Jak przyjmować interesantów?      

Od 22 kwietnia obowiązują nowe przepisy rozporządzenia w sprawie ustanowienia określonych ograniczeń, nakazów i zakazów w związku z wystąpieniem stanu epidemii. Rząd doprecyzował w nich, co należy rozumieć przez "zadania niezbędne", które muszą być wykonywane przez urzędy gmin.

Choć rozporządzenie nie wprowadziło istotnych zmian w bieżącej obsłudze klientów poznańskiego ratusza, jego wejście w życie zbiegło się ze stopniowym zwiększaniem zakresu obsługi bezpośredniej klientów.

Jak poinformował dyrektor Wydziału Organizacyjnego Urzędu Miasta Poznania Wojciech Kasprzak, zasadą jest obsługa bezpośrednia klientów umówionych przez system rezerwacji; przez stronę internetową albo na telefon. Dodatkowo w poczekalniach w poszczególnych lokalizacjach urzędu zostały wprowadzane limity ilościowe liczby klientów w nich przebywających - 1 klient na 15m2.

"Obsługa następuje przy wprowadzeniu restrykcyjnych zasad dotyczących warunków przyjmowania dokumentacji składanej przez klientów, która jest poddawana kwarantannie i zasadach bezpośredniej obsługi klientów, przy zachowaniu środków ostrożności - zabezpieczeniu w środki ochrony indywidualnej pracowników " – zaznaczył Kasprzak.

"Mocno promowane są e-usługi przez ePUAP i wysyłka przez operatora pocztowego dokumentów urzędowych do klientów, np. aktów urodzenia, co następuje bez odbioru osobistego"- dodał.

W przypadku zwiększonej obecności klientów w urzędzie pomóc mogą zalecenia Głównego Inspektoratu Sanitarnego. Według GIS, aby zapobiegać rozprzestrzenianiu się koronawirusa, kluczowe jest przestrzeganie takich zasad jak: zachowanie bezpiecznej odległości od rozmówcy (1-1,5 metra). Pomóc w tym może zainstalowanie szyb oddzielających urzędników od klientów, na co w związku z sytuacją epidemiologiczną zdecydował się np. Urząd Gminy w Nadarzynie (woj. mazowieckie).

Ponadto GIS zwraca uwagę na konieczność zapewnienia czystości i higieny pomieszczeń. Powierzchnie dotykowe takie jak: biurka, stoły, klamki, włączniki światła, poręcze i inne przedmioty (np. telefony, klawiatury, terminale płatnicze) powinny być regularnie wycierane środkiem dezynfekującym lub przecierane wodą z detergentem. Regularnie i starannie sprzątane z użyciem wody z detergentem powinny być obszary często używane, takie jak toalety i pomieszczenia wspólne.

Jak ustawić biurka w pomieszczeniu biurowym?

Zgodnie z rozporządzeniem w sprawie ustanowienia określonych ograniczeń, nakazów i zakazów w związku z wystąpieniem stanu epidemii, pracodawca ma obowiązek takiego zorganizowania miejsca pracy, aby odległość pomiędzy stanowiskami pracy wynosiła co najmniej 1,5 m.

Instrukcja GIP: odległość pomiędzy osobami pracującymi przy biurkach nie może być mniejsza niż 1,5 m

"W przypadku pracy na stanowiskach administracyjno-biurowych należy w związku z tym biurka w pomieszczeniu ustawić w taki sposób, by najbliższa (w linii prostej) odległość pomiędzy osobami pracującymi była nie mniejsza niż 1,5 m" – podkreślono w instrukcji Głównego Inspektoratu Pracy.

Według GIP, gdy ze względu na sposób wykonywania prac nie jest możliwe zachowanie odległości 1,5 m pomiędzy dwoma najbliższymi pracownikami, należy równoważyć brak zachowania tej odległości wyposażeniem pracowników w odpowiednie środki ochrony zbiorowej lub indywidualnej.

