PUODO w odpowiedzi na pismo Rzecznika Praw Obywatelskich w sprawie prawa urzędników do otwierania i rejestrowania listów kierowanych do radnych wyjaśnił, że zasady obiegu korespondencji wynikają wprost z instrukcji kancelaryjnej, która stanowi załącznik do rozporządzenia prezesa Rady Ministrów z 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej. Zgodnie ze wskazanymi przepisami w wykazie pism podlegających rejestracji są m.in. wnioski i postulaty mieszkańców i innych podmiotów do rady gminy oraz spotkania z mieszkańcami i innymi podmiotami. 

Jak wskazano w wyjaśnieniach PUODO, instrukcja daje wójtom, burmistrzom i prezydentom miast uprawnienie do wskazywania wyjątków od podstawowego sposobu dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw przez określenie klas z wykazu akt, których będą one dotyczyć oraz wskazanie w jakim systemie będą one prowadzone.

„Listę rodzajów przesyłek, które nie są otwierane przez punkt kancelaryjny, określa również kierownik urzędu (§16 ust. 3 § 42 ust. 3 rozporządzenia). Kierownik może zatem określić zakaz otwierania przesyłek kierowanych do radnych czy klubów radnych. Wówczas korespondencja taka powinna być rejestrowana jedynie na podstawie danych zawartych na kopercie (§16 ust. 1 pkt 2 i § 42 ust. 1 pkt 2 rozporządzenia)” – wyjaśnił prezes UODO Jan Nowak.

PUODO wskazał, że w świetle ustawy o samorządzie gminnym „urząd gminy ma obowiązek zapewnienia obsługi organizacyjnej, prawnej i wykonywania innych zadań związanych z funkcjonowaniem rady gminy, a zatem i samego radnego w zakresie wykonywania przez niego mandatu”. Zasady obsługi rady powinny znaleźć stosowne odzwierciedlenie w zapisach statutu gminy. 

W wyjaśnieniach zaznaczono, że kierownik urzędu jest odpowiedzialny za kształtowanie systemu rejestracji korespondencji, określenie procedury archiwizacji i przechowywanie tej dokumentacji oraz przekazywanie jej do archiwum państwowego. „Oznacza to, że muszą być stworzone odpowiednie procedury dotyczące obiegu korespondencji tak, aby działać z poszanowaniem przepisów prawa i jednocześnie nie naruszać kompetencji innych autonomicznie działających organów, np. rady gminy” – wskazał Jan Nowak.

Czy urzędnik ma prawo otwierać listy do radnych? RPO prosi o wyjaśnienia

Według PUODO w zakresie ochrony danych osobowych dobrym rozwiązaniem byłoby określenie sposobu postępowania z korespondencją kierowaną do radnych w statucie gminy, tak aby osoby które kierują taką korespondencję mogły wcześniej zapoznać się z informacją, czy aby na pewno ich pismo trafi bezpośrednio do wskazanego radnego. 

mr/