Sprawne zarządzanie oprogramowaniem pozwala stwierdzić, które programy są faktycznie potrzebne - mówi Krzysztof Janiszewski, manager d/s własności intelektualnej, Microsoft Sp. z o.o.
Sprawne zarządzanie oprogramowaniem pozwala stwierdzić, które programy są faktycznie potrzebne - mówi Krzysztof Janiszewski, manager d/s własności intelektualnej, Microsoft Sp. z o.o. Wiele mówi się o informatyzacji administracji publicznej. Sytuacja w urzędach jest bardzo zróżnicowana pod tym względem. Czy wiadomo, z jakiej ilości programów korzysta przeciętny urząd?
Ilość i rodzaje wykorzystywanego oprogramowania zależne są od wielkości i profilu działania instytucji. Większe urzędy zazwyczaj korzystają z bardziej różnorodnego oprogramowania i oczywiście w większych ilościach.
Aby lepiej zarządzać zasobami urzędu, można przeprowadzić audyt legalności oprogramowania. Czy Pana zdaniem jest on konieczny? W jakiej sytuacji urząd powinien go przeprowadzić?Audyt legalności jest jednym z wielu elementów procesu Zarządzania Oprogramowaniem. Z jednej strony instytucje państwowe muszą działać zgodnie z prawem, z drugiej strony należy pamiętać, iż oprogramowanie pochodzące z nieautoryzowanych źródeł może stanowić zagrożenie dla systemów informatycznych. Takie oprogramowanie często zawiera niebezpieczne i złośliwe aplikacje, konie trojańskie etc. Wprowadzenie zasad Zarządzania Oprogramowaniem jest obecnie niezbędne z punktu widzenia reguł prawa, ekonomii i bezpieczeństwa.
Czy można taki audyt przeprowadzić samodzielnie, czy lepiej skorzystać z usług specjalistów?Zarówno sam audyt jak i Zarządzanie Oprogramowaniem można przeprowadzić i wdrożyć samodzielnie. Wiąże się to jednak z oderwaniem personelu informatycznego, często na długi czas, od bieżącej pracy i nie daje gwarancji poprawności. Zdecydowanie bardziej korzystne jest zatem skorzystanie z usług wyspecjalizowanych, profesjonalnych firm. Ich lista dostępna jest na stronie: http://www.microsoft.com/poland/piratnie/audyt/lmp/default.mspx .
Jakie korzyści płyną z audytu?Korzyści z wprowadzenia Zarządzania Oprogramowaniem można ująć w kilku kategoriach. Mogą to być oszczędności finansowe. Sprawne zarządzanie oprogramowaniem pozwala stwierdzić, które programy są faktycznie potrzebne. Ponadto umożliwia uzyskanie dodatkowych oszczędności wynikających z korzystania z licencji zbiorczych, a także pozwala określić najbardziej efektywne sposoby użytkowania oprogramowania w całej instytucji.
Korzyścią jest również zarządzanie zmianami technicznymi. Zarządzanie oprogramowaniem pozwala określić zapotrzebowanie na programy oraz zapewnić właściwą infrastrukturę techniczną, przyczyniając się w ten sposób do realizacji celów biznesowych.
Mamy też do czynienia z usprawnieniem pracy. W instytucjach, w których zaplecze techniczne rozwijało się w sposób niekontrolowany, może występować wiele różnych platform i wersji oprogramowania, co powoduje problemy w zakresie wymiany informacji. Zarządzanie oprogramowaniem pozwala rozpoznać i wyeliminować tego rodzaju problemy.
Kolejna korzyść to uzasadnienie inwestycji. Zarządzanie oprogramowaniem ułatwia szacowanie korzyści wynikających z inwestycji w oprogramowanie, a także wskazywanie miejsc wymagających aktualizacji oprogramowania lub zakupu nowych programów.
Jest również bezpieczeństwo i pewność. Wiedza o tym, jakie oprogramowanie zostało zainstalowane i gdzie się ono znajduje, pozwala skuteczniej je chronić. To z kolei oznacza wyższy poziom bezpieczeństwa całej firmy oraz pewność, że będzie ona funkcjonować prawidłowo.
Jak przebiega audyt?
Pierwszy etap to inwentaryzacja sprzętu i zainstalowanego oprogramowania. Następny to zgromadzenie dokumentacji licencyjnej do zainstalowanych programów. W trzecim etapie następuje weryfikacja istniejących procedur odnoszących się m.in. do nabywania i korzystania z oprogramowania. Czwarty, ostatni etap to stworzenie planu zarządzania oprogramowaniem.
Na bazie powstałego raportu poaudytowego można w optymalny sposób dysponować licencjami i podejmować trafne decyzje inwestycyjne.
Czy często w urzędzie powinno przeprowadzać się audyt legalności oprogramowania?Zalecane jest przeprowadzenie wszystkich etapów przynajmniej raz na rok, przy czym należy pamiętać, iż raz prawidłowo wprowadzone i przestrzegane procedury wydatnie skracają te procesy za każdym kolejnym razem.
Ile urzędów korzysta z tego narzędzia?Z Programu Zarządzania Oprogramowaniem korzysta już m.in. Ministerstwo Gospodarki, kilka urzędów marszałkowskich i wojewódzkich oraz kilkadziesiąt, o ile nie kilkaset urzędów i jednostek publicznych i samorządowych na niższych szczeblach.
Jeśli urząd zdecyduje się na audyt, ale nie chce przeprowadzać go samodzielnie, jakie musi ponieść koszty?Koszty zależą od ilości inwentaryzowanego sprzętu oraz jego lokalizacji. Z doświadczenia wynika jednak, że zwracają się w krótkim okresie.
Co można zrobić, jeżeli w wyniku audytu okaże się, że brakuje licencji?Brak licencji zawsze można uzupełnić poprzez ich zakup lub usunięcie zbędnego oprogramowania. Partner wdrażający Zasady Zarządzania Oprogramowaniem w fachowy sposób doradzi najkorzystniejszą formę zakupu brakujących licencji.
Dziękuję za rozmowę.Więcej informacji o promocji
znajdziesz tutaj.Krzysztof Janiszewski - Manager d/s Własności Intelektualnej, Microsoft Sp. z o.o.