Kto jest zobowiązany do składania raportu o stanie zapewniania dostępności osobom ze szczególnymi potrzebami?

Do składania ww. raportu zobowiązane są podmioty publiczne wymienione w art. 3 ustawy z dnia 19 lipca 2019 r. o zapewnianiu dostępności osobom ze szczególnymi potrzebami (Dz. U. z 2020 r. poz. 1062), tj. w szczególności:
1) jednostki sektora finansów publicznych w rozumieniu art. 9 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych,
2) inne, niż określone w pkt 1, państwowe jednostki organizacyjne nieposiadające osobowości prawnej,
3) inne, niż określone w pkt 1, osoby prawne, utworzone w szczególnym celu zaspokajania potrzeb o charakterze powszechnym niemających charakteru przemysłowego ani handlowego, jeżeli podmioty, o których mowa w tym przepisie oraz w pkt 1 i 2, pojedynczo lub wspólnie, bezpośrednio lub pośrednio przez inny podmiot:
a) finansują je w ponad 50% lub
b) posiadają ponad połowę udziałów albo akcji, lub
c) sprawują nadzór nad organem zarządzającym, lub
d) mają prawo do powoływania ponad połowy składu organu nadzorczego lub zarządzającego,
4) związki podmiotów, o których mowa w pkt 1 i 2, lub podmiotów, o których mowa w pkt 3.

31 marca mija termin publikacji przez JST raportu o dostępności. Jak go przygotować (formularze)

Jak wypełnić raport, z jakiego formularza korzystać?

Raport o stanie zapewniania dostępności jest wypełniany na wzorze opracowanym przez MFiPR dostępnym na stronie www resortu oraz w załączniku pod tym tekstem.

Jednakże co do zasady większość podmiotów publicznych (które posiadają REGON) powinno wypełnić raport poprzez formularz elektroniczny na Portalu Sprawozdawczym GUS (PS GUS). Po wypełnieniu formularza na PS GUS nie trzeba go już nigdzie wysyłać.

Podmioty nie mające dostępu do PS GUS zobowiązane są wypełnić formularz ze strony MFiPR i przesłać go odpowiednio do wojewody, MFiPR lub podmiotu nadzorującego.

Czy każdy podmiot publiczny może złożyć raport przez Portal Sprawozdawczy GUS (PS GUS)?

Raport za pośrednictwem PS GUS może wypełnić każdy podmiot publiczny który posiada nr REGON, ujęty w katalogu GUS i posiadający dostęp do PS GUS.

Podmioty publiczne spełniające te warunki 25 lutego br. otrzymały mailowe powiadomienie o możliwości uzupełnienia formularza w PS GUS. Informacja trafiła do wyznaczonych w podmiotach osób zarządzających sprawozdawczością kierowaną do GUS (OZS) lub dodatkowo do osób, którym OZS nadał uprawnienia dostępu do PS GUS (osoba sporządzająca sprawozdanie – OSS).

Co do zasady powiadomienie z PS GUS otrzymały podmioty posiadające tzw. REGON macierzysty. Mogą zdarzyć się jednak sytuacje w których podmiot publiczny ma nadany tzw. nr REGON rozszerzony (REGON macierzysty uzupełniony o kolejne cyfry – dotyczy podmiotów podległych  lub nadzorowanych) lub mimo posiadania nr REGON nie jest ujęty w bazie GUS, lub też nie ma nr REGON.

Podmioty te w większości przypadków mogą uzyskać dostęp do PS GUS i samodzielnie wypełnić raport. W tym celu muszą skontaktować się z jednostką posiadającą nr REGON macierzysty (dotyczy jednostek z nr REGON rozszerzonym – patrz odpowiedź na pytanie nr 4) lub właściwym pracownikiem GUS. Kontakty do właściwych pracowników GUS w poszczególnych województwach opublikowaliśmy na końcu tego tekstu.

