Regionalna Izba Obrachunkowa w Olsztynie w wystąpieniu pokontrolnym skierowanym do prezydenta Olsztyna wskazała, że kwotę ryczałtu za używanie prywatnych pojazdów do celów służbowych, zgodnie z § 4 ust. 2 rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy, należy zmniejszać o jedną dwudziestą drugą za każdy roboczy dzień nieobecności pracownika w miejscu pracy. 

Pomniejszenie ryczałtu jest obligatoryjne, niezależnie od przyczyny nieobecności pracownika. Dotyczy m.in. zwolnienia z pracy z powodu choroby, urlopu, podróży służbowej trwającej co najmniej 8 godzin lub innej nieobecności. 

Ryczałt powinien zostać pomniejszony również za każdy dzień roboczy, w którym pracownik wykonywał obowiązki służbowe, ale nie używał pojazdu do celów służbowych.

Od przyszłego tygodnia będą obowiązywać wyższe stawki kilometrówki (dokument)

RIO wskazała również, że pracownicy powinni zostać zobowiązani do składania oświadczeń o użytkowaniu własnego samochodu do celów służbowych w terminie określonym w zarządzeniu prezydenta miasta. W oświadczeniu pracownik powinien uwzględnić dane pojazdu, w tym pojemność silnika, markę oraz numer rejestracyjny oraz wskazać liczbę dni nieobecności w miejscu pracy i liczbę dni, w których nie używał pojazdu do celów służbowych.

Zgodnie z rozporządzeniem Ministra Infrastruktury zwrot kosztów używania pojazdów do celów służbowych następuje w formie miesięcznego ryczałtu obliczonego jako iloczyn stawki za jeden kilometr przebiegu i miesięcznego limitu przebiegu kilometrów na jazdy lokalne. Miesięczny limit kilometrów ustala pracodawca, jednak nie może on przekroczyć 300 km w gminach do 100 tys. mieszkańców, 500 km w gminach od 100 tys. do 500 tys. mieszkańców i 700 km w gminach powyżej 500 tys. mieszkańców. 

mr/