Kto będzie zobowiązany do korzystania z e-Doręczeń?

Podmioty publiczne będą miały obowiązek wysyłać i odbierać dokumenty z wykorzystaniem systemu e-Doręczeń.  

Firmy i zawody zaufania publicznego (np. notariusze, radcy prawni, doradcy podatkowi) zobowiązani są posiadać skrzynkę do doręczeń i w związku z tym zobowiązani są odbierać korespondencję przesłaną od podmiotów publicznych.

Ile jest czasu na aktywację skrzynki e-Doręczeń?

Można aktywować skrzynkę w dowolnym momencie. Ważne jednak, aby zachować termin obowiązku korzystania z e-Doręczeń zgodny z harmonogramem:

od 10.12.2023 r. 

• organy administracji rządowej oraz jednostki budżetowe obsługujące te organy; 
• inne organy władzy publicznej, w tym organy kontroli państwowej i ochrony prawa oraz jednostki budżetowe obsługujące te organy;
• Zakład Ubezpieczeń Społecznych i zarządzane przez niego fundusze oraz Kasa Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego i fundusze zarządzane przez prezesa Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego;
• Narodowy Fundusz Zdrowia;
• agencje wykonawcze, instytucje gospodarki budżetowej, państwowe fundusze celowe, samodzielne publiczne zakłady opieki zdrowotnej, uczelnie publiczne, Polska Akademia Nauk i tworzone przez nią jednostki organizacyjne, państwowe i samorządowe instytucje kultury, inne państwowe lub samorządowe osoby prawne utworzone na podstawie odrębnych ustaw w celu wykonywania zadań publicznych;
• jednostki samorządu terytorialnego i ich związki oraz związki metropolitarne oraz samorządowe zakłady budżetowe – w zakresie publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego

Od 01.01.2025 r.

• inne podmioty publiczne.

Od 01.10.2029 r.

• jednostki samorządu terytorialnego i ich związki oraz związki metropolitalne i samorządowe zakłady budżetowe – w zakresie publicznej usługi hybrydowej
• sądy, trybunały, komornicy, prokuratura, organy ścigania i Służba Więzienna

Czy skrzynka e-Doręczeń przejmie zadania ePUAP (elektronicznej Platformy Usług Administracji Publicznej)?

Skrzynka e-Doręczeń docelowo zastąpi korespondencję przez ePUAP. Pozostałe usługi ePUAP będą stopniowo zastępowane w ramach innych projektów.

Jak korzystać z e-Doręczeń?

Z e-Doręczeń będzie można korzystać przez:

• skrzynkę e-Doręczeń na mObywatel.gov.pl i edoreczenia.gov.pl,
• skrzynkę na Koncie Przedsiębiorcy na biznes.gov.pl,
• system kancelaryjny EZD zintegrowany z e-Doręczeniami,
• aplikacje firm dostarczających usługę e-Doręczeń.

Kto płaci za wysyłkę dokumentów przez e-Doręczenia?

Bezpłatna jest korespondencja:

• od obywateli i firm do podmiotów publicznych,
• pomiędzy podmiotami publicznymi.
• Podmioty publiczne będą płacić za wysyłkę dokumentów do obywateli, firm i innych instytucji niepublicznych.

Obywatele i firmy będą ponosić koszty korespondencji, jeżeli nie będzie w niej uczestniczyć podmiot publiczny, czyli np. między firmami czy między firmą a osobą fizyczną.

Jak można złożyć reklamację w sprawie przesyłki?

Reklamację przyjmuje publiczny dostawca usługi, czyli Poczta Polska.

Złóż reklamację w następujący sposób:

• jeśli dotyczy wysłanej przez Ciebie przesyłki elektronicznej albo hybrydowej:

zaloguj się do swojej skrzynki e-Doręczeń
kliknij „Usługi dodatkowe”, a potem „Złóż reklamację”,
wypełnij formularz i wyślij go;

• jeśli dotyczy odebranej przez Ciebie przesyłki hybrydowej:

złóż reklamację na piśmie w placówce pocztowej.

Czy wszystkie urzędy będą wysyłać swoje pisma i dokumenty przez e-Doręczenia?

Tak, ale nie od razu. Podmioty publiczne mogą już wysyłać pisma i dokumenty przez e-Doręczenia. Minister właściwy do spraw informatyzacji ogłosił w specjalnym komunikacie termin, od którego urzędy będą miały obowiązek korzystać z e-Doręczeń (patrz harmonogram)

Czy obywatele będą musieli korzystać z e-Doręczeń?

