Obecnie trwają prace nad zmianami w Kodeksie pracy w zakresie pracy zdalnej, która upowszechniła się w związku z epidemią. "W efekcie oczekuje się uelastycznienia możliwości wykonywania pracy poza zakładem pracy oraz rozpowszechnienia wykonywania pracy w formie pracy zdalnej, także po odwołaniu obowiązującego stanu epidemii" – wskazuje w projekcie nowych regulacji Ministerstwo Rozwoju, Pracy i Technologii.

Serwis Samorządowy PAP: Panie burmistrzu, czy w związku z epidemią praca zdalna w Urzędzie Miejskim w Grodzisku Mazowieckim była stosowana regularnie?

Grzegorz Benedykciński, burmistrz Grodziska Mazowieckiego: Od 12 marca 2020 r. praktycznie regularnie. Żebyśmy jednak mieli jasność, jak to działało: za główny cel stawiałem sobie utrzymanie ciągłości pracy urzędu. W związku z tym było tak, że po pierwsze, rozsadziłem urząd na wiele innych obiektów. Czyli wykorzystałem Centrum Kultury, wykorzystałem Mediatekę, salę do ślubów tak, żeby nie więcej jak jedna osoba była w pomieszczeniu. Tam, gdzie nie było to możliwe, pracownicy przemiennie udawali się na zdalną pracę; oczywiście pierwszeństwo miały osoby, które posiadają dzieci. Jeżeli nie szły na urlop opiekuńczy, to wtedy też staraliśmy się, żeby jak najwięcej były na zdalnej pracy, żeby coś tam robiły. Natomiast są, oczywiście, miejsca, gdzie taka zdalna praca nie może być realizowana, bo trzeba obsłużyć ludzi i to było rzeczywiście najtrudniejsze. Trzeba też sobie jasno powiedzieć, że na wielu stanowiskach ta zdalna praca zdecydowanie spowalnia pracę urzędu i staraliśmy się bardziej rozsadzać ludzi i chronić ich w ten sposób, niż wysyłać na pracę zdalną, aczkolwiek ten tryb był wykorzystywany i to bardzo często.

Jak w takiej sytuacji wyglądały kontakty z interesantami?

Było różnie. Teraz, na przykład, mamy otwarty urząd, ale kiedy była sytuacja dużej skali zachorowań, a taką mieliśmy w Grodzisku dwa razy, to wtedy zrobiliśmy skrzynkę podawczą, a spotkania były umawiane telefonicznie. W niektórych przypadkach, w takich wydziałach, jak architektura czy gospodarka gruntami, postawiłem krzesła i stół przed urzędem i po prostu w maskach, na dworze, ludzie spotykali się, kiedy było to konieczne. Nie ukrywam, że bardzo lansowałem metodę online, żeby spotkania odbywały się za pośrednictwem Internetu. Było wiele spraw, które załatwiliśmy online i nie było potrzeby, żeby ludzie do nas przyjeżdżali. Uważam, że właśnie te spotkania online pokazały jeszcze jedną rzecz: że w przypadku inwestorów, ludzi, którzy chcą w Grodzisku budować dom i potrzebują zadać kilka pytań, to ta formuła online była formułą, która bardzo się sprawdziła.

Czy ta forma kontaktu z interesantami pozostanie w Pańskim urzędzie po epidemii?

Absolutnie pozostanie chociażby z tego względu, że pozwala na oszczędzanie czasu. Nie wymaga ona ceremonii zbierania się, witania, rozchodzenia, robienia kawki. Dzisiaj ja mam sytuację bardzo prostą: mówię, że się zbieramy, wchodzimy na platformę komunikacyjną i za chwilę mam całą załogę i bez problemu możemy załatwiać sprawy. Więc na pewno ta formuła zostanie. Jest jeszcze jedna bardzo ważna lekcja: tak naprawdę ja będę dążył jeszcze w swojej karierze do tego, żeby absolutnie bardzo sprofesjonalizować cały trzon zespołu urzędu. Myślę o tym, żeby bardzo dobrze wyszkolić pracowników oraz podnieść ich kompetencje, i to w sposób, który będzie gwarantował najwyższe standardy pracy urzędniczej. Nie ukrywam, że w związku z tym będę podnosił moim urzędnikom pensje, i to dość znacząco i właściwie wszystkie zadania, gdzie można zastosować outsourcing, będę zlecał na zewnątrz. Uważam, że ta formuła zlecania zadań na zewnątrz ludziom, którzy prowadzą działalność gospodarczą, jest znakomita i bardzo dobrze się sprawdziła. Widziałem też, że wielu moich pracowników, którzy zajmują się sprawami, gdzie nie muszą być na miejscu, gdzie mogą to robić online czy z domu, bardzo dobrze się sprawdziło i uważam, że taka jest przyszłość. W urzędzie powinno pracować niewiele osób. Powinien to być taki bardzo silny, dobrze zorganizowany i dobrze opłacany management, który wie, o co chodzi, potrafi kontrolować, potrafi zlecać i tak naprawdę powinniśmy opierać pracę dużej części urzędu, czy też znacznej części tego, co robimy, właśnie na zleceniach zewnętrznych. Pod tym względem nie mam żadnych wątpliwości.

