Obsługa posiedzeń Rady to newralgiczne i ważne zadanie w życiu każdego samorządu, w związku z czym wymaga niezawodnego oprogramowania do głosowania i transmisji. Wybierając odpowiedni system, jednostki samorządowe muszą uwzględnić zarówno funkcjonalność, jak i zgodność z obowiązującymi przepisami prawa.

W tym kontekście szczególną uwagę należy zwrócić na niedawne doniesienia, które odbiły się szerokim echem w świecie samorządowym. Najwyższa Izba Kontroli opublikowała wyniki inspekcji dotyczącej przetwarzania danych osobowych, przeprowadzonej w 12 urzędach województwa podlaskiego. Jednym z aspektów badanych przez kontrolerów NIK było sprawdzenie poprawności ochrony danych w kontekście transmisji posiedzeń Rady.

W wyniku tych kontroli ujawniono liczne nieprawidłowości, w tym dotyczące publikacji transmisji na platformach społecznościowych, takich jak YouTube, Vimeo czy Facebook.

NIK zapowiedział rozszerzenie kontroli na wszystkie jednostki samorządowe w Polsce, w związku z czym jednym z kluczowych aspektów wyboru systemu do obsługi posiedzeń jest kwestia zgodności z RODO. Serwery dostawcy usługi nie mogą znajdować się poza terenem EOG, a kwestie przetwarzania danych osobowych muszą zostać uregulowane odpowiednią umową.

Jak wybrać właściwego dostawcę? Na uwagę zasługuje jeden z najpopularniejszych wśród samorządów - POSIEDZENIA.PL. Usługodawca oferuje niemal bezobsługowe rozwiązania oparte o dedykowane serwery. Uruchomienie transmisji wymaga jedynie kliknięcia przycisku „START” w aplikacji, a publikacja w portalu mieszkańca odbywa się automatycznie. Dzięki temu rozwiązaniu nie ma potrzeby angażowania informatyków, co nie tylko usprawnia przebieg posiedzenia, ale także przynosi oszczędności jednostkom samorządowym. Na obniżenie kosztów obsługi systemu wpływa również brak serwera w siedzibie JST - do prawidłowego działania transmisji wystarczy kamera (usługodawca oferuje możliwość wykorzystania sprzętu posiadanego już przez JST).

Transmisje realizowane za pomocą systemu POSIEDZENIA.PL opatrzone są paskiem informacyjnym, który zawiera: datę i herb jednostki samorządowej, informację o aktualnie omawianym punkcie w formie „płynących napisów” oraz personalia przemawiającej osoby. Wszystkie wymienione powyżej informacje - podobnie jak plansza z wynikami - wyświetlane są automatycznie.

Wszystkie filmy realizowane za pomocą systemu POSIEDZENIA.PL uzupełnione są nie tylko o napisy (transkrypcję), ale także audiodeskrypcję (lektora), która jest wymagana od 17.04.2023 roku w związku z nowelizacją ustawy o dostępności cyfrowej (Dz. U. 2023, poz. 511).

Dostawca systemu POSIEDZENIA.PL podkreśla wysoki poziom automatyzacji, co przekłada się na oszczędność czasu pracowników JST. System umożliwia m.in. import porządku obrad z plików tekstowych, klonowanie porządku obrad oraz automatyczne generowanie protokołów. W połączeniu z rozbudowanym systemem elektronicznej wymiany dokumentów oraz modułem komunikacji z radnymi pozwoli to usprawnić codzienną pracę urzędników.

Proces głosowania w systemie POSIEDZENIA.PL nie budzi wątpliwości ze strony radnych. Okno głosowania opatrzone jest nazwą uchwały i zawiera duże, czytelne przyciski do głosowania. Każdy głos musi zostać zatwierdzony i można go edytować przed wysłaniem. Radni mogą głosować nie tylko za pomocą urządzeń multimedialnych, ale także na pilotach.

Z systemu POSIEDZENIA.PL korzysta ponad 600 jednostek w całej Polsce, co stanowi silne potwierdzenie wiarygodności i zaufania zarówno do dostawcy, jak i samego systemu.

Dla naszych czytelników uzyskaliśmy specjalną ofertę. Na hasło „PAP” otrzymacie Państwo 3 miesiące dostępu do systemu głosowań i transmisji za darmo. Po więcej szczegółów zapraszamy do kontaktu mailowego na adres sprzedaz@posiedzenia.pl.

Źródło informacji: posiedzenia.pl