Obowiązek przygotowania i publikacji raportu o dostępności nałożyła na JST oraz inne podmioty sektora finansów publicznych ustawa z 19 lipca 2019 r. o zapewnianiu dostępności osobom ze szczególnymi potrzebami (tj. Dz.U. z 2020 r. poz. 1062). Termin przygotowania i publikacji pierwszego raportu o dostępności przez samorządy oraz podległe im jednostki organizacyjne mija 31 marca br. – potem dokument taki będzie musiał być przygotowywany co cztery lata.

Wszystko, co trzeba wiedzieć na temat raportu o dostępności. Pytania i odpowiedzi

Aby ujednolicić i ułatwić proces zbierania danych, Ministerstwo Funduszy i Polityki Regionalnej (MFIPR) opracowało formularz raportu o stanie zapewniania dostępności umieszczony na stronie Ministerstwa oraz na portalu sprawozdawczym GUS (PS GUS). Przez ten portal większość podmiotów publicznych zobowiązanych do raportowania (czyli te które znajdują się w bazie danych GUS i posiadają REGON jednostki macierzystej) powinna była otrzymać odpowiedni formularz i może już uzupełniać raporty.

Formularz raportu w PS GUS będzie dostępny tylko do ustawowego terminu na uzupełnienie raportu tj. do 31 marca 2021 r. Do tego czasu podmiot publiczny będzie  mógł edytować i uzupełniać informacje w zakresie zapewniania dostępności dla osób ze szczególnymi potrzebami (możliwa jest praca etapowa nad raportem). Po jego upływie dane z uzupełnionych formularzy  zostaną uznane za finalne i przekazane do agregacji. Należy więc do tego terminu zakończyć prace nad raportem.

Każdy z podmiotów uzupełnia formularz elektroniczny w swoim imieniu. Nie jest konieczne przekazywanie papierowej wersji raportu. Po zatwierdzeniu formularza w PS GUS – należy go wydrukować do pliku pdf (taką funkcjonalność posiada PS GUS) a następnie umieścić na swojej stronie BIP.

Zgodnie z ustawą jeżeli podmiot publiczny jest jednocześnie organem o którym mowa w art. 5 § 2 pkt 4 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (KPA), przygotowuje także raport za jednostki podległe oraz nadzorowane. Jeżeli jednostki te mają własny REGON (ale jako macierzysty, a nie będący rozszerzeniem REGON podmiotu publicznego), to co do zasady nie musi zbierać od nich danych, ponieważ podmioty te same wypełniają raport w systemie PS GUS. Wyjątkiem jest sytuacja, gdy taki podmiot z jakichś względów nie otrzymał dostępu do PS GUS.

Jeżeli podmiot publiczny będący organem o którym mowa w art. 5 § 2 pkt 4 ustawy KPA posiada jednostki podległe lub nadzorowane, które nie mają własnego REGON-u (lub posiadają  REGON będący rozszerzeniem REGON-u macierzystego podmiotu publicznego) to istnieją 2 możliwe sposoby zebrania od nich danych:

- podmiot publiczny upoważnia odpowiednich pracowników podmiotów podległych lub nadzorowanych do wypełnienia odpowiednich raportów dla nich w PS GUS (informacje jak to zrobić, można uzyskać u pracowników współpracujących GUS – dane kontaktowe do nich znajdują się na końcu tego tekstu).
- Pracownik podmiotu podległego lub nadzorowanego wypełnia formularz raportu udostępniony na BIP MFiPR (wzór formularza w załączniku pod tym tekstem) i przekazuje go do podmiotu publicznego będącego organem o którym mowa w art. 5 § 2 pkt 4 ustawy KPA, a ten wprowadza dane do PS GUS.

Jeżeli podmiot publiczny posiadający REGON macierzysty nie otrzymał formularza raportu w PS GUS - powinien zwrócić się do pracownika współpracującego GUS z danego regionu celem wyjaśnienia, czy jest objęty sprawozdawczością z dostępności w PS GUS.

Jeżeli podmiot publiczny nie posiada REGON i nie posiada jednostki nadzorującej lub takiej, której podlega, a na podstawie art. 3 ustawy jest obowiązany do złożenia raportu o dostępności może:

- skontaktować się z pracownikiem współpracującym z GUS z danego regionu w celu nadania mu uprawnień pozwalających na dostęp do PS GUS, lub- sporządzić raport w wersji elektronicznej poza PS GUS i przesłać do właściwego miejscowo wojewody, lub jeśli działa w skali całego kraju 
– do MFiPR na skrzynkę: dostepnosc.plus@mfipr.gov.pl. Właściwy miejscowo wojewoda lub MFIPR powinni zadbać o wprowadzenie raportu do PS GUS.

