O Wrotach Małopolski, Cyfrowym Urzędzie, dostępie obywateli do e-usług, podpisie elektronicznym oraz o standaryzacji usług informatycznych między samorządami opowiadają Piotr Jaworski-Grzanka, kierownik Zespołu ds. Informacji Publicznej Urzędu Marszałkowskiego Województwa Małopolskiego i Grzegorz Wójcik, koordynator Cyfrowego Urzędu.

Urząd Marszałkowski Województwa Małopolskiego jest pomysłodawcą i liderem przedsięwzięcia Wrota Małopolski, którego kontynuacją są Wrota Polski. Jakie są cele projektu?

Celem projektu Wrota Małopolski jest rozwój e-administracji w województwie małopolskim. Poprzez standaryzację i upowszechnianie wypracowanych rozwiązań chcemy umożliwić integrację wszystkich systemów infor-matycznych wykorzystywanych w życiu publicznym, dopro-wadzić do zebrania ich na jednej platformie oraz uproszczenia dostępu do zawartych na nich informacjach.
Udostępnienie usług publicznych (procedur urzędowych) w Cyfrowym Urzędzie pozwala na elektroniczne załatwianie spraw w małopolskich urzędach oraz uzyskanie pełnych informacji na ich temat. Elektroniczne procedury umożliwiają inicjowanie i załatwianie spraw z zachowaniem bezpiecznego przepływu danych oraz z wykorzystaniem kwalifikowanego podpisu elektronicznego.
Celem projektu jest również zebranie i uporządkowanie informacji z różnych dziedzin życia społeczno-publicznego regionu. Przy zastosowaniu nowatorskich rozwiązań technologicznych i organizacyjnych informacje są redagowane i publikowanie w wielu modułach tematycznych, budowana jest także baza informacyjna o regionie. Na platformie e-learningowej tworzone są kursy umożliwiające zdobycie wiedzy z różnych dziedzin.
W ramach projektu współpracujemy z podmiotami małopolskiej administracji opracowując i udostępniając standardy informacyjne dla rozwiązań internetowych, zgodne ze standardami wypracowywanymi na poziomie ogólnopolskim. Można tu wyróżnić standard wymiany dokumentów, dotyczący integracji Cyfrowego Urzędu z systemami obiegu dokumentów, standard XML do wymiany danych między systemami, standard elektronicznej procedury wypracowany z partnerami realizującymi procedury, standard dokumentacji projektowej i przedwdrożeniowej elektronicznych procedur, wdrożenie infrastruktury kwalifikowanego podpisu elektronicznego.
Chcemy integrować portal Wrota Małopolski z systemami informatycznymi administracji w województwie. Regionalny System e-Administracji Wrota Małopolski daje taką możliwość, usprawniając tym samym realizację zadań administracji publicznej oraz tworząc zasoby informacyjne regionu.

W jaki sposób gminy i powiaty mogą uczestniczyć w projekcie? Czy wymaga to nakładów finansowych?

