EZD RP to kompleksowe i bezpłatne oprogramowanie służące do elektronicznego zarządzania dokumentacją, które ma zrewolucjonizować funkcjonowanie polskiej administracji publicznej. Prace nad systemem teleinformatycznym EZD RP prowadzi Państwowy Instytut Badawczy NASK w partnerstwie z Wojewodą Podlaskim (w Podlaskim Urzędzie Wojewódzkim powstał system EZD PUW stosowany obecnie przez ok. 120 tys. użytkowników w ponad 700 instytucjach) pod nadzorem Kancelarii Prezesa Rady Ministrów (KPRM). System powstaje w ramach rządowego Programu Zintegrowanej Informatyzacji Państwa i jest finansowany w ramach unijnego Programu Operacyjnego Polska Cyfrowa na lata 2014-2020. Oprogramowanie zostanie udostępnione wszystkim zainteresowanym podmiotom na początku 2023 r.

EZD RP umożliwi pełną digitalizację zaplecza administracyjnego oraz procesów w urzędach, a także realizację online szeregu czynności kancelaryjnych - począwszy od obsługi przesyłek, poprzez rozdzielanie i dekretację korespondencji, klasyfikację i kwalifikację dokumentacji oraz kompletowanie akt sprawy na archiwizacji dokumentacji kończąc.

Program tworzony jest z myślą przede wszystkim o administracji rządowej i samorządowej.

„Państwowy Instytut Badawczy NASK ma wieloletnie doświadczenie w cyfryzacji naszego państwa. Tworząc EZD RP opieramy się na wdrażanym z sukcesem od wielu lat systemie EZD PUW, który działa już w wielu urzędach i instytucjach. Sprawnie działająca administracja publiczna to dla nas priorytet - system powstaje przy współpracy z wieloma instytucjami, interesariuszami EZD RP. Można powiedzieć, że system budowany jest przez urzędników dla urzędników. Skorzystają na tym również inne podmioty i firmy, których zadaniem będzie wsparcie wdrożenia i rozwijania systemu, dostosowujące do specyficznych potrzeb różnych podmiotów. Docelowo wprowadzenie systemu EZD RP podniesie jakość działania administracji publicznej, a co za tym idzie – satysfakcję obywateli z kontaktów z urzędami” – powiedział Mariusz Madejczyk, Dyrektor Oddziału NASK w Białymstoku.

Zgodnie z założeniami Strategii system EZD RP będzie udostępniany od stycznia 2023 r. w ramach licencji freeware. Bezpłatne będzie także wsparcie na poziomie podstawowym i rozszerzonym. JST (jak każdy inny podmiot) będzie musiała zapewnić infrastrukturę, wyposażenie stanowiskowe punktów kancelaryjnych (np. skanery, czytniki i drukarki kodów kresowych) oraz włożyć wysiłek organizacyjny w zmianę sposobu dokumentowania spraw w urzędzie. System jest tworzony w taki sposób, by nie zachodziła konieczność zakupu dodatkowych licencji przez podmioty publiczne. Jeśli jednak dana instytucja będzie chciała skorzystać z dedykowanych rozwiązań np. bazodanowych będzie miała taką możliwość.

„Spodziewamy się, że za kilka lat z EZD RP jako głównego narzędzia pracy będzie korzystało około miliona urzędników w Polsce, a może nawet wszyscy. Ten system to fundament sprawnego państwa” – stwierdził Madejczyk.

Sposób działania oprogramowania jest oparty na obowiązujących przepisach prawa i będzie na bieżąco dostosowywany do zmieniającego się środowiska legislacyjnego. Dzięki wbudowanym narzędziom oraz API system będzie dostosowywał się również do specyfiki pracy konkretnych korzystających z niego podmiotów.

EZD RP będzie też w pełni zintegrowany z już istniejącymi jak też dopiero powstającymi systemami wykorzystywanymi w administracji publicznej jak np. eZamówienia, eDoręczenia, ePUAP czy eFaktura. Będzie też oferował dostęp do wszystkich rejestrów państwowych.

Jednolitość systemu pozwala na wykorzystanie go przez wszystkie jednostki administracji publicznej niezależnie od ich wielkości, statusu i potrzeb. Mogą z niego korzystać m.in.: samorządy każdego szczebla, administracja rządowa terenowa i centralna, ochrona zdrowia, szkolnictwo wyższe czy sądy.

Pilotażowe wdrożenie EZD RP w 16 instytucjach administracji rządowej jest przewidziane od połowy br. Następnie od kwietnia 2022 r. pilotaż obejmie wybrane jednostki administracji rządowej (m.in. UZP, MON, NDAP). Od września 2022 roku powinny ruszyć Lokalne Centra Kompetencji jako rekomendowany dla jednostek samorządu terytorialnego dodatkowy kanał wsparcia szkoleniowego w kwestiach EZD RP.

Piaskownica API EZD RP zostanie udostępniona w grudniu br.

Minister właściwy ds. informatyzacji powoła podmiot do świadczenia usług związanych z przedsięwzięciem EZD RP - Operatora EZD RP. Jego działanie (zakres usług oraz sposób ich finansowania) zostanie umocowane ustawowo.  Operator EZD RP utworzy CKA, które będzie świadczyć bezpłatne usługi wsparcia wdrożeniowego i utrzymaniowego EZD RP na rzecz użytkowników z grupy rządowej oraz na rzecz certyfikowanych przez Operatora EZD RP Lokalnych Centrów Kompetencji.

Usługi związane z przedsięwzięciem EZD RP świadczone przez Centrum Kompetencji Administracji na rzecz podmiotów użytkujących EZD RP będą podzielone na: podstawowe, rozszerzone i kompleksowe. Dostęp do usług rozszerzonych dla podmiotów publicznych będzie możliwy po rejestracji. Zarejestrowane podmioty będą mogły korzystać z kompleksowych usług wsparcie wdrożeniowego i utrzymaniowego EZD RP świadczonych przez CKA (administracja rządowa) lub LCK (pozostałe podmioty). Certyfikowane LCK otrzymają od CKA bezpłatne usługi wsparcia na poziomie kompleksowym.

Podmioty publiczne i niepubliczne będą mogły świadczyć (także odpłatnie) kompleksowe usługi EZD RP na rzecz wszystkich podmiotów publicznych (w szczególności na rzecz jednostek samorządu terytorialnego). Działalność ta będzie możliwa w ramach Lokalnych Centrów Kompetencji.

mam/