Przełom roku to czas inwentaryzacji. Tymczasem jak wykazały kontrole, urzędnicy często traktują je jako uciążliwy i pracochłonny obowiązek. RIO radzi jak tę uciążliwość zmniejszyć oraz jak ustrzec się naruszeń prawa w tym zakresie.

O tym, że prowadzenie inwentaryzacji bywa traktowane przez samorządy po macoszemu wykazały m.in. kontrole przeprowadzone w 2008 r. przez RIO w Opolu. Ujawniono wówczas aż 6 przypadków posiadających znamiona naruszenia dyscypliny finansów publicznych w zakresie inwentaryzacji. Stanowiło to prawie 20 proc. ogólnej ilości stwierdzonych czynów zagrożonych odpowiedzialnością z tytułu naruszenia dyscypliny finansów publicznych w analizowanym okresie.

Wśród 10 osób wskazanych jako odpowiedzialne za naruszenia dyscypliny w związku z inwentaryzacją było: 3 burmistrzów, 3 skarbników, 2 kierowników referatów i 2 pracowników kontrolowanych jednostek.

Jak przyznają kontrolerzy opolskiego oddziału RIO, w stosunku do ogółu stwierdzanych uchybień, te związane z inwentaryzacją stanowiły 3,5 proc. Jednak ich zdaniem to i tak znaczny odsetek ponieważ inwentaryzacja stanowi tylko wycinek szerokiej tematyki związanej z rachunkowością, a treść przepisów w tym zakresie nie zmieniała się tak często i radykalnie jak miało to miejsce w przypadkach innych dziedzin gospodarki finansowej.

Inwentaryzacja traktowana bywa jako uciążliwy i pracochłonny obowiązek nie mający znaczącego wpływu na bieżącą działalność jednostki. Istnieją jednak sposoby by tę uciążliwość zmniejszyć.

Według RIO w Opolu wystarczy prawidłowo zaplanować i zorganizować prace inwentaryzacyjne, zadbać o odpowiednie przeszkolenie członków zespołów spisowych i komisji inwentaryzacyjnych oraz jasno i precyzyjnie określić zadania i obowiązki tak aby każdy pracownik biorący udział w pracach dokładnie wiedział co ma robić.

Ponadto można skorzystać z nowych osiągnięć techniki, z wykorzystaniem rozwiązań informatycznych jak na przykład przeprowadzenie inwentaryzacji przy użyciu terminali odczytu kodów kreskowych. Oczywiście takie rozwiązanie wymaga uprzednich działań przygotowawczych ale w zamian zapewnia eliminację możliwości popełnienia błędów, jest znacznie szybsze bardziej ekonomiczne.

Z drugiej strony nie można pominąć faktu, iż w 40 proc. jednostek kontrole nie stwierdziły żadnych nieprawidłowości co dowodzi, że w jednostkach tych potrafiono poradzić sobie z trudną i złożoną tematyką inwentaryzacyjną.


/mp/