Korzystanie z e-Doręczeń przez obywateli nie jest to obowiązkowe.

Czy obywatele mogą zrezygnować z e-Doręczeń?

Tak.

W jaki sposób obywatele otrzymają pismo z urzędu, jeśli nie mają skrzynki do e-Doręczeń?

Podmiot publiczny wykorzysta do tego usługę hybrydową (czyli łączoną – elektroniczno-papierową). Wyśle dokumenty elektroniczne, które zostaną wydrukowane przez Pocztę Polską i dostarczone obywatelowi w formie papierowej. ​​​​​Jednostki samorządu terytorialnego i ich związki oraz związki metropolitalne i samorządowe zakłady budżetowe są zobowiązane, aby od 1 października 2029 r. wykorzystywać do korespondencji publiczną usługę hybrydową.

Czy e-Doręczenia są równoważne prawnie z tradycyjną przesyłką poleconą?

Tak. e-Doręczenia mogą być wykorzystywane w każdym procesie administracyjnym, sądowym i cywilnym, ponieważ są usługą zaufania, co oznacza, że:

• nadawca i odbiorca są identyfikowani (ich tożsamość jest sprawdzana) i nikt nie może przejąć ich adresów ani podszyć się pod nich,
• zaufany dostawca usługi umożliwia pobranie dowodu wysyłania i doręczenia korespondencji,
• usługa jest zabezpieczona tak, aby nikt nie mógł zmienić treści korespondencji w drodze między nadawcą a odbiorcą.

Czy wiadomości dotrą do odbiorcy, gdy jego skrzynka jest przepełniona?

Wiadomości zostaną dostarczone, gdy w skrzynce zwolni się miejsce. Nawet jeśli skrzynka odbiorcy będzie pełna, to i tak otrzyma on powiadomienia o wiadomościach od podmiotów publicznych. ​​​​

Gdzie można zgłosić problem z założeniem skrzynki do e-Doręczeń?

Problemy na środowisku produkcyjnym (nietestowym) można zgłosić poprzez  formularz kontaktowy lub pod numerem infolinii 22 250 01 45.

Co to jest adres do e-Doręczeń?

To adres doręczeń elektronicznych (ADE) nadawany użytkownikowi e-Doręczeń. To  nie jest adres e-mail. Właściwości adresu do e-Doręczeń:

• jest indywidualny – przypisany do danego użytkownika,
• umożliwia jednoznaczną identyfikację nadawcy i adresata,
• nie może zmienić właściciela.
• Każdy adres do e-Doręczeń jest wpisany do Bazy Adresów Elektronicznych (BAE).

Jak założyć adres do e-Doręczeń?

Wypełnij wniosek o:

założenie adresu do e-Doręczeń – już teraz wszyscy mogą wystąpić o adres do e-Doręczeń,
wpis lub aktualizację danych w rejestrach CEIDG lub KRS – termin został ogłoszony przez ministra do spraw informatyzacji.
Wraz z adresem zostanie założona skrzynka, z której można wysyłać i odbierać wiadomości z e-Doręczeń.

Jak mam założyć adres do e-Doręczeń dla spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, której właścicielem jest państwowa jednostka organizacyjna (np. urząd gminy) – dla podmiotu czy przedsiębiorcy?

Złóż wniosek o adres do e-Doręczeń jako podmiot publiczny.

Czy mogę załączyć upoważnienie zamiast pełnomocnictwa do wniosku o adres do e-Doręczeń dla podmiotu publicznego? 

Nie można zastąpić pełnomocnictwa upoważnieniem.

Do wniosku o adres do e-Doręczeń dla instytucji publicznej trzeba dołączyć:

• dokument potwierdzający reprezentację podmiotu publicznego lub podmiotu niepublicznego,
• pełnomocnictwo do złożenia wniosku w imieniu podmiotu publicznego lub podmiotu niepublicznego, jeżeli pełnomocnik został ustanowiony – albo ich kopię potwierdzoną za zgodność z oryginałem przez wnioskodawcę lub przez notariusza albo przez pełnomocnika wnioskodawcy.
• Zalecamy złożenie pełnomocnictwa szczególnego, aby uniknąć ryzyka, że wniosek będzie odrzucony.