Inspektorat zauważył też, że zakłady pracy są obowiązane zapewnić osobom zatrudnionym niezależnie od podstawy zatrudnienia rękawiczki jednorazowe lub środki do dezynfekcji rąk.

Jak przyjmować dokumenty?

Jak wynika z badań, na które wskazuje Światowa Organizacja Zdrowia, koronawirus może przetrwać do 72 godzin na plastiku i stali nierdzewnej, na miedzi - mniej niż 4 godziny, a na tekturze – poniżej  24 godzin.

W obawie przed koronawirusem urzędy decydują się na dezynfekcję korespondencji.

W podwarszawskim Otwocku przed magistratem zamontowano specjalne moduły kontenerowe z odseparowanymi od siebie stanowiskami. Dokumenty są przekazywane do kontenerów za pomocą wrzutni, a następnie są kondycjonowane w suszarce laboratoryjnej w temperaturze 90 st. C. Ponadto stosowane są rozwiązania bakteriobójcze i wirusobójcze.

Każdy interesant ma dostęp do środków dezynfekujących, maseczki oraz rękawiczek ochronnych, a formalności po stronie interesanta są ograniczone do „absolutnego minimum”. Urzędnik wypełnia wniosek w imieniu klienta, któremu pozostaje jedynie sprawdzenie danych i złożenie podpisu.

Każdy box po opuszczeniu przez interesanta jest dezynfekowany.

Jak poinformował gdański magistrat, prawie wszystkie sprawy w urzędzie miasta można obecnie załatwić bez papierowych dokumentów. Nie oznacza to jednak, że klasyczne pisma w ogóle przestały przychodzić. Nim jednak trafią do adresata, przechodzą kwarantannę.

W Gdańsku obowiązuje specjalna procedura w tym zakresie.

Korespondencję z placówki Poczty Polskiej w budynku magistratu odbierają pracownicy kancelarii UMG (w maskach i rękawiczkach jednorazowych) i przewożą ją do “Pokoju Kwarantanny Dokumentacji” na parterze urzędu na minimum 24-godzinną kwarantannę. Po tym czasie listy trafiają do innego pokoju, gdzie są otwierane i rozdzielane pozostałym pracownikom kancelarii do zarejestrowania (wciąż w zabezpieczeniu). Następnie, przychodząc pojedynczo, odbierają ją pracownicy poszczególnych sekretariatów UMG.

Dodatkowo na parterze urzędu są dwie wrzutnie na korespondencję: pierwsza dla jednostek miejskich, druga dla zawodowych geodetów (część dokumentacji przez nich składana nie może być przesyłana elektronicznie, a trudno przesłać ją za pośrednictwem poczty z powodu gabarytów ). Dostępne są tylko przez dwie godziny dziennie. Korzysta się z nich w wyjątkowych sytuacjach, gdy przepis prawa wymaga złożenia korespondencji w formie papierowej. Te dokumenty także trafiają na kwarantannę w specjalnym pokoju.

W osobnym pomieszczeniu na parterze, przez okno, przyjmowane są przesyłki kurierskie adresowane do urzędu. Pracowników odbierający je od kurierów zabezpieczają maseczki i rękawiczki. Przesyłki pozostają tam na przynajmniej 24 godziny.

Na koniec generalna rada: w urzędach warto jak najbardziej ograniczyć obieg papierowej dokumentacji.

Czy włączać klimatyzację w czasie epidemii koronawirusa?

Narodowy Instytut Zdrowia Publicznego – Państwowy Zakład Higieny przedstawił zalecenia mające zmniejszyć ryzyko rozprzestrzeniania się czynników zakażeń mikrobiologicznych, w tym wirusa SARS-CoV-2, za pośrednictwem systemów wentylacyjno-klimatyzacyjnych.

"Bardzo istotny jest odpowiedni dobór klasy stosowanych filtrów powietrza, a także ich właściwa eksploatacja, włączając w to procesy ich czyszczenia i regularnej wymiany" – zaznaczył dyrektor NIZP - PZH dr n. med. Grzegorz Juszczyk.

