"Czy Urząd powinien skupić się na jednej ciekawej dziedzinie (np. ochrona środowiska) budując wizerunek gminy, czy lepiej informować media o wszystkim co się dzieje w Urzędzie?"

Odpowiada Anna Hahn-Leśniewska: Urząd w ramach swojej działalności jest zobowiązany do informowania mieszkańców o podejmowanych inicjatywach, dlatego nie powinien skupiać się w komunikacji tylko na jednej dziedzinie. Błędem byłoby jednak wysyłanie zbyt wielu informacji, opisujących absolutnie wszystkie aspekty działalności Urzędu. To najkrótsza droga do komunikacyjnego chaosu.

Najlepszym rozwiązaniem jest tu zasada złotego środka. W kontaktach z mieszkańcami gminy, samorząd powinien przede wszystkim określić 3-5 podstawowych problemów, szczególnie istotnych z punktu widzenia odbiorców. Warto w tym celu skorzystać z badań, raportów lub nawet zwykłych rozmów z mieszkańcami, by ustalić rzeczywiste, kluczowe dla nich problemy i na nich skupić zdecydowaną większość działań komunikacyjnych. Dzięki takiemu modelowi mieszkańcy mają szansę widzieć aktywność swoich władz, w ważnych obszarach rozwoju gminy.Strategia komunikacji Urzędu powinna zakładać regularne, aktywne działania w kluczowych obszarach zainteresowań mieszkańców.

Tym kilku działaniom na pewno warto poświęcić więcej czasu i miejsca, niż wszystkim innym. Odpowiednio dobrane narzędzia takie, jak otwarte spotkania, gminna gazeta czy, w bardziej istotnych kwestiach, bezpośrednie listy do mieszkańców, podkreślają zaangażowanie władz w sprawy lokalnych społeczności. Stosowane regularnie dadzą również możliwość zbudowania trwałych relacji z odbiorcami i zapewnią odpowiedni poziom informacji zainteresowanym. Trzeba też pamiętać o tym, że potrzeby mieszkańców i problemy gminy mogą się zmieniać, dlatego przynajmniej raz na kilka miesięcy trzeba zweryfikować, czy wybrane przez nas kluczowe problemy - nadal takimi pozostają w oczach naszych odbiorców.

Anna Hahn-Leśniewska – z public relations i mediami związana zawodowo od 12 lat. Od 10 lat pracuje w agencji Partner od Promotion, gdzie jako Client Service Director odpowiada m.in. za projekty dla sektora samorządowego oraz koordynację projektów w sieci CEEPR-net w Europie Środkowo-Wschodniej. Specjalizuje się w doradztwie strategicznym, PR marek oraz komunikacji w sytuacjach kryzysowych.