Obowiązek corocznego (do 31 maja) przedstawiania przez wójta (burmistrza, prezydenta miasta) raportu o stanie gminy radzie gminy został uregulowany w ustawie o samorządzie gminnym. Raport zawiera podsumowanie działalności organu wykonawczego w roku poprzednim, w szczególności realizację polityk, programów i strategii, uchwał organu stanowiącego i budżetu obywatelskiego.

Organizacja Watchdog Polska zapytała 2477 gmin w Polsce o proces powstawania raportu. Odpowiedzi uzyskano od 1907 gmin, czyli 71 proc. podmiotów. Wszystkie odpowiedzi urzędów są dostępne TUTAJ.

Jakie osoby miały największy wpływ na zawartość raportu o stanie gminy za 2020 rok?

Odpowiedzi na to pytanie udzieliło 1878 gmin. Ponad 90 proc. z nich wskazało na urzędników, którym powierzono przygotowanie raportu, jako tych, którzy decydowali o jego zawartości. Duży wpływ na jego powstanie mieli również wójtowie, burmistrzowie i prezydenci – wspominało o tym ponad 80 proc. respondentów. Dużo mniej w ten proces zaangażowani byli radni, niecała jedna czwarta gmin wskazała na ich udział. Znikome było również zaangażowanie mieszkańców w przygotowanie raportu. Jedynie 7 proc. gmin odpowiedziało, że mieli oni duży wpływ na jego treść.

Rzadko o treści raportu decydowała firma zewnętrzna, której powierzono przygotowanie raportu. 5,8 proc. gmin wskazało na inne osoby, niewymienione w dostępnych kategoriach odpowiedzi. Wśród nich najczęściej pojawiali się dyrektorzy i pracownicy jednostek organizacyjnych gminy. Kilkukrotnie wymieniono również organizacje społeczne działające na terenie gminy, a także sołtysów czy rady sołeckie.

Jakie czynniki miały największy wpływ na zawartość raportu o stanie gminy za 2020 rok?

Odpowiedzi na to pytanie udzieliło 1865 gmin, 2,3 proc. podmiotów nie udzieliło odpowiedzi, natomiast 11,5 proc. gmin wybrało więcej niż jedną odpowiedź (przy zastrzeżeniu, że należy wybrać jedną) i nie mogliśmy wziąć ich pod uwagę.

Najczęściej gminy wskazywały, iż na zawartość raportu miała wpływ dostępność wskaźników, danych i informacji (65 proc.). Dużo mniejsze znaczenie miała treść raportu z poprzedniego roku – 20 proc. 3 proc. wskazało na inne czynniki – najczęściej była to uchwała rady gminy w sprawie szczegółowych wymogów dotyczących raportu. Kilkukrotnie odpowiedziano, że największy wpływ na kształt raportu miały zrealizowane w poprzednim roku zadania, w pojedynczych odpowiedziach wskazywano na głos mieszkańców z zeszłorocznej debaty czy ich sugestie.

Jakie działania podjął urząd, by zbadać, jakich danych w raporcie za 2020 r. oczekują mieszkańcy?

Odpowiedziało 1897 urzędów. Z ankiety wynika, że autorzy raportów o stanie gminy, chcąc dowiedzieć się, jakich treści oczekują mieszkańcy, najczęściej konsultowali to z radnymi lub analizowali wnioski o informację spływające do urzędu. Bardzo rzadko natomiast pytano o to samych zainteresowanych – na spotkanie z mieszkańcami w tej sprawie zdecydowało się jedynie 5 proc. gminy (4 proc. - spotkania „na żywo”, 1 proc. online), a niewiele ponad 1 proc. urzędów zdecydowało się na przeprowadzenie ankiety konsultacyjnej wśród mieszkańców.

28 proc. gmin wskazało, że nie podjęto w tym kierunku żadnych działań. Poza wskazanymi w ankiecie odpowiedziami gminy wpisywały swoje rozwiązania. Były wśród nich: miała pomagać analiza raportów innych gmin, analiza tematy poruszane na zebraniach wiejskich, uwagi sołtysów czy wypowiedzi w czasie debat.

Jaka była rola radnych w przygotowaniu raportu o stanie gminy za 2020 rok?

