E-doręczenie to elektroniczny odpowiednik listu poleconego za potwierdzeniem odbioru. Dzięki tej usłudze podmioty publiczne, obywatele i firmy mają móc korzystać z wygodnych i bezpiecznych doręczeń. Są one równoważne prawnie tradycyjnej przesyłce poleconej za potwierdzeniem odbioru.

Docelowo wszystkie podmioty publiczne, przedsiębiorcy i zawody zaufania publicznego będą miały obowiązek mieć adres do doręczeń elektronicznych i prowadzić korespondencję za pośrednictwem e-Doręczeń.

Minister cyfryzacji wydał komunikat, zgodnie z którym do 10 grudnia br. podmioty objęte ustawą muszą wdrożyć rozwiązania techniczne i organizacyjne niezbędne do uruchomienia systemu e-Doręczeń. 

Obowiązek włączenia instytucji do Krajowego Systemu Doręczeń Elektronicznych oznacza, że od daty określonej w harmonogramie:

- instytucja musi mieć adres do doręczeń elektronicznych (ADE) zarejestrowany w bazie adresów elektronicznych (BAE)
- korespondencja między zobowiązanymi podmiotami oraz obywatelami i innymi podmiotami musi odbywać się za pośrednictwem systemu e-Doręczeń. 

Aby ułatwić dołączenie do Krajowego System Doręczeń Elektronicznych Ministerstwo Cyfryzacji zachęca do przetestowania rozwiązania już dziś. Jeśli instytucja:

- ma system klasy EZD – może skorzystać ze środowiska testowego; pozwoli ono przetestować integrację elektronicznego zarządzania dokumentacją z systemem e-Doręczeń i wprowadzić niezbędne zmiany
- nie ma systemu klasy EZD – może korzystać z testowej aplikacji e Doręczeń. 

Testy nie są obowiązkowe, ale pozwolą dostosować się do nowego systemu. Do testowania usługi na środowisku integracyjnym nie jest potrzebny docelowy adres do doręczeń elektronicznych (ADE). 

"Udział w testach umożliwi zapoznanie się z całym procesem stosowania e-Doręczeń jeszcze przed wejściem w życie obowiązku. Przygotowane środowiska testowe pozwolą przeanalizować każdy etap procesu: od wnioskowania o adres po wysyłkę i odbiór konkretnych (testowych) wiadomości. Testy umożliwią także przeszkolenie osób obsługujących doręczenia elektroniczne w Państwa instytucji. Będą także okazją do przeglądu wewnętrznych instrukcji i procedur oraz ewentualnych zmian" - czytamy na stronie Ministerstwa Cyfryzacji.

Resort przekonuje, że rejestrowane doręczenia elektroniczne zapewniają:

- prawidłową, zweryfikowaną identyfikację nadawcy i odbiorcy przesyłki,
- integralność przesyłki,
- automatyczne generowanie prawnie ważnych dowodów nadania i doręczenia dokumentów elektronicznych,
- skuteczną komunikację z obywatelami i firmami – niezależnie o tego, czy znajdują się pod swoim stałym adresem,
- usprawnienie elektronicznego obiegu dokumentów, w efekcie prostszą obsługę kancelaryjną i jednolity nadzór nad obiegiem dokumentów.

Zgodnie z harmonogramem widniejącym w domenie gov.pl., jednostki samorządu terytorialnego i ich związki oraz związki metropolitarne i samorządowe zakłady budżetowe będą zobowiązane stosować Krajowy System Doręczeń Elektronicznych (z wykorzystaniem publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego) najpóźniej od 1 stycznia 2024 r.

Z kolei w zakresie doręczania korespondencji z wykorzystaniem publicznej usługi hybrydowej - od 1 października 2029 r.

W pierwszej kolejności e-doręczenia mają być wdrożone poprzez publiczną usługę rejestrowanego doręczenia elektronicznego (PURDE).

"Gdy doręczenie za pomocą PURDE nie będzie możliwe, wówczas stosowana będzie tzw. publiczna usługa hybrydowa polegająca na tym, że operator pocztowy przekształci pismo z postaci elektronicznej na papierową i w ten sposób je doręczy. Pisma w postaci papierowej będzie można doręczać tylko w drodze wyjątku, w ściśle określonych przypadkach. Oznacza to również, że jednostki samorządów terytorialnych nie będą mogły zrezygnować z systemu rejestrowanych doręczeń elektronicznych. Jednocześnie zastąpi on system ePUAP, który docelowo zostanie zamknięty w 2029 roku" - czytamy na rządowych stronach.

Przewidziano również przypadki, w których podmiot publiczny nie będzie stosować doręczeń elektronicznych, a także tzw. doręczeń hybrydowych. Sytuacje takie wymienione zostały w przepisie art. 6 ust. 1 ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną i są nimi m. in. przypadki, gdy: podmiot wnosi o doręczenie oryginału dokumentu sporządzonego pierwotnie w postaci papierowej; korespondencja nie może być doręczona w postaci elektronicznej w związku z ważnym interesem publicznym czy też powstaną ograniczenia techniczno-organizacyjne wynikające z objętości korespondencji oraz inne przyczyny mające charakter techniczny.

Podstawą prawną działania rejestrowanego doręczenia elektronicznego są: rozporządzenie UE eIDAS i ustawa o doręczeniach elektronicznych UoDE.

js/