Od początku realizacji projektu kładziemy duży nacisk na współpracę z powiatami i gminami. Posiadamy infrastrukturę i serwery, które mogą realizować określone zadania, możemy więc udostępnić ich zasoby gminom i po-wiatom, potrzebującym wsparcia w tym zakresie. Tak powstała jednolita platforma informacyjno-usługowa dedykowana dla wszystkich typów administracji publicznej w skali województwa, realizowana dzięki zawartemu porozumieniu pomiędzy samorządami lokalnymi i innymi podmiotami administracji publicznej w regionie, łącznie 280 podmiotami. Użyta technologia pozwala na łatwe tworzenie i szybkie uruchamianie kolejnych BIP. Opracowano jednolity schemat zamieszczania informacji oraz jednolity układ działów i treści dla wszystkich jednostek samorządu terytorialnego.
System zarządzania treścią, na którym opiera się zarządzanie informacją w portalu umożliwia tworzenie i dostarczanie treści, opracowywanie stron WWW oraz zarządzanie witryną internetową przez przeglądarkę internetową. Treść Biuletynów może być aktualizowana przez równocześnie wiele osób. Małe podmioty posiadające dostęp do internetu tylko z pojedynczych stanowisk, mogą bez przeszkód korzystać z platformy i dzięki temu realizować BIP oraz procedury on line.
Konstrukcja systemu umożliwia urzędom, rozwijającym własną infrastrukturę, późniejszą integrację wdrażanego oprogramowania – np. systemu obiegu dokumentów - z Cyfrowym Urzędem. Cyfrowy Urząd posiada wirtualną platformę systemu obiegu dokumentów, dzięki czemu daje szansę włączenia się na równych prawach małym lub mało zamożnym podmiotom administracji publicznej, zapobiegając tym samym wykluczeniu cyfrowemu. Platforma daje możliwość przyjmowania pism podpisywanych kwalifikowanym podpisem elektronicznym.
Wdrożeniu sprzyjało bezkosztowe uruchomienie Biuletynu Informacji Publicznej oraz Cyfrowego Urzędu dla podmiotów uczestniczących w projekcie. Skumulowany wydatek został poniesiony przez Urząd Marszałkowski Województwa Małopolskiego oraz Ministerstwo Nauki i Informatyzacji.

W jaki sposób Wrota Małopolski umożliwią kontakt on-line pomiędzy różnymi szczeblami administracji publicznej?

Zadaniem Wrót Małopolski jest przede wszystkim zapewnienie kontaktu on-line obywatela z administracją publiczną bez względu na ich wewnętrzną infrastrukturę. Jest to możliwe dzięki wykorzystaniu udostępnianych przez Wrota Małopolski narzędzi takich jak wirtualny system obiegu dokumentów i infrastruktura podpisu elektronicznego.
Małe podmioty posiadające dostęp do internetu tylko z pojedynczych stanowisk, mogą bez przeszkód korzystać z platformy i dzięki temu realizować procedury on line. System umożliwia przesyłanie spraw nie leżących w kompetencji danego urzędu do urzędu właściwego.

Na jakim etapie jest obecnie Cyfrowy Urząd w ramach Wrót Małopolski? Jakie sprawy obywatel może załatwić on-line?

Wrota Małopolski udostępniają 52 wystandaryzowane procedury dające możliwość inicjowania i realizacji spraw on-line z zachowaniem bezpiecznego przepływu danych oraz z wykorzystaniem kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Procedury te zostały wdrożone w 39 podmiotach administracji publicznej. Cyfrowy Urząd umożliwia realizacje miedzy innymi: wpis do ewidencji działalności gospodarczej, wydawanie zaświadczeń dotyczących poszukiwanych przedsiębiorców, wydanie zezwolenia na regularny przewóz osób w transporcie krajowym, wydanie dziennika budowy, zawiadomienie o zbyciu pojazdu, uzyskanie stopnia nauczyciela mianowanego. 280 podmiotów w naszym regionie wykorzystuje co najmniej jedną procedurę on-line - sprawdzanie stanu sprawy publicznej. Pełna lista znajduje się poniżej.
Ponadto w przygotowaniu znajduje się kolejne 50 elektronicznych procedur.

Jak dużo obywateli korzysta z Cyfrowego Urzędu w Małopolsce?

Projekt „Cyfrowy Urząd” cieszy się dużym zainteresowaniem wśród obywateli. Świadczy o tym stale rosnąca liczba odwiedzin na stronach Cyfrowego Urzędu, wynosząca obecnie ponad 200 tys. miesięcznie. Internauci chętnie korzystają z opisów realizacji interesujących ich spraw, pobierają druki wniosków i realizują sprawy (w tym roku ponad 100 spraw) dzięki udostępnionym mechanizmom.
Żadne ambitne przedsięwzięcie nie może być dokonane bez zmiany świadomości zaangażowanych w nie osób. Doświadczenia wskazują, że łatwiej zmienić prawo, niż przekształcić instytucję. Najdłużej zaś trwa proces zmiany świadomości społeczeństwa.

Jakie przeszkody pojawiły się w toku realizacji projektu?