Czy podmioty które mają jednostki podległe i nadzorowane składają raport tylko za siebie, czy także za jednostki podlegle i nadzorowane? Czy robią to przez PS GUS czy w inny sposób?

Rekomendowanym sposobem raportowania jest wypełnianie formularza raportu w PS GUS.

Jeśli podmiot publiczny posiada jednostki podległe lub nadzorowane, powinien w pierwszej kolejności poinformować je o obowiązku raportowania, a następnie ustalić, ile z nich posiada dostęp do PS GUS. Kluczowe jest sprawdzenie, czy jednostki te mają nr  REGON. Jednostki podległe i nadzorowane mogą mieć swój macierzysty nr REGON, lub mogą mieć nadany tzw. REGON rozszerzony (tj. nr REGON jednostki nadrzędnej - macierzystej uzupełniony o kolejne cyfry). Posiadanie nr REGON rozszerzonego nie daje jednak automatycznie dostępu do PS GUS.

Jednostki posiadające REGON macierzysty mogą samodzielnie raportować przez PS GUS. W przypadku jednostek podległych/nadzorowanych, które nie mają nr REGON, lub mają nr REGON rozszerzony, możliwe jest skorzystanie z poniższych sposobów przeprowadzenia raportowania:

a)  podmiot nadrzędny upoważnia odpowiednich pracowników podmiotów podległych lub nadzorowanych do wypełnienia raportów w PS GUS. W tym celu osoba zarządzająca sprawozdawczością kierowaną do GUS (OZS) z podmiotu nadrzędnego nadaje uprawnienia „osoby sporządzającej sprawozdanie - OSS” osobie/ osobom   z podmiotów podległych lub nadzorowanych (OZS może utworzyć dowolną liczbę dodatkowych kont użytkowników dla OSS z jednostek podległych / nadzorowanych). Wówczas podmioty te mogą samodzielnie wypełnić swój raport na nr REGON podmiotu nadrzędnego lub nr REGON rozszerzonym;

b)  podmiot nadrzędny zbiera potrzebne dane od podmiotów podległych poza PS GUS w formie wypełnionego formularza pobranego ze strony MFiPR i raportuje w systemie PS GUS za siebie i za jednostki podległe, wprowadzając informacje do PS GUS za pomocą tzw. „wieloformularza”. W formularzu w PS GUS należy w tym celu wybrać opcję raportu dla wielu podmiotów;

c)  podmioty nie posiadające REGON występują do GUS o nadanie umownego numeru REGON i na tej podstawie uzyskują dostęp do formularza raportu w PS GUS;

d) podmioty publiczne posiadające nr REGON rozszerzony lub nie posiadające nr REGON raportują na formularzu dostępnym na stronie MFiPR i przekazują go bezpośrednio do wojewody lub ministra właściwego ds. rozwoju regionalnego. Wojewoda / minister jako podmiot zobowiązany ustawą (art. 11 ust. 6 lub 7) do sporządzenia raportu zbiorczego, zapewnia wprowadzanie uzyskanych od podmiotów publicznych danych do PS GUS (system będzie generował zestawienia zbiorcze dla województw / kraju).

Co w sytuacji jeżeli podmiot jest objęty obowiązkiem raportowania, a nie posiada danych do logowania do PS GUS? W jaki sposób ma aktywować konto w PS GUS? Czy wystarczy wypełnić raport ręcznie i umieścić na stronie internetowej czy BIP?

Dane do logowania można uzyskać od Głównego Urzędu Statystycznego, mogą też być wygenerowane przez osobę zarządzającą sprawozdawczością (OZS) w instytucji, która jest wyznaczana na prośbę podmiotu publicznego przez GUS. Wypełniony formularz można przekazać również do podmiotu nadzorującego - będzie to wystarczające z punktu widzenia spełniania obowiązku, o którym mowa w art. 11 ust. 4. Ustawy o zapewnianiu dostępności. 

