Burmistrz jednej z opolskich gmin zwrócił się do tamtejszej RIO z pytaniem, czy zawarcie umowy na zastępstwo pracownika samorządowego w okresie jego urlopu wypoczynkowego, przypadającego bezpośrednio po urlopie macierzyńskim, będzie stanowiło naruszenie dyscypliny finansów publicznych.

W odpowiedzi Izba przypomniała, że przesłankami do zatrudnienia pracownika na podstawie umowy o pracę na zastępstwo jest konieczność zastępstwa innego pracownika, jeżeli ten jest nieobecny w pracy, a nieobecność ta jest usprawiedliwiona. RIO wskazała, że w doktrynie „najczęstszą przyczyną zawarcia takiej umowy jest długotrwała choroba, urlop macierzyński i wychowawczy, urlop wypoczynkowy, urlop bezpłatny” (K. Walczak, M. Wojewódka [red.], Prawo pracy dla sędziów i pełnomocników, Warszawa 2018 r.). 

RIO podkreśliła przy tym, że „ze względu na cel powołanej instytucji pojęcie usprawiedliwionej nieobecności należy rozumieć szerzej niż w przepisach o usprawiedliwianiu nieobecności (art. 1041 § 1 pkt 9 k.p. i art. 2982 k.p.), obejmując nim także okresy, w których pracownik nie ma obowiązku wykonywania pracy. Przez usprawiedliwioną nieobecność w pracy rozumie się wszystkie okresy zawieszenia obowiązku świadczenia pracy niezawinione przez pracownika.” (M. Tomaszewska [w:] Ustawa o pracownikach samorządowych. Komentarz, red. K. W. Baran, Warszawa 2021, art. 16).

„Wobec powyższego za dopuszczalne przyjąć należy zawarcie (kontynuowanie) umowy o pracę na czas zastępstwa innego pracownika nieobecnego w pracy z przyczyn usprawiedliwionych, również na okres urlopu wypoczynkowego zastępowanego pracownika” – zaznaczyła RIO.

Jak wskazano w opinii, celem tej umowy jest zatrudnienie na czas zastępstwa innego pracownika, a tym samym umowa ta może trwać do ostatniego dnia usprawiedliwionej nieobecności w pracy zastępowanego pracownika. RIO dodała, że przez usprawiedliwioną nieobecność w pracy rozumie się wszystkie okresy zawieszenia obowiązku świadczenia pracy niezawinione przez pracownika.

Zdaniem Izby działanie takie nie pozostaje w sprzeczności z podstawowymi zasadami dokonywania wydatków publicznych, wynikającymi z ustawy o finansach publicznych. RIO zaznaczyła przy tym, że szczegółowe określenie czasu trwania umowy na zastępstwo powinno
zostać zawarte w treści tego dokumentu. Natomiast ocena konieczności zastępstwa pracownika w czasie jego usprawiedliwionej nieobecności w pracy każdorazowo należy do pracodawcy.