OD KIEDY

Jednostki samorządu terytorialnego i ich związki oraz związki metropolitalne oraz samorządowe zakłady budżetowe, samorządowe instytucje kultury i inne samorządowe osoby prawne utworzone na podstawie odrębnych ustaw w celu wykonywania zadań publicznych będą zobowiązane do korzystania z e-Doręczeń od 10 grudnia 2023 r.

PODSTAWA PRAWNA

Obowiązek posiadania adresu do doręczeń i przyjmowania korespondencji w postaci elektronicznej nakłada na podmioty publiczne i przedsiębiorców Ustawa o doręczeniach elektronicznych, która (z wyjątkami) obowiązuje od 5 października 2021 roku. Jej tekst zamieszczamy w załączniku.

"Ustawa nakłada obowiązek posiadania adresu do doręczeń elektronicznych nie tylko na podmioty publiczne, ale również na przedsiębiorców i zawody zaufania publicznego. Pozwoli to na upowszechnienie e-Doręczeń nie tylko w relacjach z administracją publiczną, lecz także między podmiotami niepublicznymi" - wskazuje ekspert raportu Katarzyna Zajkowska z Centralnego Ośrodka Informatyki.

Co ważne, ustawa nie narzuca obowiązku posiadania adresu do doręczeń obywatelom.

"Obywatel, który nie zdecydował się na założenie adresu do doręczeń elektronicznych, dostanie pismo w formie papierowej (pismo zostanie wydrukowane i dostarczone przez operatora wyznaczonego). Takie rozwiązanie pozwoli na pełną cyfryzację dokumentacji i procesów w administracji przy jednoczesnym zachowaniu dobrowolności dla obywateli" - wskazuje ekspertka.

E-DORĘCZENIA, A LIST POLECONY

Doręczenie elektroniczne, to nowoczesna forma przesyłania dokumentów drogą elektroniczną, zastępująca technicznie i formalnie list polecony, który jest oficjalnym sposobem przekazywania formalnych dokumentów w procedurze administracyjnej oraz w postępowaniu cywilnym. Podczas gdy dostarczenie listu poleconego zazwyczaj trwa około kilku dni, doręczenie elektroniczne może być natychmiastowe, umożliwiając szybką wymianę informacji.

Stosowanie e-Doręczeń zapewnia elastyczność i wygodę w przesyłaniu dokumentów z dowolnego miejsca, o dowolnej porze. Wymaga jedynie dostępu do internetu i odpowiednich narzędzi elektronicznych, takich jak komputer czy smartfon.

Doręczenie elektroniczne jest realizowane w ramach usług zaufania, które zapewniają ochronę tajemnicy przesyłki oraz zabezpieczają jej integralność. Nadanie przesyłki w doręczeniu elektronicznym jest potwierdzane dowodem nadania, a odebranie dowodem otrzymania. Strony korespondencji realizowanej za pomocą rejestrowanego doręczenia elektronicznego muszą zostać zidentyfikowane przez dostawcę usługi.

E-DORĘCZENIA, A E-MAIL

W przeciwieństwie do zwykłej poczty elektronicznej, rejestrowane doręczenie elektroniczne realizowane jest tylko dla zidentyfikowanych użytkowników, dzięki czemu jesteśmy pewni, kim są nadawca i odbiorca.

W praktyce proces identyfikacji, czyli weryfikacji naszej tożsamości, będzie realizowany podobnie do tego, który znamy z procesów bankowych.

e-Doręczenia zapewniają również poufność korespondencji − otrzymujemy informację o wszystkich podmiotach, które brały udział w doręczeniu przesyłki.

Dostawcy mają obowiązek zadbać o poprawny proces doręczenia: powinni zebrać i wystawić stosowne dowody realizacji przesyłki. Dowody te są przekazywane nadawcy i odbiorcy. Najważniejsze z nich: potwierdzenie wysłania i otrzymania zawierają informacje o nadawcy i odbiorcy oraz dacie dostarczenia i odbioru przesyłki. Zgodnie z obowiązującymi regulacjami w ramach krajowego systemu e-Doręczeń dostawcy muszą przechowywać wszystkie dowody przez minimum 36 miesięcy.

JAKI OPERATOR

Podmiot publiczny ma obowiązek korzystać z usługi Operatora Wyznaczonego, którym w naszym kraju jest Poczta Polska.

JAK PRZYGOTOWAĆ SIĘ DO KORZYSTANIA Z E-DORĘCZEŃ

Autorzy raportu radzą, by przygotowując się do wdrożenia e-Doręczeń zgromadzić wiedzę: kto w urzędzie jest odpowiedzialny za nadawanie i odbieranie korespondencji, kto jest odpowiedzialny za obsługę korespondencji, kto odpowiada za przechowywanie i archiwizację korespondencji.

Należy też mieć wiedzę o wykorzystywanym w urzędzie systemie kancelaryjnym, który odpowiada za obieg korespondencji wewnątrz organizacji; jaka jest szacunkowa liczba odbieranych i wysyłanych przesyłek.

"Upowszechnianie e-Doręczeń w całej administracji publicznej w Polsce (szacujemy, że 10 grudnia 2023 roku obowiązek korzystania z doręczeń elektronicznych będzie miało ponad 80 tysięcy urzędów) jest dużym wyzwaniem nie tylko ze względu na skalę. Założenie adresu i techniczne wdrożenie rozwiązania jest najprostszym etapem" - wskazuje Katarzyna Zajkowska z COI.

"Urząd może zintegrować swój system kancelaryjny albo korzystać z prostej w obsłudze aplikacji e-Doręczenia. Jednak powszechne doręczanie pism przez e-Doręczenia oznacza konieczność zapewnienia elektronicznego obiegu dokumentów w urzędzie, podpisywanie dokumentów podpisem elektronicznym czy logowanie do aplikacji przez Węzeł Krajowy. Wymaga to niekiedy znacznych zmian organizacyjnych w urzędzie. Dla wielu, szczególnie drobnych urzędów jest to wyzwanie" - dodaje ekspertka.

Raport opracowała firma doradcza Obserwatorium.biz. Dokument powstał we współpracy m.in. z Ministerstwem Cyfryzacji oraz Ministerstwem Rozwoju i Technologii, a także Pocztą Polską i Polską Wytwórnią Papierów Wartościowych.

js/

Czytaj też:

JST u progu cyfrowej rewolucji w doręczeniach - zostały dwa miesiące