Co w sytuacji kiedy podmiot publiczny posiadający REGON tworzą inne podmioty publiczne, które również posiadają odrębne nr REGONY (np. zespół szkół)? Czy wszystkie podlegle podmioty i podmiot zrzeszający wprowadzają odrębnie raporty do PS GUS?

Tak. Każdy podmiot publiczny jest zobowiązany złożyć raport.

Kto powinien wypełnić formularz o stanie zapewnia dostępności, jeżeli dany podmiot publiczny nie posiada koordynatora do spraw dostępności?

Obowiązek raportowania nie jest ograniczony tylko do podmiotów w których wyznaczono koordynatora. Dotyczy wszystkich podmiotów publicznych. Formularz raportu o stanie zapewniania dostępności nie musi być wypełniony przez koordynatora do spraw dostępności (nie jest to zadanie wymienione wprost w art. 14 ust. 2 ustawy), niemniej jednak powinien być on wypełniony przez osobę, która posiada wiedzę na temat dostępności danego podmiotu publicznego.

Czy koordynator dostępności wspólny dla kilku jednostek ma za zadanie wykonać zbiorczy raport o stanie zapewnienia dostępności dla wszystkich podmiotów, w których sprawuje swoją funkcję?

To zależy. Koordynator do spraw dostępności, bez względu na to, czy został wyznaczony dla jednego podmiotu, o którym mowa w art. 14 ust. 1 ustawy o zapewnianiu dostępności, czy też dla kilku podmiotów, zobligowany jest do realizacji zadań określonych ustawą. Zadanie wypełnienia raportu nie musi jednak być powierzone jedynie koordynatorowi.

Każdy podmiot publiczny z numerem REGON powinien otrzymać oddzielne wezwanie z GUS do wypełnienia raportu w portalu sprawozdawczym. Zatem zadaniem koordynatora pełniącego obowiązki w kilku jednostkach powinno być zapewnienie  odpowiedniej  informacji w tym zakresie i skoordynowanie wypełniania raportu o stanie zapewniania dostępności w każdym z podmiotów, dla którego jest koordynatorem.

Co powinien zawierać raport o stanie zapewniania dostępności osobom ze szczególnymi potrzebami?

Zgodnie z art 11 ust. 2 ustawy raport o stanie zapewniania dostępności osobom ze szczególnymi potrzebami  zawiera  informacje dot. spełniania przez dany podmiot, w ramach prowadzonej działalności, minimalnych wymagań w zakresie dostępności architektonicznej, cyfrowej oraz informacyjno-komunikacyjnej, o których mowa w art. 6 ustawy, oraz o każdym przypadku zapewnienia dostępu alternatywnego wraz z uzasadnieniem konieczności jego zastosowania (art. 7 ustawy).

W jaki sposób raportować informacje w zakresie dostępności architektonicznej?

Zgodnie z wzorem raportu, określonym na stronie MFiPR należy uwzględnić wszystkie budynki, w których podmiot prowadzi podstawową działalność i/lub obsługę interesantów, w tym również te, w których wynajmuje powierzchnie na działalność. Wynajem budynku/ powierzchni w budynku nie zwalnia z obowiązku stosowania ustawy z dnia 19 lipca 2019 r. o zapewnianiu dostępności osobom ze szczególnymi potrzebami, ponieważ jej przepisy nakładają obowiązki na podmiot publiczny, a nie na zarządcę / właściciela  nieruchomości.

Co powinna zawierać informacja o dostępie alternatywnym?

W raporcie należy umieścić tylko informacje o przypadkach zastosowania dostępu alternatywnego w danym podmiocie, które miały faktycznie miejsce w okresie sprawozdawczym. Nie piszemy o gotowości jego zapewnienia. Każdy przypadek zastosowania dostępu alternatywnego wymaga przedstawienia uzasadnienia, które powinno znaleźć się także w raporcie.

