Ustawa z dnia 11 września 2019 r. o zmianie ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji oraz niektórych innych ustaw wprowadziła od 30 lipca 2020 r. zasadę przekazywania tytułów wykonawczych w formie elektronicznej przy wykorzystaniu systemu teleinformatycznego albo z użyciem środków komunikacji elektronicznej. Zmiana sposobu przekazywania tytułów wykonawczych dotyczyła ponad 3,8 mln tytułów wpływających rocznie do naczelników urzędów skarbowych – w większości (60 proc.) w postaci papierowej. Do wprowadzenia elektronicznej formy przekazywania tytułów wykonawczych musieli przygotować się naczelnicy urzędów skarbowych oraz wierzyciele.

NIK skontrolowała Ministerstwo Finansów, Izbę Administracji Skarbowej w Szczecinie, pięć urzędów skarbowych, dziewięć urzędów gmin i pięć starostw powiatowych. Okres objęty kontrolą to lata 2019-2022 (do czasu zakończenia kontroli 10 października 2022 r.)

Najważniejsze ustalenia kontroli

W ocenie NIK, pomimo prawidłowego zlecenia przygotowania systemu teleinformatycznego przez Ministerstwo Finansów opracowanie Systemu eTW nie nastąpiło w terminie wejścia w życie przepisów ustawy wprowadzającej zasadę przekazywania tytułów wykonawczych elektronicznie. Aplikacja eTW została uruchomiona 11 miesięcy po wejściu w życie ustawy, tj. 1 lipca 2021 r. Po jej uruchomieniu w systemie występowały błędy krytyczne dotyczące m.in. dublowania dokumentów, niemożliwości nadawania klauzuli wykonalności dla tytułów wpływających za pośrednictwem systemu, braku funkcjonalności do rozróżniania certyfikatu pieczęci elektronicznej i podpisu kwalifikowanego.

Nieprawidłowości w JST

Wystawienie oraz przekazanie przez wierzyciela elektronicznych tytułów wykonawczych do organu egzekucyjnego możliwe było z poziomu przeglądarki internetowej lub bezpośrednio po integracji własnego systemu wierzyciela z Centralnym Systemem Elektronicznych Tytułów Wykonawczych. Dostęp do Aplikacji eTW z poziomu przeglądarki internetowej wymagał zalogowania za pomocą Krajowego Węzła Identyfikacji Elektronicznej (login.gov.pl) przy wykorzystaniu aktywnego profilu zaufanego. Przyjęcie takiego rozwiązania, wykorzystywanego w 93 proc. skontrolowanych urzędów jednostek samorządu terytorialnego, zdaniem NIK budzi wątpliwości wynikające z braku podstaw prawnych do nakładania na pracowników obowiązku wykorzystywania profilu zaufanego w celach służbowych.

W ocenie NIK generalnie jednostki były właściwie przygotowane organizacyjnie do wystawiania i obsługi eTW. Struktura organizacyjna skontrolowanych urzędów skarbowych i urzędów jst pozwalała na przygotowywanie, podpisywanie i wysyłanie dokumentów w postaci elektronicznej. Dodatkowo urzędy skarbowe, po wdrożeniu komponentu AK, mogły obsługiwać wpływające do nich eTW. We wszystkich urzędach był niezbędny sprzęt i oprogramowanie. Niestety - jak stwierdza NIK - nie przełożyło się to na terminowość wystawiania tytułów.

We wszystkich skontrolowanych urzędach JST NIK stwierdziła znaczne opóźnienia w wystawianiu tytułów wykonawczych po doręczeniu upomnienia. W 11 urzędach jednostek samorządu najdłuższy czas w jakim wystawiono tytuły przekraczał pół roku, w siedmiu był dłuższy niż rok. Największe opóźnienie wyniosło 1479 dni.

Stwierdzona w wyniku kontroli zwłoka w wystawianiu tytułów wykonawczych związana z brakami kadrowymi w kontrolowanych jednostkach, epidemią COVID-19 oraz brakiem przepisu określającego termin w jakim należy wystawić tytuł wykonawczy po doręczeniu zobowiązanemu upomnienia, wskazuje na brak systematyczności działania i sprzyja ryzyku przedawnienia należności, a także może niwelować pozytywne efekty wprowadzenia elektronicznych tytułów wykonawczych.

W początkowym okresie działania Aplikacji eTW nastąpiło znaczne zmniejszenie liczby tytułów wykonawczych przesyłanych do organów egzekucyjnych. W drugim półroczu 2021 r. w skali kraju liczba tytułów wpływających do urzędów skarbowych zmniejszyła się o jedną czwartą w stosunku do analogicznego okresu 2020 r. O jedną piątą spadła liczba wszczynanych postępowań a liczba przesyłanych przez pracowników objętych kontrolą urzędów JST tytułów wykonawczych spadła o 2/5 (40 proc.) w stosunku do analogicznego okresu 2020 r.

Po uruchomieniu Aplikacji eTW w ośmiu skontrolowanych urzędach jJST (62 proc.) skróceniu uległ czas jaki upływał od wystawienia tytułu wykonawczego do daty wpływu tytułu do organu egzekucyjnego. W przypadku 62 proc. skontrolowanych urzędów JST tytuł wpływał do organu egzekucyjnego w dniu jego wystawienia. W jednej jednostce nie wystawiono żadnego tytułu.

Wnioski

W wyniku kontroli NIK sformułowała dwa wnioski dotyczące: określenia terminu, w którym wierzyciel będzie zobowiązany do wystawienia tytułu wykonawczego i wysłania go do organu egzekucyjnego oraz uregulowania zasad wykorzystywania przez pracowników urzędów administracji publicznej profilu zaufanego w trakcie realizacji zadań służbowych m.in. w celu uwierzytelniania w systemach teleinformatycznych lub stworzenie możliwości uwierzytelniania w tych systemach bez konieczności wykorzystywania profilu zaufanego, który ma charakter prywatny i jego założenie opiera się na zasadzie dobrowolności.

Ponadto NIK wnosi o podjęcie przez prezydentów miast, burmistrzów, wójtów, starostów działań w celu wyeliminowania stwierdzonych w wyniku kontroli nieprawidłowości dotyczących opieszałości w wystawianiu tytułów wykonawczych.