Jakie przeszkody dla pracy zdalnej urzędników Pan widzi? Czy są to bariery organizacyjne czy raczej mentalne?

Mentalne. Organizacyjnych właściwie nie ma. Ja nie ukrywam, że jestem facetem, który bardzo szanuje dyscyplinę i uważam, że dyscyplina jest kluczem do sukcesu. Mówię tutaj o rozpoczynaniu i kończeniu dnia pracy. Dlatego też codziennie, o godzinie 9 rano i o godzinie 15 odbywa się u mnie spotkanie online z naczelnikami wydziałów. Jest to spotkanie, na którym omawiamy wszystkie sprawy dnia i mówimy o tym, co jest do załatwienia. Również naczelnicy wydziałów podczas tego spotkania mogą wymienić poglądy czy zwrócić się o pomoc do innego wydziału. W piątki natomiast robimy podsumowanie tygodnia. W tym przypadku nie ma znaczenia, czy ktoś był na pracy zdalnej czy nie; po prostu musi być obecny. I jeszcze jedna ważna rzecz: wszyscy pracownicy, którzy byli na zdalnej pracy, mieli o godzinie 8.15 odprawę ze swoim naczelnikiem.

Obecnie trwają prace nad uregulowaniem pracy zdalnej. Na co, Pana zdaniem, należy zwrócić uwagę w tych pracach?

Ja zwracam uwagę na to, żeby ludzie w ogóle rozpoczynali tę pracę zdalną rano, bo wiem, że jak byśmy ich nie przypilnowali, to część ludzi zaczynałaby pracę o 10. Jestem o tym przekonany, bo taka jest nasza natura i takie mamy podejście do wielu rzeczy. Zwróciłbym może uwagę na rodzaje prac, które mogą być wykonywane zdalnie, żeby dość dokładnie było określone, które zajęcia są dopuszczalne, żeby nie było nadużyć. Pracownicy bowiem mogą oczekiwać od nas, jako zarządzających, że im też przysługuje zdalna praca, a jeszcze raz podkreślam: zdalna praca może dotyczyć tylko pewnych pracowników i pewnych dziedzin, bo w większości dziedzin zdalna praca urzędnicza na pewno nie będzie świadczona w taki sposób, jak powinna być. Albo wchodzimy wtedy w outsourcing, płacimy od konkretnych czynności i wówczas nie ma znaczenia, czy on pracuje u mnie, czy w innym miejscu i wtedy to może się sprawdzić. Ale tak, żeby ludzie nie nadużywali możliwości zdalnej pracy, bo część próbuje nadużywać tej możliwości.

Przy pracy zdalnej ważne są sprawy sprzętu, raportowania i podobne kwestie.

Oczywiście, jeżeli nie jest to firma zewnętrzna tylko nasz pracownik, to sprzęt powinniśmy zabezpieczyć my. W warunkach, kiedy nie ma pandemii, jeżeli ktoś musi pracować zdalnie, to tylko ta osoba, której praca w domu jest możliwa i jest możliwa wysoka wydajność tej pracy. Ważne jest także bardzo precyzyjne skontrolowanie ilości wykonanej pracy.

Czy w takim razie prace nad uregulowaniem zdalnej pracy są potrzebne?

Uważam, że nie są potrzebne, że to tylko narobi bałaganu. Bałaganu takiego, że będziemy mieli bardzo wiele oczekiwań. To my, jako samorządowcy, zarządzający, powinniśmy podejmować decyzje, czy pracownik może pracować poza urzędem, czy nie. Po drugie, jeżeli ktoś ma pracować poza urzędem, to znaczy, że wykonuje rzeczy, które można zlecić na zewnątrz. Powinniśmy zlecać takie zadania firmie zewnętrznej, czy osobie, która prowadzi działalność i wtedy nie byłoby żadnego problemu czy on pracuje w domu, czy nie. Generalnie jednak bardzo bym się obawiał, żeby za daleko z tym nie iść, bo może to się skończyć dużymi roszczeniami ze strony niektórych pracowników, bo oni chcą w domu pracować, a wielu z nich chce tego, bo po prostu jest możliwość załatwienia jeszcze paru spraw. Uważam więc, że albo outsourcing albo praca w urzędzie.

Rozmawiał Jarosław Junko