Dostęp alternatywny podmiot publiczny może zastosować w przypadku braku możliwości zapewnienia dostępności zgodnie z art. 6 ustawy z dnia 19 lipca 2019 r. o zapewnianiu dostępności osobom ze szczególnymi potrzebami, który określa minimalne wymagania w zakresie dostępności architektonicznej, cyfrowej i informacyjno-komunikacyjnej.

Czy raport o stanie zapewniania dostępności osobom ze szczególnymi potrzebami jest sporządzany przez podmiot publiczny corocznie?

Nie.  Pierwszy raport o stanie dostępności należy przekazać w terminie do 31 marca 2021 r., kolejny raport będzie natomiast sporządzany dopiero w 2025 r. Wszystkie następne raporty będą sporządzane co cztery lata.

Jaki okres powinien obejmować raport o stanie zapewniania dostępności osobom ze szczególnymi potrzebami? Co w sytuacji jeżeli podmiot objęty obowiązkiem sprawozdawczym powstał w dniu 1 stycznia 2021 r. jako nowy podmiot publiczny?

Na potrzeby ujednolicenia danych przekazywanych w PS GUS przyjęto, że okres sprawozdawczy, za jaki składny jest pierwszy raport, to 20 września 2019 r. (początek obowiązywania ustawy) do 1 stycznia 2021 r.

Jeśli natomiast podmiot  publiczny poczynił w 2021 r. jakieś istotne zmiany w zakresie dostępności, powinien ująć te informacje w części przeznaczonej na komentarz.

Jeśli jednak podmiot  publiczny powstał z początkiem roku 2021 powinien złożyć raport za okres od momentu powstania, do końca marca 2021 r. 

Czy raport o stanie zapewniania dostępności osobom ze szczególnymi potrzebami musi zostać opublikowany przez podmiot publiczny?

Tak. Podmiot publiczny publikuje raport o stanie zapewniania dostępności osobom ze szczególnymi potrzebami na swojej stronie podmiotowej Biuletynu Informacji Publicznej, a jeżeli jej nie posiada – na swojej stronie internetowej.  W tym celu będzie można wykorzystać dane zebrane za pomocą portalu GUS i wygenerować raport w formie pliku PDF, który następnie należy umieścić do 31 marca 2021 r. na stronie.

Którą z opcji należy zaznaczyć w formularzu raportu o stanie zapewniania dostępności podmiotu publicznego w polu „Podmiot zobowiązany do złożenia raportu o stanie dostępności na podstawie art. 11 ust. 4. ustawy o zapewnianiu dostępności osobom ze szczególnymi potrzebami (UzD)”?

Formularz zawiera na wstępie konieczność wyboru podmiotu, do którego raport powinien być składany zgodnie z ustawą (art. 11 ust. 4). Możliwe opcje to: „wojewoda”, „minister ds. rozwoju regionalnego” lub „nie dotyczy”. Każdy podmiot publiczny uzupełniający raport powinien wybrać jedną z dwóch  pierwszych opcji w zależności od tego, czy ma obowiązek sprawozdawać do:

•    ministra właściwego do spraw rozwoju regionalnego - w przypadku raportów przygotowywanych przez podmioty publiczne będące organami, o których mowa w art. 5 § 2 pkt 4 KPA, oraz inne podmioty publiczne o ogólnokrajowym zasięgu działania;
•    właściwego miejscowo wojewody - w przypadku raportów przygotowywanych przez wszystkie podmioty publiczne inne niż ww. podmioty raportujące do ministra właściwego do spraw rozwoju regionalnego.

Opcja „nie dotyczy” nie powinna być co do zasady wybierana. Została ona umieszczona w formularzu przede wszystkim dla podmiotów, które ze względu na nieaktualne dane mogły omyłkowo znaleźć się w katalogu PS GUS.

Czy raport o stanie zapewniania dostępności można edytować w PS GUS?

Tak, do 31 marca br. raport można edytować, a efekty niedokończonej pracy należy zapisać w systemie i można powrócić do jego wypełniania.

