Jakie grupy urzędników zaprosili Państwo do współpracy oprócz wspomnianych pracowników USC?

- Poprosiłam prezesa Stowarzyszenia Urzędników Stanu Cywilnego o porozumienie się również z tą grupą urzędników, która nie należy do tej organizacji. Chodzi o to, aby wspólnie środowisko wydelegowało kilku przedstawicieli do zespołu roboczego zajmującego się pracą nad funkcjonalnościami i do drugiego zespołu, który zajmuje się testowaniem nowych funkcjonalności w systemie. Nie wyobrażam sobie sytuacji, w której do współpracy nie zaprasza się końcowych użytkowników, na co dzień pracujących przy systemie.

Tak, ale SRP to nie tylko BUSC, ale też EL czy DO. SRP zajmują się nie tylko pracownicy USC, ale również na co dzień urzędnicy w gminach i miastach.

- Oczywiście nie zapominamy ani o dowodach osobistych, ani o pozostałych modułach SRP. Natomiast, wszyscy się zgodzimy, że w obszarze bazy BUSC jest najwięcej do zrobienia. W ramach struktury COI mamy również kierowników innych modułów, którzy na co dzień współpracują z urzędnikami. To są kontakty, które zostały wypracowane przez lata pracy nad systemem. Ta współpraca być może nie jest taka medialna, jak w przypadku BUSC, ale prace trwają i zakres zmian, które mają być realizowane w najbliższych latach, obejmuje też oczekiwania związane z pozostałymi modułami SRP.

Jak ocenia Pani dotychczasowe działanie SRP?

- Zidentyfikowałam dwa kluczowe ograniczenia mające wpływ na działanie Systemu Rejestrów Państwowych. Jednym jest to, że na etapie realizacji systemu nie przewidziano jego rozwoju. Każdy system, który powstaje od zera, od razu w ramach koncepcji tworzenia powinien mieć przewidziany budżet na rozwój, przy czym różnie się szacuje wielkości – np. 30 proc. w pierwszym roku, w kolejnych latach 20 proc. wartości systemu.

Tego elementu zabrakło, a brak środków zablokował możliwość dostosowania systemu do potrzeb pracy końcowych użytkowników. Drugie ograniczenie to model współpracy - do tej pory systemy rozwijali urzędnicy ministerstw i to oni decydowali o funkcjonalnościach. To nie jest dobre rozwiązanie.

Jak temu zaradzić teraz, kiedy na systemie pracują urzędnicy już przeszło rok?

- Mój zespół obecnie pracuje nad rozwiązaniem tej sytuacji i do połowy kwietnia zostanie podpisana z Ministerstwem Cyfryzacji umowa, która odblokuje środki z przeznaczeniem na rozwój systemu. Wtedy nasi programiści będą mogli rozwijać aplikację ŹRÓDŁO i całe SRP.

Obecne działania COI to takie drugie podejście – stworzone zostały już zespoły robocze, w których zasiądą też m.in. urzędnicy. Przygotowaliśmy procedurę współpracy. W jej ramach ustalony został zakres współdziałania, składy i sposób działania grup, przyporządkowanie im konkretnych tematów, terminy realizacji i sposoby testowania nowych funkcjonalności. Działania te prowadzone są równolegle.

Chcemy też uprościć współpracę pomiędzy Ministerstwem Cyfryzacji i Ministerstwem Spraw Wewnętrznych i Administracji. Przy podziale kompetencyjnym pewne kwestie zostały rozdzielone na oba te resorty. Dążymy do zbudowania takiego centrum kompetencyjnego po stronie resortu cyfryzacji, żeby ułatwić prace nad rozwojem systemu.

Skąd ten brak budżetu, dlaczego środki nie były przewidziane?

- Podejrzewam, że przyczyna była prozaiczna – po prostu poprzednicy ministerialni nie zadbali o to, żeby w odpowiednim czasie zaplanować te środki. Prawdopodobnie powodem były także ograniczenia budżetowe. Wtedy, kiedy konstruowany był budżet na 2016 rok, nie pracowałam jeszcze w COI, więc mogę tylko przypuszczać jakie były przyczyny tej sytuacji.

Czy jest sposób na rozwiązanie tej kwestii?

- Pomysł na finansowanie rozwoju zakłada wykorzystanie wypracowanego przez COI zysku z lat poprzednich, który odłożony jest na lokacie bankowej. Ten zysk przeznaczymy teraz na współfinansowanie razem z resortem cyfryzacji rozwoju Systemu Rejestrów Państwowych.

Jaka to kwota?

- To blisko 40 mln zł. Nie mówię, że cała ta kwota będzie wykorzystana w ten sposób, natomiast istotnie spowoduje ona, że kilkuletni plan rozwoju systemów będzie mógł być sukcesywnie realizowany.

Jakie są obecnie najpilniejsze do rozwiązania problemy związane z aplikacją ŹRÓDŁO i co Państwo zamierzają zrobić w pierwszej kolejności dla polepszenia funkcjonalności systemu?

- Przede wszystkim pracujemy nad zmianami, które wynikają z legislacji. Ponadto urzędnicy przesłali nam całą listę zmian, które z ich perspektywy są priorytetowymi. Natomiast po naszej stronie trwają prace, bo część zmian funkcjonalnych w systemie wiąże się z innymi. Szukamy ergonomicznych połączeń.

Co jest na przykład na tej liście?

- Urzędnicy wskazali między innymi na „wyszarzenie” pola w przypadku wprowadzania wzmianek przy aktach stanu cywilnego. Pola, które nie podlegają modyfikacji, są tak „wyszarzone”, czy wręcz wybielone, że urzędnikowi trudno jest dojrzeć, co tam jest napisane. Ta poprawka była zlecona przez Departament Spraw Obywatelskich MSW. To prosto pokazuje pewien konflikt oczekiwań co do funkcjonalności systemu pomiędzy ministerstwem a końcowymi użytkownikami.

Jak wyobraża sobie Pani rolę COI w dalszym działaniu?

- Wyobrażam sobie zadanie COI jako podmiotu rozstrzygającego i doradzającego, żeby te zmiany, które będą wdrażane, były z każdej perspektywy zmianami w dobrą stronę. Przede wszystkim jednak chcemy uwzględnić ergonomię pracy urzędnika, bo to dla mnie jest absolutnie nieakceptowalne, że czas obsługi obywatela wzrasta z kilkunastu do trzydziestu minut. Oczekiwania, jakie mam wobec zespołu, który będzie projektował nowe rozwiązania, to takie, żebyśmy w sposób mierzalny mogli kontrolować, czy to, co wdrażamy, przyczynia się do poprawy efektywności obsługi obywateli.

Dziękuję za rozmowę.

Kolejne części wywiadu z wicedyrektor COI opublikujemy wkrótce w Serwisie Samorządowym PAP.

Kkż/
Serwis Samorządowy PAP