Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych tworzony jest w zakładzie pracy na podstawie ustawy z dnia 4 marca 1994 r. (dalej: ustawa o ZFŚS) [1].

Pracodawca nie ma swobody w wydatkowaniu środków Funduszu. Może finansować jedynie to, co jest określone w regulaminie ZFŚS. Regulamin musi być zgodny z ustawą o ZFŚS i innymi przepisami obowiązującego prawa.

Często bywa, że regulamin zawiera zapisy niezgodne z prawem, co sprawia, że pracodawca działa nielegalnie, nawet nie zdając sobie z tego sprawy. Zdarza się, że dowiaduje się o tym dopiero podczas kontroli. To poważna sprawa, ponieważ za błędy w zakresie ZFŚS są przewidziane kary finansowe na przykład wymierzone przez Państwową Inspekcję Pracy. Można też załapać się na przykład na zapłatę „zaległych” składek do ZUS, a podczas kontroli organów skarbowych może zostać wymierzony zaległy podatek wraz z odsetkami od świadczeń wypłaconych niezgodnie z ustawą o ZFŚS.

Jednym z popularnych błędów jest wprowadzanie do regulaminu rodzajów wydatków, które nie są związane z działalnością socjalną, jak na przykład finansowanie szkoleń, kursów, studiów, albo finansowanie pączków z okazji Tłustego Czwartku lub kwiatów na Dzień Kobiet.

Innym błędem, który niestety nadal występuje, jest uzależnianie wysokości świadczeń (na przykład dopłaty do wczasów), od wymiaru czasu pracy. Spotykam to dosyć często w jednostkach budżetowych, w szczególności w publicznych placówkach oświatowych, gdzie np. nauczyciele są zatrudnieni na parę godzin tygodniowo. Pracodawca tłumaczy to tym, że dany nauczyciel pracuje w dwóch lub trzech szkołach równocześnie i dlaczego miałby z każdej szkoły korzystać z ZFŚS w pełnym zakresie? Właśnie dlatego, że ustawa o ZFŚS w art. 8 ust. 1 nakazuje uzależniać ulgowe usługi i świadczenia (czyli np. dopłatę do wczasów) od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej, a nie od wymiaru czasu pracy.

Spotykam zakłady pracy, gdzie niektóre błędy całkiem dobrze się przyjęły i nie jest łatwo z nich zrezygnować, ponieważ pracodawca spotyka się z oporem załogi. Jednak warto brać pod uwagę fakt, że w razie kontroli (np. PIP) odpowiedzialność ponosi pracodawca lub osoba odpowiedzialna, w imieniu pracodawcy, za wykonywanie przepisów ustawy, a nie załoga.

Kolejny często spotykany błąd polega na wykluczeniu niektórych grup pracowników (na przykład pracowników obsługi) z możliwości otrzymania wybranych rodzajów świadczeń lub wykluczenie emerytów. Oczywiście trzeba przy tym wiedzieć, czy dany emeryt jest emerytem danego zakładu pracy, czy może już nie, a to nie jest taka jednoznaczna sprawa.

W mojej pracy ciągle spotykam się z ogromną liczbą błędów w regulaminie ZFŚS. To szeroki temat, dlatego rozwinę go już wkrótce na bezpłatnym webinarze szkoleniowym na temat:

„Błędy w regulaminie ZFŚS i ich konsekwencje – odpowiedzi na pytania”, który poprowadzę w dniu 6 lutego br. (tj. wtorek).

Serdecznie zapraszam do poszerzenia wiedzy w tym zakresie. Szczegóły szkolenia oraz możliwość zapisu dostępne są tutaj:

https://aserto.edu.pl/webinar-zfss-pa

Podczas zapisu można zadać swoje pytanie. Odpowiedzi na najczęściej zadawane pytania zostaną udzielone na żywo podczas webinaru.

Zapraszam do uczestnictwa w wydarzeniu aby zabezpieczyć się przed konsekwencjami błędów w ZFŚS.

Joanna Krystyna Robak

Wieloletni pracownik sektora publicznego, zajmujący się sprawami ZFŚS od 27 lat i chętnie dzielący się swoją wiedzą. Lider w dziedzinie przekazywania wiedzy o Zakładowym Funduszu Świadczeń Socjalnych.

Źródło: ustawa z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (tekst jednolity Dz. U z 2023 r. poz. 998 z późniejszymi zmianami).

Źródło informacji: aserto.edu.pl