Prawo zobowiązuje radnych do przekazywania organom gminy spraw mieszkańców, dlatego przekazanie danych osobowych może być uzasadnione – odpowiada GIODO na pytanie o naruszanie tajemnicy korespondencji kierowanej do klubów radnych.

Poruszaliśmy ostatnio problem otwierania przez pracowników jednej z gmin korespondencji, w której adresatem jest klub radnych danej gminy, a list dostarczono do urzędu gminy. Jak informowaliśmy, poseł Krzysztof Jurgiel skierował do MAiC interpelację w sprawie naruszania przez gminnych urzędników tajemnicy korespondencji kierowanej do klubów radnych, Listy kontrolowane.

Zapytaliśmy Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych, czy pracownicy gminy mogą otwierać korespondencję kierowaną do klubów radnych, a dostarczoną do urzędu gminy.

Zdaniem GIODO, nie można wykluczyć, że to po stronie osoby, która dostarczyła list była inicjatywa, aby doręczyć go do urzędu gminy, a nie do klubu radnych. Pozostaje też pytanie, czy adres klubu nie był tożsamy z adresem urzędu gminy, co również mogłoby uzasadniać takie działanie.

GIODO zwraca uwagę, że sprawy nie należy rozpatrywać w kontekście ustawy o ochronie danych osobowych. Jest to raczej tajemnica korespondencji, zaliczana do dóbr osobistych chronionych kodeksem cywilnym, dlatego należy brać ją pod uwagę ustalając w urzędzie zasady postępowania z korespondencją napływającą do urzędu. Tym bardziej, że przepisy kodeksu pracy wprost zobowiązują pracodawcę do dbania o dobra osobiste pracowników.

Według GIODO, procedura obiegu korespondencji jest kwestią techniczną i organizacyjną działania poszczególnych jednostek organizacyjnych w urzędzie, ale powinna uwzględnić m.in. dobre obyczaje oraz zachowania powszechnie przyjęte za właściwe.

Zgodnie z ustawą o samorządzie gminnym, radny obowiązany jest kierować się dobrem wspólnoty samorządowej gminy oraz utrzymuje stałą więź z mieszkańcami, w szczególności przyjmuje zgłaszane przez mieszkańców postulaty i przedstawia je organom gminy do rozpatrzenia.

Oznacza to, jak uważa GIODO, że przepisy prawa zobowiązują radnych do przekazywania organom gminy spraw zgłaszanych im przez mieszkańców, a także ich danych osobowych, jeśli są one związane z charakterem danej sprawy. Dlatego w zależności od kategorii sprawy przekazanie tych danych może być uzasadnione. Jednak – jak podkreśla - przed przekazaniem danych osobowych zawsze należy rozważyć, jakie dane są niezbędne dla jej załatwienia.

GIODO przywołuje komentarz Andrzeja Szewca do art. 23 ustawy o samorządzie gminnym, zgodnie z którym ustawa wskazuje, że radni mogą tworzyć kluby radnych, działające na zasadach określonych w statucie, ale nie precyzuje zasad tworzenia i funkcjonowania takich klubów. Ustawa nie określa kryteriów, według których radni mają się w kluby organizować, a sprawy te powinien unormować statut gminy. Unormowania statutowe nie mogą jednak prowadzić do uszczuplenia na rzecz klubów ustawowych kompetencji organów rady.

Kkż/