Czy włączać klimatyzację w czasie epidemii koronawirusa? Są oficjalne zalecenia

NIZP-PZH zleca m.in. zapewnienie stałych, wysokich wydajności przepływu powietrza w systemie wentylacyjno-klimatyzacyjnym danego obiektu w cyklu dobowym. Należy ograniczyć spadki przepływu, które stosowane są najczęściej nocą, poza godzinami pracy obiektów użyteczności publicznej.

Dodatkowym i zalecanym przez Instytut działaniem jest również okresowe wietrzenie pomieszczeń poprzez otwieranie okien i umożliwienie wymiany powietrza z wykorzystaniem powietrza atmosferycznego (o ile jest to możliwe z technicznego punktu widzenia).

Czy należy zakrywać w pracy usta i nos?

Od 16 kwietnia do odwołania przepisy nakładają obowiązek zakrywania, przy pomocy odzieży lub jej części, maski albo maseczki, ust i nosa. Jest to obowiązkowe m.in. w zakładach pracy oraz w budynkach użyteczności publicznej przeznaczonych na potrzeby m.in.: administracji publicznej, oświaty, opieki zdrowotnej, społecznej lub socjalnej. Za budynek użyteczności publicznej uznaje się także budynek biurowy lub socjalny.

Przy czym obowiązku tego nie stosuje się w przypadku osoby wykonującej czynności zawodowe, służbowe lub zarobkowe w tych budynkach, zakładach, obiektach czy placówkach, z wyjątkiem osoby wykonującej bezpośrednią obsługę interesantów lub klientów w czasie jej wykonywania.

Przyłbice dozwolone w urzędach - publikujemy rozporządzenie

26 kwietnia ukazało się rozporządzenie Rady Ministrów, które zezwala między innymi pracownikom urzędów publicznych, zajmujących się obsługą klientów, realizację obowiązku zakrywania ust i nosa przy pomocy przyłbicy. Warunkiem jest oddzielenie przesłoną ochronną od klienta.

Jak wskazuje badanie przeprowadzone przez naukowców z USA, które zamieszcza serwis MedRxiv, kropelki śliny emitowane podczas mowy mogą być wręcz głównym źródłem przenoszenia się koronawirusa SARS-CoV-2, a noszenie maseczek znacznie ogranicza ich emisję.

Mikrobiolog dr Tomasz Wołkowicz z NIZP-PZH wyjaśnił PAP, że w obecnej sytuacji epidemicznej istotny jest aspekt ograniczenia rozsiewania patogenu, a noszenie maseczek w tym pomaga.

Naukowiec zwrócił jednak uwagę, że bardzo wiele osób stosuje maseczki nieprawidłowo, przez co ryzyko zakażenia wzrasta. Naukowiec uczulił też na to, by nie ściągać jej w trakcie noszenia na brodę, bo wtedy patogeny, które znalazły się na zewnętrznej powierzchni, mogą się bardzo łatwo dostać do naszego organizmu. „Takie użytkowanie jest zupełnie bezcelowe” – powiedział.

„Teoretycznie przed założeniem maseczki powinniśmy umyć ręce. Ważne też, by w trakcie noszenia maseczki jej nie dotykać” - dodał.

Równocześnie ekspert zwrócił uwagę na to, że nie tyle sposób ściągania samej maseczki jest ważny, bo jeśli wychwyciła ona patogeny, to znajdują się one nawet na zausznikach.

Dodał, że maseczki są produktem jednorazowym. „Musimy zdawać sobie sprawę z tego, że przenoszenie takiej maseczki (materiałowej) do prania, wiąże się ze zwiększaniem ryzyka zakażenia. Samo upranie w wyższej temperaturze (powyżej 60 st.) i uprasowanie wirusa zabije. Natomiast wszystkie czynności wykonywane z nią przed powinniśmy robić ze świadomością, że patogen może się na niej znajdować” – wyjaśnił.

kic/