Samorządy nie radzą sobie z inwentaryzacją majątku - wynika z kontroli RIO. Zdaniem izb to m.in. efekt bałaganu w organizacji procesu inwentaryzacji oraz złego nadzoru kierowników nad rachunkowością jednostek. 

Czym jest inwentaryzacja majątku

Jak podkreśla Krajowa Rada RIO w swoim raporcie z kontroli gospodarki finansowej w zakresie inwentaryzacji składników mienia „inwentaryzacja stanowi najistotniejszy element weryfikacji majątku jednostek".

Izby zwracają uwagę, że często zdarza się, że - w następstwie różnych przyczyn - obraz stanu posiadania majątku i źródeł jego finansowania ujawniony w księgach rachunkowych nie pokrywa się z rzeczywistością. Inwentaryzacja jest elementem rachunkowości, dlatego przeprowadzając ją, jednostka powinna bezwzględnie stosować określone przepisy ustawy o rachunkowości.

Obowiązek przeprowadzenia inwentaryzacji wynika nie tylko z art. 26 ustawy o rachunkowości, ale także z nadrzędnych zasad rachunkowości. Jedna z tych zasad dotyczy wiarygodności danych w księgach rachunkowych jednostki - dane zawarte w dokumentacji księgowej w postaci zapisów księgowych muszą być zgodne z faktycznym.

Inwentaryzacja ma na celu przede wszystkim ustalenie rzeczywistego stanu aktywów i pasywów jednostki. W dalszej kolejności powinno nastąpić porównanie wyników ustaleń dokonanych w trakcie inwentaryzacji z danymi, które widnieją w księgach jednostki, a także ustalenie, wyjaśnienie i rozliczenie, przez odpowiednie zapisy w księgach, pojawiających się ewentualnie różnic inwentaryzacyjnych.

Stwierdzone nieprawidłowości

W toku kontroli przeprowadznych przez RIO w 2015 r. stwierdzono szereg nieprawidłowości w zakresie nieprzeprowadzenia inwentaryzacji bądź zastosowania niezgodnych z ustawą o rachunkowości metod inwentaryzacji.

Błędy występowały, w zróżnicowanym stopniu, na każdym etapie procesu inwentaryzacji. W toku kontroli ujawniono liczne przypadki postępowania niezgodnego z obowiązującymi przepisami prawa i uregulowaniami wewnętrznymi, często w sposób nierzetelny, działania bądź zaniechania, zarówno ze strony kierowników jednostek jak i głównych księgowych.

Nieprawidłowości polegały m.in. na:
- nieobjęciu inwentaryzacją wszystkich składników aktywów i pasywów,
- przeprowadzeniu inwentaryzacji niezgodnie z obowiązującymi przepisami prawa i ustalonymi procedurami i instrukcjami),
- niewystarczającej i nierzetelnej kontroli inwentaryzacji,
- nierozliczeniu lub nieprawidłowym rozliczeniu inwentaryzacji.

Izby stwierdziły też liczne przypadki nieobjęcia inwentaryzacją niewielkiej ilości aktywów i pasywów, ale w prawie wszystkich ich rodzajach określonych w art. 26 uor. Kontrola wykazała nierzetelne dokumentowanie inwentaryzacji gruntów, środków trwałych, do których dostęp jest znacznie utrudniony, oraz wartości niematerialnych i prawnych w sposób wskazujący na przeprowadzenie jej w drodze spisu z natury, pomimo że nie jest możliwe dokonanie spisu ich ilości z natury (zliczenia, zmierzenia, zważenia).

Nieprawidłowości stwierdzone w niektórych jednostkach świadczą również o istotnym naruszeniu przepisów dotyczących rachunkowości.

Propozycje zmian w przepisach

Zdaniem Krajowej Rady RIO najważniejszymi przyczynami stwierdzonych nieprawidłowości w głównej mierze było niewłaściwe wykonywanie obowiązków przez kierowników jednostek w zakresie organizacji procesu inwentaryzacji oraz sprawowania bieżącego nadzoru nad jego realizacją, a tym samym nad rachunkowością jednostki.

Dlatego istotnym narzędziem kontroli zarządczej w tym zakresie jest ustalenie przez kierownika jednostki prawidłowych (zgodnych z prawem) wewnętrznych procedur inwentaryzacji oraz właściwy dobór pracowników przeprowadzających inwentaryzację.

Przejrzyste określenie zadań i zakresu odpowiedzialności pracowników oraz ustalenie terminów, w jakich powinny być wykonane czynności inwentaryzacyjne oraz rozliczeniowe, w sposób znaczący ogranicza ryzyko nierzetelnych ksiąg rachunkowych.

Krajowa Rada RIO uważa za celowe wprowadzenie przepisów wzmacniających system kontroli zarządczej w zakresie rachunkowości, poprzez określenie konkretnych zadań kierowników jednostek dotyczących inwentaryzacji.

Proponowana przez izby zmiana przepisów polegać powinna na wprowadzeniu, jako szczególnej zasady rachunkowości jednostek budżetowych samorządowych zakładów budżetowych, obowiązku ustalenia przez kierownika jednostki, w formie pisemnej, procedur dotyczących inwentaryzacji oraz ich aktualizowania, odpowiadających specyfice danej jednostki, w szczególności:

- zakresu zadań kierownika jednostki, głównego księgowego i pracowników wykonujących czynności w zakresie inwentaryzacji,
- terminów przeprowadzania czynności inwentaryzacyjnych oraz terminów ich rozliczania,
- sposobu dokumentowania przeprowadzonej inwentaryzacji.

Dodatkowo Krajowa Rada proponuje wprowadzenie, również jako szczególnej zasady rachunkowości jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych, przepisu umożliwiającego kierownikowi jednostki zmianę metody inwentaryzacji budynków i budowli stanowiących własność jednostek samorządu terytorialnego, jeżeli nie wywiera to istotnie ujemnego wpływu na realizację obowiązku określonego w art. 4 ust. 1 uor.

Zgodnie z ustawą o rachunkowości budynki i budowle powinny być inwentaryzowane drogą spisu z natury. Inwentaryzacja drogą weryfikacji może być stosowana tylko w wyjątkowych sytuacjach, wówczas gdy dostęp do nich jest znacznie utrudniony.
 
Nie jest więc możliwe w obecnym stanie prawnym przyjęcie przez kierownika jednostki - już na etapie planowania procesu inwentaryzacji - założenia, że do wszystkich budynków i budowli będących własnością jednostki dostęp jest znacznie utrudniony.

 Przeprowadzanie inwentaryzacji drogą spisu z natury wszystkich budynków i budowli stanowiących własność jednostki samorządu terytorialnego, nawet przy uwzględnieniu możliwości przeprowadzania jej raz w ciągu czterech lat i rozłożenia w czasie inwentaryzacji poszczególnych składników, często przekracza możliwości jednostki (kadrowe i finansowe).

Z ustaleń kontroli wynika, że w zakresie inwentaryzacji budynków i budowli - pomimo tego, iż ustawodawca nie przewidział możliwości ustalania przez kierownika jednostki innej metody przeprowadzania inwentaryzacji - przyjmowano metodę weryfikacji zamiast spisu z natury, zarówno z uwagi na jego uciążliwość i pracochłonność, jak i niecelowość (w ramach zarządzania tymi składnikami mienia ich stan techniczny jest oceniany na bieżąco).

mp/Serwis Samorządowy PAP