Co oznacza pole formularza raportu dostępności Kontakt z pomocą tłumacza-przewodnika w Dziale 3. Dostępność informacyjno-komunikacyjna?

W tym polu należy wskazać informacje w zakresie dostępności w podmiocie publicznym tłumacza-przewodnika czyli osoby wyszkolonej w zakresie specyficznych form porozumiewania się i poruszania z osobami głuchoniewidomymi, która umożliwia im samodzielne załatwianie różnych spraw. Dzięki niemu osoby takie mogą docierać w pożądane miejsca w podmiocie publicznym i w sposób komfortowy komunikować celem załatwienia sprawy.

Czy budynki komunalne objęte są obowiązkiem raportowania dostępności?

Budynki komunalne są objęte zakresem raportowania dostępności tylko w przypadku, jeżeli dany podmiot publiczny objęty zakresem art. 11 ustawy o zapewnianiu dostępności będzie miał siedzibę w takim budynku (np. przedszkole miejskie). Nie ma natomiast obowiązku raportowania o stanie zapewnienia dostępności mieszkań komunalnych będących własnością danej gminy.

Czy raport o zapewnieniu dostępności powinny uzupełniać ochotnicze straże pożarne (OSP)?

Jeśli OSP jest w ponad 50 proc. finansowana ze środków publicznych, to będzie traktowana jako podmiot publiczny i musi zostać ujęta w raporcie o stanie zapewniania dostępności.

Jakie są obowiązki wojewodów z zakresie raportowania dostępności?

Wojewoda jako podmiot publiczny będący organem, o którym mowa w art. 5 § 2 pkt 4 Kodeksu postepowania administracyjnego, musi przekazać raport zgodnie z wymaganiami art. 11 ust. 4 pkt 1 i 5 ustawy. Ponadto, zgodnie z art. 11 ust. 6 ustawy wojewoda, w terminie do dnia 30 czerwca 2021 roku przygotowuje zbiorczy raport o stanie zapewniania dostępności osobom ze szczególnymi potrzebami na terenie danego województwa i przekazuje go ministrowi właściwemu do spraw rozwoju regionalnego.

W związku z przyjętym sposobem raportowania przez PS GUS dane statystyczne i ilościowe ujęte w raportach podmiotów raportujących do wojewody zostaną przekazane bezpośrednio do GUS, który zagreguje dane dla województw i przekaże je do MFiPR - nie będzie więc potrzeby tworzenia przez wojewodów odrębnego zbiorczego raportu w tym zakresie.

W przypadku, gdy niektóre podmioty publiczne przekażą raport poza PS GUS (np. z powodu braku organu nadzorującego i braku nr REGON) w postaci wypełnionego formularza pobranego ze strony MFiPR, zadaniem wojewody jest zapewnienie wprowadzania uzyskanych w ten sposób danych do PS GUS.

Ponadto wojewodowie powinni zebrać ewentualne dodatkowe informacje jakościowe dotyczące dostępności. Mogą to być informacje na temat dobrych praktyk stosowanych przez konkretne podmioty, o miejscowych standardach dostępności, czy szczególnych inicjatywach związanych z zapewnianiem dostępności podejmowanych na danym terenie. Przekazanie takich danych przez podmiot publiczny nie jest jednak obligatoryjne a fakultatywne. Zebrane przez wojewodów ww. dodatkowe informacje powinny zostać przekazane do MFiPR w terminie wyznaczonym na przekazanie raportu zbiorczego przez wojewodów, czyli do 30 czerwca 2021 r.

Czy świetlice wiejskie objęte są obowiązkiem raportowania dostępności?

Tak. Jeżeli świetlica wiejska jest udostępniania mieszkańcom gminy, powinna być ujęta w raporcie i spełniać wymogi w zakresie dostępności wynikające z art. 6 ustawy o zapewnianiu dostępności osobom ze szczególnymi potrzebami.