Jeśli podmiot publiczny będący organem, pozyska dane od jednostek podległych lub nadzorowanych, na ich podstawie uzupełnia raport w PS GUS odrębnie dla siebie i dla każdej z ww. jednostek w ramach tzw. wieloformularza (system PS GUS oferuje funkcjonalność umożliwiającą dodawanie dodatkowych formularzy dla jednostek podległych - system PS GUS poprosi na wstępie o zaznaczenie odpowiedniej opcji  wypełnienia dla jednego lub wielu podmiotów).

Wypełnienie formularza w PS GUS lub przekazanie go podmiotowi nadzorującemu na jego prośbę, w celu ujęcia w PS GUS będzie wystarczające z punktu widzenia spełnienia obowiązku, o którym mowa w art. 11 ust. 4, czyli przekazania wypełnionego raportu odpowiednio do właściwego wojewody lub ministra właściwego ds. rozwoju regionalnego. Nie będzie więc konieczności dodatkowego przekazywania do ww. podmiotów raportu inną drogą.

Należy jednak pamiętać, że niezależnie od przekazania danych przez PS GUS każdy podmiot publiczny zobowiązany do raportowania dostępności jest też ustawowo zobligowany do publikacji raportu o stanie zapewniania dostępności na stronie BIP lub innej stronie tego podmiotu. W tym celu należy z PS GUS  wygenerować raport (wydruk do pliku pdf) lub wypełnić wzór  formularza ze strony MFIPR, który następnie należy umieścić do 31 marca 2021 r. na stronie BIP.

Okres sprawozdawczy za jaki składny jest raport obejmuje okres od 20 września 2019 r. do 1 stycznia 2021 r.

Podmioty publiczne, które nie mają możliwości złożenia raportu o stanie zapewniania dostępności poprzez PS GUS, mogą skorzystać z aktywnej wersji formularza w pliku PDF, która ułatwia proces raportowania.

Wzór raportu w w postaci formularza aktywnego, pozwala na jego wypełnienie bezpośrednio w pliku elektronicznym - oznacza to że nie trzeba drukować formularza żeby następnie wypełnić go treścią.  Można to zrobić klikając poszczególne pola i wybierając odpowiednie opcje odpowiedzi, które zaznaczą się na formularzu. Część z pól zawiera znacznik wyboru odpowiedzi, który należy odpowiednio przesunąć - zgodnie z wybraną opcją odpowiedzi. Wypełniając aktywny formularz należy pamiętać, że nie daje on możliwości dodawania wierszy - jeśli więc konieczne jest wpisanie większej liczby informacji niż jest pól w aktywnym formularzu pdf, należy skorzystać z pliku w formacie doc.

Formularze we wszystkich formatach dostępne są w załącznikach pod tym tekstem.

W przypadku pytań i wątpliwości dotyczących kwestii wypełnienia formularza w systemie PS GUS należy kontaktować się z wskazanymi poniżej pracownikami GUS zgodnie z właściwością terytorialną danego podmiotu publicznego:

•    Dolnośląskie: Maria Kurzepa; tel. 575005673; e-mail: m.kurzepa@stat.gov.pl
•    Kujawsko-Pomorskie: Anna Powęska; tel. 575005146; e-mail: a.poweska@stat.gov.pl 
•    Lubelskie:  Magdalena Wąsikowska; tel. 575005263; m.wasikowska@stat.gov.pl 
•    Lubuskie: Piotr Koszewski; tel. 575005278; e-mail: p.koszewski@stat.gov.pl 
•    Łódzkie: Katarzyna Słomka; tel. 81 5332379; e-mail: k.slomka@stat.gov.pl 
•    Małopolskie: Jarosław Plewik; tel. 81 5332421; e-mail: j.plewik@stat.gov.pl 
•    Mazowieckie: Monika Pasieczna; tel. 81 4652030; e-mail: m.pasieczna@stat.gov.pl; Jarosław Macios; tel. 575005261; e-mail: j.macios@stat.gov.pl 
•    Opolskie: Ewa Kuniewicz; tel. 81 4652045; e-mail: e.kuniewicz@stat.gov.pl 
•    Podkarpackie: Paweł Zawiślak; tel. 575005105; e-mail: p.zawislak@stat.gov.pl 
•    Podlaskie: Agnieszka Konc; tel. 81 4652010; e-mail: a.konc@stat.gov.pl 
•    Pomorskie: Ewelina Kuchno; tel.81 4652053; e-mail: e.kuchno@stat.gov.pl 
•    Śląskie: Mateusz Pinkiewicz; tel. 575005394; m.pinkiewicz@stat.gov.pl 
•    Świętokrzyskie: Agnieszka Konc; tel. 81 4652010; e-mail: a.konc@stat.gov.pl 
•    Warmińsko-Mazurskie: Ewa Kuniewicz; tel. 81 4652045; e-mail: e.kuniewicz@stat.gov.pl 
•    Wielkopolskie: Agnieszka Skorupska; tel. 81 4652061; a.skorupska@stat.gov.pl 
•    Zachodniopomorskie: Piotr Koszewski; tel. 575005278; e-mail: p.koszewski@stat.gov.pl

mam/