Podstawowe przeszkody jakie pojawiły się w trakcie trwania projektu dotyczyły uwarunkowań prawnych związanych z pełną realizacją spraw za pomocą Internetu. Ponadto potrzebna była także praca nad zmianą świadomości partnerów projektu, ponieważ przy realizacji tak dużych projektów w administracji publicznej ważna jest współpraca na wielu poziomach, zbieżność celów wszystkich zaangażowanych partnerów oraz wzajemne zrozumienie.


Cyfrowy Urząd daje możliwość przyjmowania pism podpisywanych kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Dlaczego tak niewiele podmiotów korzysta z tego narzędzia?

Sądzimy, że jest to spowodowane słabym upowszechnieniem podpisu kwalifikowanego. Koszt i stosunkowo duże trudności w jego zakupie istotnie zmniejszają zainteresowanie. A mniejsze zainteresowanie to także mniejsza motywacja do uruchamiania załatwiania spraw przez internet – także przy uwzględnieniu barier prawnych. Receptą może być upowszechnienie rozwiązań, które się już sprawdziły. W Estonii w ostatni weekend odbyły się wybory lokalne (pisała o tym prasa w Polsce). Każdy obywatel Estonii w dowodzie osobistym ma elektroniczny chip, dzięki niemu za pomocą podpisu elektronicznego używając unikanego PIN u może zagłosować w wyborach poprzez internet. Tym razem głosowało w ten sposób 1 % Estończyków.
Rozwiązanie to mogłoby być zastosowane w Polsce, tym bardziej, że nie „zabija” ono konkurencji – wystarczy by w dowodzie certyfikat był wydany na rok, a dalej już komercyjne byłby odnawiany na wolnym rynku. Powszechność takiego wdrożenia zmieni z pewnością podejście do elektronicznej formy załatwiania spraw przez internet oraz obniży koszty nośnika. Nie można też tu mówić o innej mentalności - sytuacja obywateli w Estonii podobna jest do sytuacji w Polsce, więc nie bardzo można tu mówić o jakiś istotnych barierach.

Pojawiające się sugestie o niewystarczających zabezpieczeniach podpisu elektronicznego mogą dodatkowo zniechęcić samorządy, firmy i obywateli do korzystania z tej formy załatwienia spraw.

Problem zabezpieczeń wysuwany jest obecnie przez osoby nie przekonane, a nie przez rzeczywiście poinformowane. Bardziej chodzi o tu powszechność dostępu do podpisu. Nasze zabezpieczenia są w pełni właściwe i zgodne z ustawą.


Do tej pory powstały trzy regionalne Wrota: Małopolski, Podlasia i Opolszczyzny. Dlaczego pozostałe urzędy marszałkowskie nie przystąpiły jeszcze do programu Wrota Polski?

Powstanie pierwszego w Polsce Regionalnego Systemu e - Administracji Wrota Małopolski poprzedzone było dogłębną pracą koncepcyjną, w którą zaangażowane były zainteresowane podmioty w regionie. Celem było stworzenie portalu uniwersalnego i funkcjonalnego. Dzięki temu wdrożenie projektu w Województwie Małopolskim spotkało się z dużym zainteresowaniem ze strony innych regionów oraz zapoczątkowało proces tworzenia podobnych regionalnych portali w skali całego kraju. Zastosowano podobne rozwiązania, zaimplementowano Cyfrowy Urząd łącznie z wykreowaną przez Małopolskę nazwą. W tych regionach Polski, które podjęły się stworzenia regionalnych portali wykorzystuje się doświadczenia i rozwiązania wypracowane w Małopolsce.
Ogromnym atutem rozwiązań zastosowanych w portalu Wrota Małopolski, szczególnie w Cyfrowym Urzędzie, jest fakt, że koncepcja procedur on-line, przygotowana przez Województwo Małopolskie we współpracy z regionalnymi partnerami - podmiotami administracji publicznej, została pozytywnie zaopiniowana i otrzymała rekomendację Ministerstwa Nauki i Informatyzacji. To spowodowało, że w innych regionach kraju implementowane są bardzo podobne a nawet identyczne procedury i formularze. Jako przykłady mogą posłużyć Wrota Podlasia www.wrotapodlasia.pl czy Portal Wrota Opolszczyzny – www.wrotaopolszczyzny.pl. Planowane jest powstanie kolejnych portali regionalnych - Wrota Podkarpacia, Wrota Świętokrzyskie, Wrota Mazowsza itd. Plany te związane są często ze złożeniem pozyskania środków na budowę tego typu portali ze Zintegrowanego Programu Rozwoju Regionalnego np Wrota Dolnośląskie.

