W przypadku prowadzenia obsługi finansowej szkół przez urząd gminy, dokumentacja powinna być archiwizowana właśnie w urzędzie – uważa dr Marcin Adamczyk.

Urząd Gminy prowadzi wspólną obsługę administracyjną, finansową i organizacyjną szkół publicznych. Obsługa ta jest świadczona przez wyodrębniony referat ds. oświaty, który zajmuje się m.in. opłacaniem rachunków, księgowaniem, przygotowywaniem sprawozdań i sporządzaniem list płac.

Czy w takiej sytuacji dokumenty księgowo-finansowe powinny być przechowywane i archiwizowane w urzędzie gminy, czy należy je oddawać poszczególnym szkołom? – takie pytanie trafiło do resortu administracji i cyfryzacji.

Ekspert MAC przyznaje, że zagadnienie organizacji wspólnej obsługi jednostek oświatowych budzi liczne wątpliwości natury praktycznej oraz prawnej, których źródło tkwi w braku spójności pomiędzy zapisami ustawy o systemie oświaty a regulacjami znajdującymi się w ustawie o finansach publicznych oraz ustawie o rachunkowości.

Zgodnie bowiem z przepisami oświatowymi organy prowadzące szkoły i placówki mogą tworzyć jednostki obsługi ekonomiczno-administracyjnej szkół lub organizować ich wspólną obsługę. Tymczasem według art. 53 ustawy o finansach publicznych osobą odpowiedzialną za całość gospodarki finansowej jednostki jest jej kierownik, a więc w przypadku szkół – dyrektor.

Z kolei ustawa o rachunkowości stanowi, że księgi rachunkowe są prowadzone przez jednostkę, która może powierzyć ich prowadzenie wyłącznie przedsiębiorcy prowadzącemu działalność gospodarczą w zakresie usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych (art. 11).

Jak czytamy, o ile prowadzenie spraw księgowo-finansowych przez utworzone w tym celu jednostki obsługi ekonomiczno-administracyjnej szkół i placówek (tzw. ZEAS) jest niemal powszechnie akceptowane, o tyle wykonywanie tych zadań przez pracowników urzędu gminy budzi większe wątpliwości.

- Przeciwnicy takiego rozwiązania przypominają, że organowi prowadzącemu przysługują względem podległych mu jednostek kompetencje nadzorcze m.in. w zakresie prawidłowości dysponowania przyznanymi im środkami budżetowymi – wskazuje dr Marcin Adamczyk, radca prawny.

A to oznacza, że urząd gminy prowadzący księgowość szkół jednocześnie pełni wobec siebie funkcje organu nadzoru. Niemniej jednak w praktyce funkcjonują różnorodne formy obsługi finansowej szkół, a działania takie w znacznej większości nie są kwestionowane przez regionalne izby obrachunkowe (czytaj: Szkolna buchalteria – stanowisko RIO w Katowicach).

- W sytuacji, gdy urząd gminy prowadzi wspólną obsługę administracyjną, finansową i organizacyjną szkół, wszystkie dowody księgowe oraz pozostała dokumentacja przewidziana ustawą o rachunkowości powinny być gromadzone i przechowywane w urzędzie – konstatuje Marcin Adamczyk.

Jak dodaje, informacja o sposobie sprawowania obsługi finansowej i jej zakresie powinna znaleźć się w statutach szkół. Przyjęte rozwiązania powinny mieć też odzwierciedlenie w przyjętych przez dyrektorów szkół zasadach rachunkowości, których ustalanie jest obligatoryjne pomimo zorganizowania w danej gminie wspólnej obsługi szkół.

- Zakres zadań wykonywanych w ramach obsługi szkół może różnić się w poszczególnych gminach - może on obejmować poza obsługą księgową i finansową również podejmowanie procedur mających na celu udzielenie zamówienia publicznego czy też prowadzenie wspólnego funduszu świadczeń socjalnych – zaznacza dr Adamczyk.

Przypomina też, że w niektórych sytuacjach skuteczne powierzenie wykonywania określonych zadań wymaga dodatkowych czynności, takich jak np. pisemne potwierdzenie przyjęcia obowiązków z zakresu rachunkowości (art. 4 ust. 5 ustawy o rachunkowości) czy też zawarcie umowy określonej w art. 9 ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych.

/aba/
Serwis Samorządowy PAP