Czy spółki realizujące zadania publiczne np. Towarzystwa Budownictwa Społecznego, podmioty odpowiedzialne za realizację miejskich inwestycji, zaopatrzenie w wodę, transport publiczny itp. są zobowiązane do złożenia raportu o stanie zapewniania dostępności?

Spółki miejskie realizujące zadania publiczne takie jak np. Zakłady Wodociągów i Kanalizacji, Zakłady Energetyki Cieplnej, czy Towarzystwa Budownictwa Społecznego (TBS-y) są zobowiązane do raportowania dostępności w sytuacji, w której są zobowiązane do udzielenia zamówień publicznych na podstawie art. 3 ust. 1 pkt 1 – 3a ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. ‒ Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2019, poz. 1843, dalej „Pzp”), która obowiązywała do dnia 31 grudnia 2020 r.

Powyższa interpretacja wynika z faktu, iż katalog podmiotów określony w art. 3 ustawy o zapewnianiu dostępności był wzorowany na katalogu z ustawy Pzp, która obowiązywała do dnia 31 grudnia 2020 r. Ocena czy podmiot jest podmiotem publicznym, zależy od analizy elementów opisanych w art. 3 pkt 3 lit a-d ustawy o zapewnianiu dostępności w powiązaniu z ww. przepisami Pzp. Powinna być ona dokonana indywidualnie przez każdy podmiot publiczny.

Gdzie można zasięgnąć dodatkowych informacji na temat raportowania oraz wyjaśnić ewentualne wątpliwości?

Pytania i wątpliwości dotyczące procesu raportowania można kierować do Ministerstwa Funduszy i Polityki Regionalnej na adres e-mail: dostepnosc.plus@mfipr.gov.pl.

Można też kontaktować się z wskazanymi poniżej pracownikami GUS zgodnie z właściwością terytorialną danego podmiotu publicznego:

•    Dolnośląskie: Maria Kurzepa; tel. 575005673; e-mail: m.kurzepa@stat.gov.pl

•    Kujawsko-Pomorskie: Anna Powęska; tel. 575005146; e-mail: a.poweska@stat.gov.pl 

•    Lubelskie:  Magdalena Wąsikowska; tel. 575005263; m.wasikowska@stat.gov.pl 

•    Lubuskie: Piotr Koszewski; tel. 575005278; e-mail: p.koszewski@stat.gov.pl 

•    Łódzkie: Katarzyna Słomka; tel. 81 5332379; e-mail: k.slomka@stat.gov.pl 

•    Małopolskie: Jarosław Plewik; tel. 81 5332421; e-mail: j.plewik@stat.gov.pl 

•    Mazowieckie: Monika Pasieczna; tel. 81 4652030; e-mail: m.pasieczna@stat.gov.pl; Jarosław Macios; tel. 575005261; e-mail: j.macios@stat.gov.pl 

•    Opolskie: Ewa Kuniewicz; tel. 81 4652045; e-mail: e.kuniewicz@stat.gov.pl 

•    Podkarpackie: Paweł Zawiślak; tel. 575005105; e-mail: p.zawislak@stat.gov.pl 

•    Podlaskie: Agnieszka Konc; tel. 81 4652010; e-mail: a.konc@stat.gov.pl 

•    Pomorskie: Ewelina Kuchno; tel.81 4652053; e-mail: e.kuchno@stat.gov.pl 

•    Śląskie: Mateusz Pinkiewicz; tel. 575005394; m.pinkiewicz@stat.gov.pl 

•    Świętokrzyskie: Agnieszka Konc; tel. 81 4652010; e-mail: a.konc@stat.gov.pl 

•    Warmińsko-Mazurskie: Ewa Kuniewicz; tel. 81 4652045; e-mail: e.kuniewicz@stat.gov.pl 

•    Wielkopolskie: Agnieszka Skorupska; tel. 81 4652061; a.skorupska@stat.gov.pl 

•    Zachodniopomorskie: Piotr Koszewski; tel. 575005278; e-mail: p.koszewski@stat.gov.pl

mam/