Kontynuacją programu Wrota Polski jest e-PUAP czyli Elektroniczna Platforma Usług Administracji Publicznej. W latach 2005 - 2007 Ministerstwo Nauki i Informatyzacji planuje zbudować platformę umożliwiającą tworzenie procesów obsługi obywatela i firm z wykorzystaniem standardów dokumentów elektronicznych i standardów procesów pracy administracji publicznej. Budowa e-Urzędów w skali kraju jest bardzo zróżnicowana. Czy słuszne jest przekonanie, że w momencie uruchomienia usług elektronicznych między urzędami czy ministerstwami, gdzie systemy są różne, pojawią się kłopoty?

Zdaniem wielu samorządów rozwijanie polegające na powielaniu procedur elektronicznych lokalnych przez administrację centralna nie jest celowe. Stąd też z informacji przekazanych przez MNII wynika, że dotyczyć to będzie spraw załatwianych przez administrację centralną a jednocześnie łączyć z lokalnymi systemami e- gov , np. takim jak: wrota regionalne czy serwisy miejskie Poznania czy Łodzi. Takie miękkie podejście nie będzie więc stanowić zagrożenia dla obecnie rozwijanych inicjatyw i będzie motywowało też samorządy do rozwoju takiej drogi komunikacji. Dodatkowym czynnikiem jest też zbiór dobrych rozwiązań do wykorzystania, który powinien się pojawić w zgodzie z nową ustawą o informatyzacji.

Urząd Marszałkowski Województwa Małopolskiego jest liderem, jeśli chodzi o urzędowe rozwiązania elektroniczne. Jak ułatwić wymianę dokumentów elektronicznych z innymi systemami, które potencjalnie będą funkcjonowały w innych jednostkach administracji?

Integracja portalu Wrota Małopolski z systemami informatycznymi administracji publicznej a w szczególności integracji Cyfrowego Urzędu z systemami obiegu dokumentów jest podstawą do realizacji przez urzędy Województwa Małopolskiego zadań e-government w pełnym zakresie, czyli do kompleksowego świadczenia usług za pomocą Internetu. Cyfrowy Urząd w portalu Wrota Małopolski przewiduje możliwość integrowania go z wewnętrznymi systemami obiegu dokumentów w urzędach. Komunikacja miedzy tymi systemami polega na wymianie elektronicznych dokumentów w formacie XML, ale system może również obsługiwać inne formaty (np. pliki płaskie) i zapewniać translację dokumentów do właściwej postaci. W momencie integracji Systemu Wrota Małopolski z systemem obiegu dokumentów w danym urzędzie dokumenty wysyłane poprzez Cyfrowy Urząd będą trafiać bezpośrednio do tego systemu. W ramach projektu przeprowadzono analizę systemów obiegu dokumentów wykorzystywanych w podmiotach administracji publicznej w regionie, co pozwoliło na wypracowanie standardu wymiany dokumentów pomiędzy Cyfrowym Urzędem a w/w systemami. Jako przykładowe wdrożenie wykonano integrację z systemem obiegu dokumentów w Urzędzie Marszałkowskim Województwa Małopolskiego. W chwili obecnej ze środków ZPORR planujemy wdrożyć w około 100 urzędach m. in system obiegu dokumentów w pełni zintegrowany z Wrotami Małopolski.

Dziękuję za rozmowę
Anna Mikołajczyk-Kłębek
a.mikolajczyk@pap.pl

Poniżej zamieszczamy wykaz procedur realizowanych w ramach projektu Wrota Małopolski

(doc [procedury])