- Każde uproszczenia, jeżeli tylko na pewno są uproszczeniami, ułatwiają samorządom funkcjonowanie – mówi Krystyna Wasilewska, sekretarz miasta Józefowa (woj. mazowieckie).

Od przyszłego roku mają obowiązywać prostsze zasady funkcjonowania kancelarii tajnych. Zdaniem projektodawców, obligowanie małych samorządów do stosowania szeregu kosztownych zabezpieczeń jest nieekonomiczne. Poprosiliśmy sekretarz Józefowa o komentarz.

Jak w praktyce funkcjonują w gminach kancelarie tajne?

- Różnie jest to w samorządach urządzone. W naszej gminie kancelaria tajna zorganizowana jest w specjalnym pomieszczeniu. Czuwa nad nią pełnomocnik ds. ochrony informacji niejawnych. Wszystko zależy głównie od tego, ile dokumentów, które powinny być zarejestrowane jako tajne, wpływa do urzędu.

A czy dużo rocznie takich dokumentów wpływa? Kilkadziesiąt, czy raczej kilkanaście?

- Trudno mi teraz dokładnie określić, ale niewiele. Kilkadziesiąt na pewno nie.

Od czego zależy kwalifikacja dokumentów jako tajnych?

- Zależy od tego, czy dokumentowi jest nadana klauzula tajności przez jednostkę, która dokument do urzędu gminy kieruje. Jeśli klauzula jest, dokument trafia do kancelarii tajnej. Są to zazwyczaj pojedyncze egzemplarze dokumentów.

Czy utrzymanie kancelarii wiąże się z dużymi kosztami dla samorządu?

- Raczej nie, jeśli chodzi o nasz urząd to nie są to koszty. Pełnomocnik ds. ochrony informacji niejawnych zajmuje się w naszym urzędzie również sprawami wojska i zarządzania kryzysowego – ma połączone zakresy obowiązków. Nie ponosimy więc dodatkowych kosztów związanych z wynagrodzeniem za prowadzenie kancelarii.
Pewne koszty ponieśliśmy na początku, w związku z organizacją trzeba było wyposażyć kancelarię w odpowiednie sejfy, żeby było zagwarantowane bezpieczeństwo. Z chwilą kiedy już funkcjonuje - dodatkowych kosztów nie ma.

Czy Pani zdaniem utrzymywanie takich kancelarii ma w samorządach sens?

- Jeżeli mają być zachowane środki ostrożności, to oczywiście tak. Niedobrze byłoby jednak, gdyby to się rozbudowało, gdyby nagle dużo dokumentów zaczęło wpływać do urzędu. Wtedy rzeczywiście wiązałoby się to z dodatkowymi kosztami, bo jeden człowiek nie dałby rady.

Od przyszłego roku mają obowiązywać prostsze zasady funkcjonowania kancelarii tajnych. Czy to korzystne dla samorządów?

- Każde uproszczenia, jeżeli tylko na pewno są uproszczeniami ułatwiają samorządom funkcjonowanie. Stary przepis mówiący o utworzeniu kancelarii mówi o specjalnych warunkach, jakie pomieszczenie musi spełniać. Są to wymagania bardzo restrykcyjne, zapewne stanowią problem, zwłaszcza dla mniejszych jednostek. Gdyby te przepisy chciano uprościć, byłoby to korzystne.

Nie jest raczej możliwe dobudowanie dodatkowego pomieszczenia do budynku urzędu, ze względu na wymogi kancelarii. My utworzyliśmy ją w pomieszczeniu, może też do końca nie odpowiadającemu wymogom, ale innym nie dysponowaliśmy. Pomieszczenie miało okno, które musieliśmy zamurować, ale nie jest to problem. Myślę, że inne samorządy funkcjonują w trudniejszych niż nasze warunkach, jak one mają pogodzić te warunki z rzeczywistością?

Czy projektowana zmiana polegająca na zniesieniu podziału na tajemnicę służbową i państwową byłaby korzystna?

- Tak jak powiedziałam, każde uproszczenie działa na korzyść.

Dziękuję za rozmowę.

kkż/