Dla większości podmiotów, w tym dla jednostek samorządu terytorialnego Krajowy System e-Faktur (KSeF) stanie się obowiązkowy od 1 kwietnia 2026 roku. Wcześniej, czyli od 1 lutego z nowego systemu będą musiały korzystać duże podmioty (w tym samorządy), których obrót przekroczył 200 mln zł.

W nowym systemie cały proces fakturowania, począwszy od wystawiania i odbioru faktur, po ich przechowywanie, będzie realizowany cyfrowo. Zdaniem samorządowych skarbników podstawowym wyzwaniem w tym kontekście jest dostosowanie systemów finansowo-księgowych oraz odpowiedniego obiegu dokumentów.

Zdaniem Małgorzaty Kern, skarbniczki Gliwic i przewodniczącej Krajowej Rady Forów Skarbników JST, pomimo zaawansowanego etapu wdrażania systemu KSeF w urzędzie miasta mogą pojawić się trudności. 

„Obecnie jesteśmy w trakcie wdrażania zaktualizowanych systemów w urzędzie miejskim i jego jednostkach, co umożliwi rozpoczęcie testowania ich połączenia z KSeF. Warto dodać, że poszczególne jednostki pracują na różnych programach księgowych” – zaznaczyła skarbniczka.

„Biorąc pod uwagę krótki czas na przeprowadzenie testów (do 1 lutego 2026 r.), mogą pojawić się trudności, a okres przewidziany na pełne wdrożenie KSeF może okazać się niewystarczający” – oceniła Kern.

Jej zdaniem istotnym ryzykiem dla samorządów pozostaje identyfikacja ostatecznych odbiorców e-faktur. 

„Wynika to z faktu, że w strukturze logicznej faktury ustrukturyzowanej węzeł „Podmiot 3” służy do wskazania danych podmiotów trzecich (np. konkretnej miejskiej jednostki – ostatecznego odbiorcy). Jest to element fakultatywny, jednak jego wypełnienie jest kluczowe dla zapewnienia prawidłowego obiegu dokumentów” – wyjaśniła Kern.

Jej zdaniem dodatkowe trudności we wdrażaniu systemu wynikały z niedawnej zmiany wersji Aplikacji Podatnika na KSeF 2.0 oraz braku kompatybilności dotychczasowych systemów informatycznych z KSeF, co generowało dodatkowe koszty i wydłużało proces. 

W Bytomiu już pierwsze testy systemów informatycznych wykazały nieprawidłowości. 

„Do przyjmowania faktur w systemie będziemy zobligowani od lutego 2026, ale już posiadamy pieczęć kwalifikowaną w KSeF, która potwierdza autentyczność i integralność dokumentów elektronicznych. Obecnie testujemy poprawność i widoczność w systemie przypisanych do miasta jego jednostek budżetowych. Już na wstępie weryfikacja ta okazała się niepomyślna i będziemy wymagać w urzędzie skarbowym dokonania odpowiednich korekt” – powiedziała skarbnik Bytomia Ewa Tomczak.

Według niej teraz jest odpowiedni moment na opracowywanie zarządzeń i procedur, które będą regulować kwestie nadawania odpowiednich uprawnień oraz obiegu dokumentów. „To także czas na nabywanie i wdrażanie systemów informatycznych zintegrowanych z KSeF ułatwiających obieg dokumentów w tym zakresie i ograniczających liczbę użytkowników systemu do osób uprawnionych do korzystania bezpośrednio z platformy” – dodała skarbnik. 

Jolanta Bik, skarbniczka gminy Jedlicze (woj. podkarpackie), przyznała, że jej wydział finansowy poświęcił dużo czasu na różnego rodzaju szkolenia związane z systemem e-faktur. Mimo to, jak zaznaczyła, gmina jest na razie słabo przygotowana do wdrożenia KSeF.   

„Przede wszystkim ze względu na niedostosowane oprogramowanie finansowo-księgowego, a także opór informatyków urzędu, którzy problem wdrożenia KSeF spychają do wydziału finansowego, nie widząc w tym procesie swojego udziału” – powiedziała skarbniczka.
Dodała, że wśród skarbników z innych samorządów panuje przekonanie, że w sprawie wdrożenia systemu e-faktur zostali pozostawieni sami sobie. 

„Oczywiście zgłaszają się do nas firmy oferujące wdrożenie KSeF za duże pieniądze, ale niestety to na nas, głównie skarbnikach, będzie spoczywało najwięcej pracy. Czasami odnoszę wrażenie, że w urzędach problem KSeF to tylko problem skarbnika i wydziału finansowego. A przecież to także problemy organizacyjne, informatyczne, z którymi stykamy się na co dzień” – zaznaczyła Bik.

Na brak wsparcia i dodatkowe koszty zwróciła uwagę także Iwona Czwarno, skarbniczka gminy Białobrzegi (woj. mazowieckie).

„W naszej gminie (10 tys. mieszkańców, budżet ok. 100 mln) radzimy sobie sami z wdrożeniem, ale niestety musimy ponieść jakieś koszty związane z oprogramowaniem (parametryzacja, bezpieczeństwo). Firmy doradcze początkowo życzyły sobie za usługę wdrożenia ok 18-20 tys. zł netto. Ostatnio słyszałam, że już za kilka tysięcy to wykonują” – wskazała Czwarno.

Zapytana o najważniejsze wyzwania związane z wdrożeniem KSeF wskazała na problemy z wdrożeniem jednolitych zasad dotyczących wysyłki i odbioru z KSeF w JST, jako scentralizowanego podatnika, czyli w sytuacji gdy każda z jednostek budżetowych, czy zakładów może mieć inne oprogramowanie.  

Skarbniczka wskazała też na problem scentralizowanego podatnika. Jak wyjaśniła, chodzi o brak obowiązku (jest to fakultatywne) wpisywania na fakturach obok obowiązkowego nabywcy także odbiorcy faktury. „W niekorzystnej sytuacji faktury dotyczące jednostek podległych gminom bez wpisanego odbiorcy (z NIP) mogą zalewać urzędy. Aż trudno mi sobie wyobrazić sytuację dużych samorządów” – zaznaczyła Czwarno.

mp/