Opublikowany komunikat resortu cyfryzacji oznacza, że podmioty, które były zobowiązane wdrożyć e-Doręczenia od 10 grudnia 2023 r, w tym: jednostki samorządu terytorialnego, ich związki, samorządowe zakłady budżetowe, samorządowe instytucje kultury i inne samorządowe osoby mają to zrobić do 30 grudnia 2023 r.

Minister Cyfryzacji zdecydował o przesunięciu terminu wdrożenia e-Doręczeń

Już jednak wiadomo, że jest to rozwiązanie chwilowe, bo w przygotowaniu jest projekt nowelizacji Ustawy o doręczeniach elektronicznych. Da on samorządom (i wszystkim innym zobowiązanym podmiotom) dodatkowy rok na wdrożenie nowej usługi.

"Projekt zawiera wyłącznie propozycje zmiany maksymalnej daty z 1.01.2024 r. na 1.01.2025 r. zgodnie z postulatami interesariuszy" - ogłosiło Ministerstwo Cyfryzacji.

Dlaczego odroczenie?

Ministerstwo Cyfryzacji tłumaczy, że decyzję o zmianie terminu podjęto "po konsultacjach z podmiotami zobowiązanymi i na ich prośbę".

"Organizacje zrzeszające podmioty publiczne i zawody zaufania publicznego występowały z licznymi apelami o przesunięcie terminu wdrożenia obowiązku stosowania doręczeń elektronicznych. Jak podkreślają, potrzeba więcej czasu na wdrożenie nowego rozwiązania oraz przygotowanie wewnętrznych regulacji dotyczących obiegu korespondencji. W trakcie spotkania postulat przesunięcia terminu poparli przedstawiciele m.in. Związku Powiatów Polskich, Unii Metropolii Polskich, Naczelnej Rady Adwokackiej, Związku Polska Cyfrowa oraz dostawcy systemów elektronicznego obiegu dokumentów oraz kwalifikowanej usługi doręczenia elektronicznego" - tłumaczy resort.

MC: przed nami krytyczne tygodnie; czas na ostatni przegląd procedur przed wdrożeniem e-Doręczeń (wywiad)

W ostatnich tygodniach MC intensywnie przypominało, że zostało niewiele czasu do terminu obowiązkowego wdrożenia e-Doręczeń, a nowy system wdraża tylko niewielki procent zobowiązanych. Dyrektor Departamentu Usług Cyfrowych w Ministerstwie Cyfryzacji Maciej Górski mówił wręcz, że przed nami "krytyczne tygodnie".

Wskazywał, że jedynie niewielki procent zobowiązanych podmiotów aktywował skrzynkę e-Doręczeń.

"Komunikat ministra cyfryzacji, w którym określono, że do 10 grudnia br. podmioty objęte ustawą muszą wdrożyć rozwiązania techniczne i organizacyjne niezbędne do uruchomienia systemu e-Doręczeń, został opublikowany w czerwcu i w tych początkowych miesiącach po jego wydaniu nie było dużego zainteresowania e-Doręczeniami. Wniosek jest taki, że większość podmiotów zostawiła wdrożenie nowych przepisów na ostatnią chwilę, co – w mojej ocenie – nie jest rozsądnym rozwiązaniem" - mówił Górski w rozmowie z Serwisem Samorządowym PAP.

MC: zostało niewiele czasu na wdrożenie e-doręczeń; samorządowcy: to rząd musi zintensyfikować działania

Unia Metropolii Polskich alarmowała natomiast, że to po stronie rządowej potrzeba intensyfikacji prac. Korporacja samorządowa wskazywała, że zrzeszone w niej miasta przygotowują się do wdrożenia systemu doręczeń elektronicznych z dniem 10 grudnia 2023 r. od kiedy to wszystkie JST zobowiązane są posiadać adres do doręczeń elektronicznych oraz odbierać i doręczać korespondencję przychodząca na ten adres, jednak jest to "ogromne wyzwanie techniczne, prawne i organizacyjne".

"Setki procedur, pracowników oraz tysiące spraw administracyjnych i podatkowych mają być realizowane w proponowanym rozwiązaniu" - podkreślała UMP.

W istocie, upowszechnianie e-Doręczeń w całej administracji publicznej w Polsce to duże wyzwanie. Z raportu, opracowanego przez firmę doradczą Obserwatorium.biz wynika, że obowiązek ten od 10 grudnia 2023 roku miał objąć ponad 80 tysięcy urzędów. I jak wskazywała Katarzyna Zajkowska z Centralnego Ośrodka Informatyki, nie chodzi tylko o skalę zjawiska.

"Założenie adresu i techniczne wdrożenie rozwiązania jest najprostszym etapem" - wskazywała ekspertka COI. "Urząd może zintegrować swój system kancelaryjny albo korzystać z prostej w obsłudze aplikacji e-Doręczenia. Jednak powszechne doręczanie pism przez e-Doręczenia oznacza konieczność zapewnienia elektronicznego obiegu dokumentów w urzędzie, podpisywanie dokumentów podpisem elektronicznym czy logowanie do aplikacji przez Węzeł Krajowy. Wymaga to niekiedy znacznych zmian organizacyjnych w urzędzie. Dla wielu, szczególnie drobnych urzędów jest to wyzwanie" - podkreślała Zajkowska.

Teraz urzędy będą miały dodatkowy rok, by się do tego wyzwania przygotować. Resort cyfryzacji już zapowiedział, że oprócz zmiany terminu na wdrożenie systemu wdrożone zostaną też "nowe funkcjonalności" u tzw. operatora wyznaczonego czyli w Poczcie Polskiej.

e-Doręczenia w pytaniach i odpowiedziach

Mają one zapewnić "sprawniejszą obsługę korespondencji, szczególnie w podmiotach publicznych, w tym: funkcjonalność pozwalającą na masowe wysyłanie wiadomości do wielu adresatów, masową archiwizację wiadomości w skrzynce doręczeń czy zwiększenie możliwej do wysyłania wielkości załączników za pośrednictwem publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego".

Podstawa prawna

e-Doręczenia w JST - co warto wiedzieć

Obowiązek posiadania adresu do doręczeń i przyjmowania korespondencji w postaci elektronicznej nakłada na podmioty publiczne i przedsiębiorców Ustawa o doręczeniach elektronicznych, która (z wyjątkami) obowiązuje od 5 października 2021 roku. Bez jej zmiany nie można przesunąć terminu uruchomienia e-Doręczeń na okres dłuższy niż koniec 2023 r.

js/