Czy prezydenci, burmistrzowie i wójtowie czytają adresowane do nich maile? Najczęściej robią to w ich imieniu upoważnieni pracownicy urzędu  

- Nasz serwer automatycznie wysyła nadawcy odpowiedź, że e-mail dotarł do nas, że dziękujemy za niego i że zostanie przekazany do właściwej osoby lub wydziału, w związku z czym należy oczekiwać odpowiedzi – wyjaśnia Anna Szpytko, Rzecznik Prasowy Prezydenta Poznania. – Na skrzynkę prezydenta przychodzi rocznie około 3700 e-maili, więc natychmiastowa odpowiedź nie jest możliwa. Staramy się jednak, by te terminy były jak najkrótsze – dodaje rzecznik.

Do prezydenta Piły Zbigniewa Kosmatki, zgłasza się wielu interesantów, którym poświęca 5 godzin w każdy poniedziałek, a nawet w ciągu tygodnia, gdy ktoś ma pilną sprawę. – Nie jestem w stanie przeczytać osobiście wszystkich maili, które do mnie przychodzą – tłumaczy prezydent.

- We wszystkich urzędach listy elektroniczne traktowane są tak, jak korespondencja pisemna, tzn. stosuje się tu te same przepisy KPA, które dotyczą terminów załatwiania spraw – najczęściej na odpowiedź przewidziany jest czas jednego miesiąca – tłumaczy Anna Szpytko, Rzecznik Prasowy Prezydenta Poznania . - Gdyby było inaczej, oznaczałoby to, że ludzie, którzy przesyłają maile, są w lepszej sytuacji i mogą liczyć na natychmiastową odpowiedź, a ci, którzy piszą pisma w sposób tradycyjny, są pokrzywdzeni – dodaje.

Prezydent Piły ma pracownika, który czyta i segreguje jego maile oraz przekazuje je do odpowiednich wydziałów, przedstawiając prezydentowi jedynie konieczne wydruki. – Kiedy trzeba, dyktuję mojemu pracownikowi odpowiedź na konkretną sprawę lub piszę ją odręcznie i polecam o przesłanie odpowiedniemu nadawcy – mówi prezydent Zbigniew Kosmatka. – Mam jednak nadzieję, że już wkrótce przejdę na bezprzewodowy Internet.

Skrzynkę Ryszarda Grobelnego, prezydenta Poznania, obsługuje pracownik wydziału organizacyjnego. - Prezydent ma świadomość, jakie mail’e przychodzą do niego, a taka organizacja jest koniecznością, gdyż ludzie piszą do prezydenta w takich sprawach, które nie wymagają jego osobistego zaangażowania – mówi rzecznik prezydenta Poznania. – Po prostu często nie wiedząc, do kogo zaadresować pytanie, piszą na skrzynkę prezydenta, oczekując, że mail zostanie przesłany do odpowiedniego wydziału.

Burmistrz Podkowy Leśnej Andrzej Kościelny, oprócz przyjęć interesantów w urzędzie, udziela odpowiedzi na pytania mieszkańców za pośrednictwem internetowej witryny urzędu. Pytanie można przesłać za pomocą formularza na stronie www, a burmistrz odpowiada na forum raz w tygodniu.

Czy szefowie większych miast – Piła 75 tys. ludzi, Poznań niemal 586 tys. - staną w szranki z burmistrzem Podkowy Leśnej, która liczy zaledwie 3806 mieszkańców?

Anna Śliwka
a.sliwka@pap.pl