Odpowiedziało 1894 urzędów. W niespełna połowie gmin biorących udział w badaniu radni aktywnie włączali się w dyskusję na temat raportu w czasie debaty, jednak niemal jedna trzecia urzędów przyznała, że radni nie byli zaangażowani w proces tworzenia raportu na żadnym etapie. Tyle samo radnych podpowiadało, co powinno się znaleźć w raporcie, a ponad 10 proc. z nich zbierało takie informacje wśród mieszkańców.

Jedynie 11 proc. gmin zadeklarowało, że radni przygotowali uchwałę w sprawie szczegółowych wymogów dotyczących raportu o stanie gminy, o której mowa w art. 28 aa ustawy o samorządzie gminnym. Wśród odpowiedzi spoza naszej listy urzędy najczęściej wskazywały, iż radni włączali się w dyskusję nad raportem w czasie posiedzeń komisji, ale nawet to zaangażowanie dotyczyło mniej niż połowy radnych.

Na jakie problemy napotkał urząd przy przygotowywaniu raportu za 2020 rok?

Na to pytanie odpowiedziało 1894 gmin. Zdecydowana większość wskazała, że w czasie przygotowywania raportu nie napotkała na żadne problemy. Jeśli już gminy zgłaszały jakieś przeszkody, to najczęściej (niemal jedna siódma gmin, które udzieliły odpowiedzi) narzekały na długość raportu i trudności z wyborem ostatecznych treści do prezentacji. Niewielki odsetek respondentów narzekał na utrudniony dostęp do danych, brak informacji zwrotnej od mieszkańców oraz brak zaangażowania organizacji pozarządowych.

Jak informowano społeczność lokalną o tym, kiedy i w jaki sposób będzie można zabrać głos na temat treści raportu o stanie gminy za 2020 rok?

W tym pytaniu udało się zebrać dane od 1899 gmin. Niemal wszystkie gminy informowały o debacie na temat raportu o stanie gminy na stronie internetowej urzędu i w Biuletynie Informacji Publicznej, dużo mniejszą popularnością cieszyły się inne sposoby propagowania idei dyskusji wokół corocznego sprawozdania wójta czy burmistrza. Niecałe 18 proc. gmin informowało o tym w mediach społecznościowych prowadzonych przez gminę, 6 proc. gmin postawiło na ogłoszenia na tablicach zewnętrznych, niespełna 4 proc. zainwestowało w reklamę w lokalnych mediach innych niż samorządowe. 6 proc. urzędów przyznało, że w ogóle nie zachęcało mieszkańców do udziału w debacie.

Czy podczas debaty nad raportem o stanie gminy za 2020 rok mogli zabierać głos także ci mieszkańcy, którzy nie zebrali co najmniej 20 lub 50 podpisów (Art. 28 aa ust. 7 ustawy o samorządzie gminnym)?

W tym pytaniu odpowiedzi udzieliło 1892 gmin. W jednej czwartej z nich mieszkańcy mogli zabierać głos bez względu na to, czy zebrali wystarczającą liczbę podpisów, podobna liczba gmin zadeklarowała, że nie przewidziano takiej możliwości (26,8 proc. vs 28,6 proc.). Aż 45 proc. gmin wybrało inną odpowiedź, najczęściej wskazując, że do debaty nie zgłosił się żaden mieszkaniec lub nie zgłosił się nikt, kto nie zebrał podpisów, a chciałby zabrać głos.

Rekomendacje

Na podstawie analizy zebranych odpowiedzi Watchdog Polska rekomenduje gminom, by:

- pracę nad zbieraniem danych statystycznych do raportu o stanie gminy traktować jako element porządkowania zarządzania danymi w gminie;

- dobrze przemyśleć dobór danych do raportu;

- pomyśleć o przełożeniu wybranych danych i treści na potrzeby mieszkańca;

- wykorzystywać raport do edukacji o samorządzie, jego kompetencjach i faktycznej realizacji zadań. 

"Dobrym rozwiązaniem jest koncepcja debaty nad raportem, która wychodzi poza mury urzędu i nie jest obwarowana koniecznością zbierania przez mieszkańców podpisów. Można zorganizować stoliki tematyczne. Można jeszcze przed debatą spotykać się z mieszkańcami, pokazywać treści raport. Tak, aby mogli się zaangażować w dyskusję nad raportem w sposób świadomy" - proponuje organizacja.

js/