Opublikowana analiza na temat przygotowań i korzyści z nowej e-usługi zastępującej klasyczny list polecony powstała we współpracy m.in. z Ministerstwem Cyfryzacji oraz Ministerstwem Rozwoju i Technologii, a także Pocztą Polską i Polską Wytwórnią Papierów Wartościowych. Raport opracowała firma doradcza Obserwatorium.biz. Zamieszczamy go w załączniku pod tekstem.

Z publikacji dowiemy się m.in. jak wdrożyć e-Doręczenia w urzędzie, czy ta forma doręczenia jest bezpieczna, jakie niesie korzyści. 

Autorzy raportu wyliczyli np., że na pojedynczej przesyłce listowej wysyłanej przez administrację publiczną, która będzie mogła zostać przeniesiona do usługi publicznej e-Doręczeń średnia oszczędność wyniesie blisko 5 zł.

"W przypadku migracji 90 proc. przesyłek administracji publicznej do usługi elektronicznej maksymalne oszczędności w skali roku dla administracji publicznej oraz obywateli i przedsiębiorstw związane z komunikacją z administracją publiczną mogą przekroczyć 2,3 mld złotych" - oszacowano w analizie. Dla samego sektora administracji publicznej miałby być to 1 mld 255 mln zł.

Wśród pozostałych wskazywanych w raporcie korzyści są: szybkość doręczenia, bezpieczeństwo oraz prawnie usankcjonowane dowody nadania i odbioru.
 
e-Doręczenie to elektroniczny odpowiednik listu poleconego za potwierdzeniem odbioru. Dzięki tej usłudze podmioty publiczne, obywatele i firmy mają móc korzystać z wygodnych i bezpiecznych doręczeń. Są one równoważne prawnie tradycyjnej przesyłce poleconej za potwierdzeniem odbioru. Docelowo wszystkie podmioty publiczne, przedsiębiorcy i zawody zaufania publicznego będą miały obowiązek mieć adres do doręczeń elektronicznych i prowadzić korespondencję za pośrednictwem e-Doręczeń.

Usługa ta jest już możliwa do wykorzystania w Polsce od 2021 r., ale teraz - zgodnie z rządowym harmonogramem jej wdrażania stanie się ona stopniowo obowiązkowa. I tak od 10 grudnia 2023 r. obowiązek korzystania z e-Doręczeń będą miały

• organy administracji rządowej oraz jednostki budżetowe obsługujące te organy; 
• organy władzy publicznej inne niż wymienione w art. 155 ust. 1 ustawy o doręczeniach elektronicznych, w tym organy kontroli państwowej i ochrony prawa, oraz jednostki budżetowe obsługujące te organy; 
• Zakład Ubezpieczeń Społecznych i zarządzane przez niego fundusze oraz Kasa Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego i fundusze zarządzane przez Prezesa Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego, Narodowy Fundusz Zdrowia; 
• agencje wykonawcze, instytucje gospodarki budżetowej, państwowe fundusze celowe, samodzielne publiczne zakłady opieki zdrowotnej, uczelnie publiczne, Polska Akademia Nauk i tworzone przez nią jednostki organizacyjne, państwowe i samorządowe instytucje kultury, inne państwowe lub samorządowe osoby prawne utworzone na podstawie odrębnych ustaw w celu wykonywania zadań publicznych; 
• jednostki samorządu terytorialnego i ich związki oraz związki metropolitalne oraz samorządowe zakłady budżetowe 

"Do 10 grudnia zostało już niewiele czasu. To jest duża zmiana, trzeba być na nią przygotowanym i wdrożyć wysiłek w to wdrożenie. Z jednej strony jest to proste dlatego, że od lat polska administracja działa już w oparciu o elektroniczny obieg dokumentów, z drugiej strony jest to zmiana przepisów, która wpływa istotnie na działalnoścćurzędów więc nie można tego zlekceważyć. Warto wykorzystacćczas, który jeszcze został" - powiedział Serwisowi Samorządowemu PAP dyrektor Departamentu Usług Cyfrowych w Ministerstwie Cyfryzacji Maciej Górski.

Jak dodał, "Ministerstwo Cyfryzacji prowadzi teraz intensywną akcję szkoleniową". "Jest ona może mniej widoczna bo adresowana do podmiotów profesjonalnych, urzędnicy doskonale wiedzą czym się zajmują i mają bardzo dużo szczegółowych pytań" - powiedział Górski.

Trwa m.in. cykl spotkań informacyjnych, podczas których eksperci przedstawiają najważniejsze zagadnienia dotyczące usługi e-Doręczeń. Takie seminaria odbyły się już m.in. dla woj. mazowieckim, wielkopolskim, warmińsko-mazurskim, dolnośląskim, kujawsko-pomorskim, opolskim, lubuskim, świętokrzyskim, śląskim, małopolskim, podkarpackim, zachodniopomorskim, a ostatnie dla woj: lubelskiego, podlaskiego, pomorskiego i łódzkiego odbędą się 10 października. Zaproszenia na spotkania na platformie ClickMeeting resort przekazuje drogą elektroniczną.

Jak zaznaczył Górski, największą trudnością dla samorządów związaną z wdrożeniem e-Doręczeń jest fakt, że "jest to duża zmiana przepisów prawa, która wpływa na przekrojowo na wszystkie procesy w danym urzędzie". "Więc urzędnicy mają bardzo dużo pracy, by te procesy przejrzeć i dostosować do nowego prawa i najwięcej pytań dotyczy kwestii prawno-biznesowych" - powiedział Górski.

Wskazał, że tym, co najbardziej urzędników interesuje, szczególnie tych samorządowych to to jak po wdrożeniu e-doręczeń będzie działał e-PUAP. "Jest też wiele pytań wynikających z faktu, że wdrożenie jest fazowe i różny jest na różnych etapach stan prawny, część przepisów zostaje uchylona - i to jest to, co urzędników najbardziej interesuje" - powiedział dyrektor.

Czytaj też: 

Od kiedy obowiązek e-doręczeń w samorządach? Jest komunikat Ministra Cyfryzacji (dokument)

js/