Sławomir Wojciechowski o funkcjonowaniu urzędów stanu cywilnego w czasie pandemii opowiadał podczas webinarium, które zorganizowało Stowarzyszenie Gmin i Powiatów Wielkopolski.

„Przepisy proceduralne, wynikające z Kodeksu postępowania administracyjnego czy przepisów szczególnych różnych ustaw, które regulują sposób załatwiania poszczególnych spraw były tworzone tak, że obejmują rozwiązania w tak zwanym trybie normalnym” - powiedział Wojciechowski.

„Powoduje to, że często mamy różnego rodzaju trudności, żeby zastosować to prawo do dzisiejszych realiów. Niemniej jednak możliwości komunikacji elektronicznej pomiędzy urzędem a obywatelem pozwala w jakiś sposób wyjść z tego problemu” - wskazał.

Ekspert: ustawa "covidowa" nie nakazuje trybu zdalnego sesji rad gmin

Zdaniem urzędnika struktury samorządowe stykają się nie tylko z problemami natury prawnej; w warunkach pandemii dochodzą też do nich m.in. ograniczenia kadrowe.

„W tym wszystkim musimy się odnaleźć. Nasze funkcjonowanie - nieważne czy to jest Urząd Stanu Cywilnego, czy urząd gminy, miasta czy starostwo powiatowe - wymaga stałego kontaktu z klientami, z obywatelami, którzy składają różnego rodzaju wnioski i oczekują - tak jak do tej pory, jak to było w normalnym życiu - sprawnego rozwiązania ich sprawy” - zaznaczył.

Wojciechowski wyjaśnił, że jednym z utrudnień w pracy urzędów stanu cywilnego jest fakt, iż działają one w tzw. sieci wydzielonej, która nie ma połączenia z internetem. „W ślad za tym faktycznie nie ma możliwości zastosowania modelu pracy zdalnej w miejscu zamieszkania pracownika” - powiedział.

Urzędy stanu cywilnego nie mogą jednocześnie pozwolić sobie na całkowite zamknięcie - na przykład w przypadku choroby pracowników - gdyż doprowadziłoby to do zbyt wielu komplikacji dla ich interesantów - kontynuował.

„Są już rozwiązania prawne, które pozwalają na to, że wojewoda może wyznaczyć inny urząd do realizacji tych zadań. Teoretycznie takie prawne rozwiązanie istnieje, natomiast praktycznie nie zawsze to się sprawdza” - mówił.

Rozwiązaniem tych problemów może być praca rotacyjna i podział obowiązków w urzędzie - tłumaczył. W tym modelu jeden zespół pracuje przy sprawach, które wymagają obecności interesanta, zaś drugi zajmuje się kwestiami, przy których obecność obywatela nie jest konieczna.

Wojciechowski wskazał także, iż obywatele bardzo często pojawiają się w urzędach po to, by pozyskać dokumenty potrzebne innym instytucjom.

„Proponujemy wyjście poza utarty schemat i wyjście krok dalej, na co pozwalają przepisy Kodeksu postępowania administracyjnego. Od paru ładnych lat jest przepis, który mówi, że w ramach komunikacji między organami wręcz nawet należy komunikować się w formie elektronicznej, poprzez ePUAP” - powiedział.

Jak podkreślił, upraszcza to życie interesantów, którzy nie muszą stawiać się w urzędach osobiście.

„Powoli zaczyna się to u nas sprawdzać, przekonujemy do tego niektóre instytucje. Wielkim osiągnięciem jest to, że wypracowaliśmy, że w końcu ZUS przy wypłacie zasiłku pogrzebowego i innych świadczeń zobowiązał się, że nie będzie wymagał tego od klientów, tylko sam będzie pozyskiwał dokumenty, czyli odpisy aktów z rejestrów stanu cywilnego” - powiedział kierownik Urzędu Stanu Cywilnego w Nowej Soli Sławomir Wojciechowski.

jjk