Głowa do góry, jeszcze będzie pięknie! – pisze do nas ekspert, który od wielu lat zajmuje się między innymi elektronicznym obiegiem dokumentami, obecnie pracownik COI, polemizując z listem czytelnika na temat EZD.

W jego opinii system Elektronicznego Zarządzania Dokumentami RP może być wielokrotnie tańszy niż obecnie eksploatowane rozwiązania. „MC planuje kwotę 5 mln zł rocznie na utrzymanie systemu. Jeśli te 5 mln podzielimy przez 55 tys. użytkowników (25 tys. od 2020 r + ok. 30 tys. z JST po 2025) to uzyskamy wynik 90 zł za użytkownika rocznie. Dla porównania MS Office 365 w planie taryfowym E3 dla instytucji publicznych kosztuje obecnie 19,70 euro miesięcznie na użytkownika” - wylicza.

Publikujemy list Bogusława Małka, pracownika Centralnego Ośrodka Informatyki, który zajmuje się m.in. elektronicznym obiegiem dokumentów w administracji:


"Głowa do góry, jeszcze będzie pięknie!

Elektroniczny obieg dokumentów w administracji to temat, którym zajmuję się zawodowo od kilkunastu lat. Z tym większym zainteresowaniem przeczytałem artykuł pióra Karola Strojeckiego na temat rządowego Projektu EZD RP opublikowany w serwisie Samorząd.pap.pl. Rozumiem perspektywę autora, który był członkiem zespołu wdrażającego system EZD PUW w urzędzie, w którym pracuje. Sądząc po komentarzach czytelników tekst wywołał emocje. Uważam jednak, że zawarte w nim tezy wymagają omówienia, a miejscami polemiki. Uczciwość tego wymaga.

Zacznijmy od tego, co zawsze wywołuje największe poruszenie, czyli od pieniędzy. Chyba wszyscy się zgodzimy, że nie ma systemów bezkosztowych. W ramach realizacji projektu IT zawsze pojawiają się różnego rodzaju koszty stałe: wytworzenia systemu, jego wdrożenia, utrzymania oraz dalszego rozwoju. Kwota, którą na EZD RP planuje przeznaczyć Ministerstwo Cyfryzacji (52 mln zł) to bezsprzecznie masa pieniędzy. A jednak (biorąc pod uwagę efekt skali) stwierdzenie, że system „nie będzie tani ani we wdrożeniu, ani utrzymaniu” nie polega na prawdzie!

W rzeczywistości EZD RP może być wielokrotnie tańszy niż obecnie eksploatowane rozwiązania. MC planuje kwotę 5 mln zł rocznie na utrzymanie systemu. Jeśli te 5 mln podzielimy przez 55 tys. użytkowników (25 tys. od 2020 r + ok. 30 tys. z JST po 2025) to uzyskamy wynik 90 zł za użytkownika rocznie. Dla porównania MS Office 365 w planie taryfowym E3 dla instytucji publicznych kosztuje obecnie 19,70 euro miesięcznie na użytkownika.

Jestem przekonany, że realizacja projektu dla wielu jednostek administracji rządowej i samorządowej przyniesie w dalszej perspektywie oszczędności. Ale nie tylko o finanse tu chodzi. Systemy eDok oraz EZD PUW mają już swoje lata. Oczywiście oba są rozwijane, ale najwyższa pora pomyśleć o całkiem nowym rozwiązaniu, tworzonym w najnowszych technologiach.

Lista innowacji, które wprowadzi EZD RP jest długa. Uruchomienie centralnego systemu elektronicznego zarządzania dokumentacją udostępnianego w modelu chmury obliczeniowej dla administracji będzie miało rewolucyjny charakter. Podobnie jak dostosowanie nowego systemu dla osób z niepełnosprawnościami czy dostępność z urządzeń mobilnych. Nowe rozwiązanie będzie zaprojektowane przy wykorzystaniu najlepszych praktyk i technik z dziedziny tworzenie interface’ów użytkowników (User Experience) i zoptymalizowane pod kątem realizacji procesów biznesowych. Takie przykłady można mnożyć.

Według założeń projekt EZD RP ma mieć charakter mieszany - obejmować implementację oprogramowania oraz budowę części infrastruktury technicznej. Zarządzanie projektem, nadzór, a także strategiczne definiowanie kierunków rozwoju będzie realizowane przez zespół Ministerstwa Cyfryzacji wraz z utworzoną Radą Użytkowników, w skład której będą wchodzić przedstawiciele administracji rządowej. MC chce skorzystać z jak najlepszych praktyk i już sygnalizuje potrzebę stworzenia różnych zespołów projektowych (również z pracownikami JST oraz Urzędów Wojewódzkich). W mojej opinii taka strategia znacznie zwiększa szanse na powodzenie programu EZD RP.

Co więcej, MC już dziś jasno artykułuje jego najważniejsze cele. Są to:
- Wytworzenie systemu EZD RP udostępnianego w modelu chmury obliczeniowej
- Wzrost efektywności komunikacji wewnętrznej poprzez digitalizację procesów i procedur
- Wprowadzenie cyfryzacji procesów i procedur na szczeblu organizacyjnym instytucji administracji rządowej
- Wzrost świadomości cyfrowej poprzez realizację szkoleń podnoszących kompetencje informatyczne kadr
- Wzrost bezpieczeństwa przetwarzania informacji oraz otwartości na integrację z innymi systemami administracji publicznej poprzez zastosowanie standardów wymiany komunikatów w postaci XML i udostępnienia.

Centralny Ośrodek Informatyki ma kompetencje, by spełnić te cele. COI zatrudnia 500 specjalistów z branży IT, posiadających wiedzę i doświadczenie w budowaniu tego typu rozwiązań. Nasz system eDok został wdrożony 233 razy w instytucjach na terenie całego kraju, w tym również w JST.

Oczywiście nie zmienia to faktu, że za koncepcję jednolitego systemu zarządzania dokumentacją dla administracji centralnej i samorządu terytorialnego odpowiada Ministerstwo Cyfryzacji. I to w ministerstwie będą zapadać wszystkie kluczowe decyzje".
Bogusław Małek

Autor jest absolwentem Politechniki Rzeszowskiej. Swoje doświadczenia zdobywał, pracując jako informatyk wojewódzki, a później dyrektor Wojewódzkiego Ośrodka Informatyki – Terenowej Bazy Danych w Rzeszowie. W latach 2001-2005 Pełnomocnik Wojewody Podkarpackiego ds. informatyzacji. Obecnie odpowiada w Centralnym Ośrodku Informatyki za promocję oraz sprzedaż produktów wspierających e-administrację.

List Karola Strojeckiego, który napisał, że koncepcja jednolitego systemu zarządzania dokumentacją dla administracji centralnej i samorządu terytorialnego, legła w gruzach, opublikowaliśmy TUTAJ Miało być pięknie. Czytelnik o EZD: produkt za 52 mln, drogi w utrzymaniu i na razie nie dla JST.

kkż/