Jakie będą korzyści z e-Doręczeń dla administracji publicznej?

e-Doręczenia zapewnią urzędom i innym podmiotom publicznym:

• elektroniczny obieg dokumentów,
• prostszą obsługę dokumentacji – zastąpią dokumentację papierową,
• skuteczną komunikację z obywatelem,
• nadzór nad obiegiem dokumentów,
• dowody doręczenia dokumentów elektronicznych,
• szybki kontakt z obywatelem i firmami – niezależnie od tego, czy są poza swoim stałym adresem, czy za granicą.

Czy urząd może mieć więcej niż jeden adres do e-Doręczeń?

Za zgodą ministra do spraw informatyzacji podmiot publiczny może dla swoich oddziałów uzyskać oddzielne adresy do e-Doręczeń. Istotne jest, czy oddziały te są stosunkowo samodzielne i wykonują specjalne zadania związane z ich lokalizacją. Adresy wszystkich oddziałów będą wpisane do Bazy Adresów Elektronicznych, a urząd musi wskazać jeden adres główny.

Czy centrala podmiotu publicznego może wnioskować zbiorczo o adresy dla oddziałów, czy każdy oddział musi osobno składać wniosek?

Każdy z oddziałów, który ma swój numer REGON, musi złożyć osobny wniosek.

Kim jest administrator skrzynki do e-Doręczeń?

To osoba wyznaczona przez właściciela adresu, która jest uprawniona do zarządzania skrzynką do e-Doręczeń.

Jak zmienić administratora skrzynki do e-Doręczeń?

Pełnomocnik lub reprezentant podmiotu powinien złożyć wniosek o aktualizację wpisu w Bazie Adresów Elektronicznych. Zrobi to na mObywatel.gov.pl. Tam powinien:

• wybrać zakładkę „Twoje skrzynki”
• kliknąć link „Zarządzaj adresami do e-Doręczeń”
• wypełnić wniosek
• podpisać go za pomocą profilu zaufanego, e-dowodu lub certyfikatu kwalifikowanego.

Jak podmioty publiczne będą się rozliczać z Pocztą Polską za przesyłki wysyłane przez e-Doręczenia?

Będą płacić operatorowi wyznaczonemu (Poczcie Polskiej S.A.) na podstawie faktury za zrealizowane usługi płatne przelewem na rachunek bankowy w niej wskazany. Termin płatności to 14 dni kalendarzowych od daty wystawienia faktury.

Poczta wystawi fakturę najpóźniej 7 dni po zakończeniu okresu rozliczeniowego. Wyśle ją w formacie PDF na adres e-mail wskazany przez podmiot publiczny do powiadomień.​​​​​

Czy podmiot publiczny może uzgodnić z Pocztą Polską warunki płatności za publiczne usługi e-Doręczeń, w tym usługę hybrydową?

Tak, gdy sytuacja wykracza poza zapisy regulaminu świadczenia usług PURDE i PUH, na przykład jeśli płatnikiem nie jest nadawca przesyłek, podmiot publiczny powinien podpisać odrębną umowę z operatorem wyznaczonym, czyli Pocztą Polską S.A. To zagwarantuje korzystanie z usług na uzgodnionych warunkach.

Zawarcie umowy z Pocztą Polską nie jest równoznaczne z aktywacją adresu i skrzynki do e-Doręczeń. To może nastąpić w dowolnie wybranym przez podmiot czasie, ale nie później niż 10 grudnia 2023 roku. Proces nie jest automatyczny, usługi muszą być aktywowane przez podmiot.

Co stanie się z niedostarczoną (nieodebraną) przesyłką, którą urząd wysłał w publicznej usłudze hybrydowej?

Przesyłka będzie zwrócona do nadawcy albo zniszczona przez operatora wyznaczonego  – zgodnie z opcją wybraną przez urząd przy nadaniu przesyłki.

js/

Czytaj więcej:

Od kiedy obowiązek e-doręczeń w samorządach? Jest komunikat Ministra Cyfryzacji (dokument)

Czy zamówienie usługi e-doręczenia podlega rygorom PZP? – wyjaśnienia UZP

MC: zostało niewiele czasu na wdrożenie e-doręczeń; samorządowcy: to rząd musi zintensyfikować działania

e-Doręczenia, a ePUAP - poradnik dla administracji publicznej (dokumenty)